XRechnung und ZUGFeRD – Digitale Rechnungsstellung für Sicherheitsdienste

Die Digitalisierung schreitet in der deutschen Verwaltung kontinuierlich voran. Ein zentrales Element dabei ist die elektronische Rechnungsstellung – insbesondere über die XRechnung und das ZUGFeRD-Format. Diese beiden Standards verändern nachhaltig, wie Unternehmen mit Behörden kommunizieren und Rechnungen verarbeiten. Wer ab November mit öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeitet, kommt an der XRechnung nicht mehr vorbei.

Bereits seit dem 27. November 2018 sind alle Bundesministerien und Verfassungsorgane verpflichtet elektronische Rechnungen entgegenzunehmen.

Seit dem 27. November 2019 wurde der elektronische Rechnungsempfang auf alle bundesunmittelbaren Körperschaften, wie Anstalten und Stiftungen ausgeweitet.

Die Vorteile der XRechnung

Der Umstieg auf die XRechnung bringt zahlreiche Vorteile für die Verwaltung und Unternehmen mit sich:

• Automatisierte Verarbeitung: Dank des strukturierten Formats können Rechnungen automatisch ausgelesen und weiterverarbeitet werden.
• Kosteneinsparungen: Wegfall von Druck-, Versand- und Archivierungskosten.
• Schnellere Zahlungen: Durch automatisierte Prüfprozesse werden Zahlungen schneller freigegeben.
• Rechtssicherheit: Die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben ist durch standardisierte Formate einfacher nachweisbar.
• Nachhaltigkeit: Der digitale Rechnungsprozess reduziert Papierverbrauch und CO₂-Emissionen.

Auch große Unternehmen wie die Deutsche Bahn setzen inzwischen auf die XRechnung, um ihre Prozesse zu optimieren und gesetzeskonform mit Behörden zu kommunizieren.

ZUGFeRD als Alternative mit hybrider Lösung

Neben der XRechnung hat sich auch ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) als weit verbreiteter Standard für elektronische Rechnungen etabliert. ZUGFeRD kombiniert eine klassische PDF-Rechnung mit eingebetteten XML-Daten und bietet so eine hybride Lösung: Die Rechnung ist sowohl für Menschen als auch für Maschinen lesbar.

Gerade im B2B-Bereich ist ZUGFeRD eine attraktive Alternative, da es sich leicht integrieren lässt und auch von Unternehmen genutzt werden kann, die (noch) nicht zur XRechnung verpflichtet sind. Viele Unternehmen nutzen ZUGFeRD als ersten Schritt in Richtung digitaler Rechnungsverarbeitung.

DISPONIC unterstützt XRechnung und ZUGFeRD

Auch in unserer Softwarelösung DISPONIC wird die XRechnung als Teil des Moduls eRechnung vollständig unterstützt. Damit sind Sie optimal vorbereitet auf die kommenden Anforderungen im öffentlichen Bereich.

Mit DISPONIC können Sie bereits heute ZUGFeRD als Ausgabeformat für elektronische Rechnungen verwenden. Besonders praktisch: Das bevorzugte Ausgabeformat – ob XRechnung oder ZUGFeRD – kann individuell pro Kunde hinterlegt werden. Der E-Mail-Versand erfolgt automatisch im gewünschten Format, was den Prozess zusätzlich vereinfacht.

Warum Sie jetzt handeln sollten

Wenn Sie als Sicherheitsdienst mit öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeiten oder planen, dies in Zukunft zu tun, sollten Sie sich frühzeitig mit dem Thema XRechnung auseinandersetzen. Auch wenn aktuell noch Übergangsfristen gelten, wird die elektronische Rechnung in absehbarer Zeit verpflichtend. Eine rechtzeitige Umstellung hilft, Verzögerungen und Missverständnisse zu vermeiden.

Auch wenn Sie (noch) nicht direkt betroffen sind, bietet die Integration von ZUGFeRD bereits heute viele Vorteile in der Kommunikation mit Geschäftskunden. Durch eine hybride Rechnungslösung verbessern Sie nicht nur Ihre internen Prozesse, sondern erfüllen auch Anforderungen Ihrer Kunden – digital, effizient und rechtssicher.

Fazit: Mit DISPONIC bereit für XRechnung und ZUGFeRD

Die digitale Rechnungsstellung ist kein Zukunftsthema mehr, sondern bereits heute gelebte Realität. Mit der XRechnung setzt die öffentliche Verwaltung neue Standards, die auch auf die Privatwirtschaft ausstrahlen. ZUGFeRD bietet eine flexible Lösung für Unternehmen, die den Schritt in die elektronische Rechnungswelt bereits jetzt gehen möchten.

Mit DISPONIC eRechnung sind Sie bestens vorbereitet: Ob XRechnung für den Behördenverkehr oder ZUGFeRD für Ihre Geschäftspartner – Sie erfüllen als Sicherheitsdienst alle Anforderungen zuverlässig und effizient. Setzen Sie auf digitale Prozesse, die Zeit und Ressourcen sparen – und bleiben Sie dabei rechtlich auf der sicheren Seite.