8 Ressourcenverfolgung

8 Ressourcenverfolgung

Wenn Sie wissen möchten, welche Ausrüstung, wie Bekleidung, Werkzeuge oder sonstiges Equipment von Ihren Mitarbeitern genutzt werden, bietet Ihnen DISPONIC mit der ,Ressourcenverfolgung‘ die optimale Lösung. Mit diesem Modul können Sie Materialvorgänge, wie beispielsweise Ihre Kleiderkammer, ganz einfach abbilden.

8.1 Systemeinstellungen

Im ersten Schritt müssen über die Programmberechtigungen die Berechtigungen angepasst werden, damit der Benutzer Zugriff auf den Bereich „Reccourcenverfolgung“ erhält. Sie können dies für jeden Benutzer einzeln oder für jede Benutzergruppe freigeben.

8.2 Stammdaten

In den Stammdaten legen Sie zunächst die Basisdaten für das Lager und die Ressourcen an.

8.2.1 Lager

Im Bereich ,Lager‘ legen Sie alle notwendigen Lager an, aus denen die Ausrüstung entnommen wird.

TIPP: Legen Sie sich ebenfalls ein Lager für die ,Rückläufer‘ an. Sprich: der Mitarbeiter beendet die Zusammenarbeit mit Ihnen, übergibt seine Dienstkleidung und anstatt sie direkt an das Ausgabelager zu geben, legen Sie sie in das angelegte Zwischenlager. Dies hat den Grund, dass die zurückgegebene Dienstkleidung möglicherweise beschädigt ist oder gereinigt werden muss und daher nicht sofort verfügbar ist.

8.2.2 Ressourcen

Die Ressourcen bilden den Artikelstamm. Im ersten Schritt müssen Sie im oberen Bereich den Ressourcen-Kopf anlegen. Verwenden Sie zum Erstellen die Schaltfläche ,Neu‘. Nach dem Speichern des Datensatzes müssen Sie nun im unteren Bereich die einzelnen Ressourcen dieses Artikels anlegen, beispielsweise die verschiedene Größen.

Zusätzlich zum Text der Ressource können Sie auch die Artikelnummer, die Seriennummer, die Nummer des NFC-Chips und den Warenwert hinterlegen. Nach dem Speichern wird für jede Ressource ein QR-Code generiert. Darüber hinaus ist es auch möglich, negative Werte im Lager zuzulassen, hierfür muss das Kontrollkästchen ,Negative Werte erlauben‘ aktiviert sein. Der Meldebestand sorgt dafür, dass bei Erreichen eines bestimmten Bestandes, die entsprechende Ressource im Lager rot markiert wird.

Nachdem Sie alle Daten eingegeben haben, können Sie in beiden Bereichen über den -Button eine Liste aller von Ihnen erstellten Artikel und Ressourcen ausdrucken. Im oberen Bereich erhalten Sie eine Übersicht aller angelegten Ressourcen-Köpfe und im unteren Bereich über die jeweilige Ressource.

Wenn Sie die QR-Codes später weiterverarbeiten möchten, können Sie sich diese über den Button    ganz einfach per Knopfdruck ausdrucken. Im Druckfenster können Sie eine einzelne oder alle Ressource auswählen und bestätigen. Alle QR-Codes sind nun sichtbar und können über das Druckersymbol ausgedruckt werden. Mit Hilfe der QR-Codes kann die Zuordnung der Ressourcen auch über eine APP gesteuert werden, Sie benötigen hierzu lediglich ein Android-Smartphone.

HINWEIS: Bei Änderungen an den Ressourcen müssen Sie auch den QR-Cocde aktualisieren.

8.3 Lager

Im Lagerbereich füllen Sie Ihr Lager mit den ein- und ausgehenden Waren und erhalten einen Überblick über Ihren Bestand.

