Neuerung – Rechnungsvorschau – deutlich gekennzeichnet

Um bereits berechnete und übernommene Daten als Rechnung zu buchen und zu verschicken, müssen Sie zunächst im Faktur-Modul auf den Reiter „Belegbearbeitung“ wechseln.

In der sich öffnenden Ansicht, können Sie grundsätzliche Einstellungen der Ansicht vornehmen. Zum Beispiel den Zeitraum sowie die Art der anzuzeigenden Rechnungen.

Um die Menge der anzuzeigenden Daten gering und damit die Performance hoch zu halten, sollten Sie hier eine möglichst präzise Auswahl treffen. Grundsätzlich werden alle Rechnungen angezeigt, deren Lieferzeitraum den gewählten Anzeigezeitraum tangieren oder beinhalten.

Für den Buchungsverlauf empfiehlt es sich nur „nicht gebuchte Rechnungen“ anzeigen zu lassen (1).

Wie in allen anderen Listenansichten können Sie auch hier auf jede angezeigte Spalte noch einen individuellen Filter legen durch klicken in die obere rechte Ecke der Spaltenüberschrift (2) oder sich zusätzliche Spalten in die Ansicht holen durch rechtsklicken in eine beliebige Spaltenüberschrift.

Es stehen Ihnen verschiedene Optionen zum Weiterverarbeiten der Übersicht zur Verfügung:

• „Drucken“ erlaubt Ihnen das Drucken / Weiterverarbeiten der ausgewählten/markierten Rechnung
• „Alle Drucken“ erlaubt Ihnen das Drucken / Weiterverarbeiten aller in der Ansicht dargestellten Rechnungen
• „Drucken Liste“ erlaubt Ihnen das Drucken der Bildschirmansicht

Mit dem aktivierten Haken bei der Option Probedruck erhalten Sie zunächst lediglich eine Vorschau der Rechnung, es wird kein Buchungsvorgang ausgeführt.

Dementsprechend ist auch keine Rechnungsnummer (1) und kein Rechnungsdatum (2) hinterlegt. Außerdem wird automatisch ein Wasserzeichen „Vorschau“ (3) hinterlegt.

Drucken, speichern oder manuelles Versenden der Vorschau-Rechnung hat keinen Einfluss auf einen Buchungsvorgang.

Um den tatsächlichen Buchungsvorgang in der Belegbearbeitung durchzuführen muss der Probedruck deaktiviert werden.

Nun verändert sich auch die Ansicht und die voreingestellten Optionen zum Rechnungsversand sind verfügbar. Die anschließend gedruckte/versandte Rechnung enthält nun Rechnungsdatum und -nummer und wird automatisch sofort verbucht. Die Rechnungsnummer ist geblockt und kann nicht mehr neu vergeben werden. Mit der Spalte „Verbuchungsart kann zusätzlich noch geprüft werden, ob die Rechnungen per E-Mail, ausgedruckt oder noch auf keine der beiden Optionen weiterverarbeitet wurde.