8.3.1 Warenein- und Ausgang

Im Warenein- und Ausgang erfassen Sie Ihren tatsächlichen Bestand. Über die Buttons können Sie dies steuern.

Einbuchen:

Alle in Ihrem Lager ankommenden Waren müssen zunächst eingebucht werden. Öffnen Sie dazu über den Button ,Einbuchen‘ die Schaltfläche und wählen Sie das entsprechende Lager, den Ressourcen-Kopf, die Ressource und die Anzahl aus.

Nach dem Speichern des Eintrages erscheint auf dem Bildschirm die Meldung, dass eine Neuanlage erstellt werden muss. Dieses Feld muss mit Ja bestätigt werden.

Ausbuchen:

Alle in Ihrem Lager ausgehenden Waren müssen ausgebucht werden. Öffnen Sie dazu über den Button ,Ausbuchen‘ die Schaltfläche und wählen Sie das entsprechende Lager, den Ressourcen-Kopf, die Ressource die Anzahl aus. Zum Schluss können Sie hier den Ausbuchungsgrund hinterlegen.

TIPP: Über das Symbol können Sie sich jederzeit eine Lagerübersicht ausdrucken.

8.3.2 Bestand

Im Bereich des Bestandes können Sie sehen, welche Ressource in welchem Lager gelagert ist. Der zuvor eingegebene Meldebestand ist nun in der Übersicht sichtbar und bei Erreichen wird der Lagerbestand rot markiert. So haben Sie immer einen genauen Überblick über Ihren aktuellen Lagerbestand.

Über den Button ,Umbuchen‘ können Sie ganz einfach Ressourcen auf andere Lager buchen, sodass Sie nicht ständig zwischen den Fenstern Warenein- und Ausgang und Bestand wechseln müssen. Umbuchungen werden direkt übernommen.

TIPP: Über das Symbol können Sie sich jederzeit eine Bestandsübersicht ausdrucken.

8.4 Verfolgung

Im Bereich der Verfolgung können Sie die Mitarbeiter- und Auftragszuordnungen verfolgen und die entsprechenden Auswertungen hierzu aufrufen.

8.4.1 Zuordnung Mitarbeiter

Sie erhalten einen Überblick über alle (Scan-)Vorgänge. Hier können Sie im Detail sehen, welche Ressource welchem Mitarbeiter wann welchem Mitarbeiter zugewiesen wurde und wann diese zurückgegeben wurde.

Über den Button ,Neu‘ können Sie dies über die entsprechende Benutzeroberfläche dem Mitarbeiter zuordnen und ganz einfach speichern. Sie können diese Übersicht auch zur späteren Überprüfung oder Unterschrift ausdrucken. Sie können auch eine Empfangsbemerkung oder auch Rückgabebemerkung hinterlegen.

Über die Buttons haben Sie folgende Möglichkeiten:

  • ,Drucken‘: Hier können Sie eine Übersicht der Mitarbeiterzuordnungen ausdrucken. Mit der Filtermöglichkeit kann die Ansicht wunschgemäß runtergebrochen werden.
  • ,Rückgabe‘: Mit der Rückgabeoption können Sie auswählen, welche Ressourcen der Mitarbeiter zurückgegeben hat und aus der entsprechende Auswahl einen Beleg drucken, die der Mitarbeiter dann mit einer Unterschrift bestätigen kann. Hierzu haken Sie die entsprechende Ressource an, gehen auf und können sich dann über den entsprechenden Beleg ausdrucken.
  • ,Ausgabe‘: Über die Ausgabe können Sie auswählen, welche Ressourcen dem Mitarbeiter ausgegeben wurden und sich für die entsprechende Auswahl einen Beleg drucken lassen, auf welchem der Mitarbeiter dann per Unterschrift die Ausgabe bestätigen kann. Hierzu haken Sie die entsprechende Ressource an, gehen auf und können sich dann über den entsprechenden Beleg ausdrucken.

8.4.2 Zuordnung Auftrag

Bevor Sie einen Artikel einem Auftrag zuordnen, müssen Sie diesen einem Mitarbeiter zuordnen. Wenn Sie dem Auftrag etwas hinzufügen möchten, wählen Sie zunächst den Mitarbeiter aus und weisen diesem den Auftrag zu. Auch hier ist das klassische Eingabefenster, wo Sie händisch die Eintragungen vornehmen können. Auch hier haben Sie die Möglichkeit, einen Beleg zu drucken.

8.4.3 Auswertung

Die Auswertung liefert Ihnen eine detaillierte Auflistung, wie viele Artikel in den Ressourcen an die Mitarbeiter aktuell im Zugriff hat und ob diese inzwischen zurückgegeben wurden oder nicht und in welchem Zeitraum. Hier können Sie sich auch eigene Auswertungen erstellen und zu speichern, um auch zu einem späteren Zeitpunkt wieder auf diese zugreifen zu können.

8.5 DISPONIC APP: Ressourcenverfolgung

Über das DISPONIC WEB ,Ressourcenverfolgung‘ haben Sie die Möglichkeit, den Bereich der Ressourcenverfolgung in Teilen über Ihr Smartphone zu organisieren. Sie können die komplette Ressourecenabwicklung aber auch wie in den oberen Schritten beschrieben, ohne Smartphone durchführen.

8.5.1 Installation

Dazu müssen Sie die DISPONIC-APP herunterladen. Diese finden Sie, indem Sie Google öffnen und ,DISPONIC leer App‘ in das Suchfeld eingeben und dann die App entsprechend herunterladen. Wenn der Download erfolgreich war, werden Sie gefragt, ob Sie die App installieren möchten. Klicken Sie zur Bestätigung auf ,Installieren‘. Auf einigen Geräten ist DISPONIC möglicherweise als ,unsichere App‘ blockiert, aber durch Klicken auf die Schaltfläche ,Trotzdem installieren‘ wird es trotzdem installiert.

HINWEIS: Durch Drücken der Schaltfläche ,Ok‘ wird die Installation abgebrochen.

Wenn Sie auf Ihrem Smartphone auf die Disponic-App drücken, öffnet sich der Startbildschirm der App. Hier müssen Sie zunächst in den Bereich der ,Einstellungen‘ gehen.

Nun müssen Sie im Authentifizierungsbereich den Aktivierungscode eingeben. Diesen haben Sie bereits bei der Installation von DISPONIC erhalten. Die Eingabe des Aktivierungscodes ist wichtig, um auf die richtige Datenbank zuzugreifen.

Nach Eingabe von Benutzername und Passwort werden Sie auf die Startseite des Web-Moduls ,Ressourcenverfolgung‘ weitergeleitet. Hier können Sie folgende Bereiche auswählen:

  • Ressourcenverfolgung Auftrag.
  • Ressourcenverfolgung Mitarbeiter.
  • Ressourcen NFC erstellen.
  • Abmelden.

8.5.2 Systemeinstellungen

Damit ein Benutzer im Web auf die Reccourcenverfolgung zugreifen kann, muss er zunächst über den Bereich der ,Stammdaten‘ > ,Mitarbeiter‘ angelegt werden (sofern dies nicht bereits beim Anlegen der Mitarbeiter-Stammdaten geschehen ist), ihm die entsprechenden Berechtigungen geben und ein Passwort zuteilen. Wenn der Benutzer für das Schreiben auf NFC-Chips verantwortlich sein soll, müssen Sie das Kontrollkästchen ,NFC Beschreiben erlauben‘ aktivieren.

8.5.3 Ressourcenverfolgung Mitarbeiter

Über den Button ,Ressourcenverfolgung Mitarbeiter‘ ist es nun möglich, aus dem Bereich oben das entsprechende Lager auszuwählen.

Nachdem Sie das Lagers ausgewählt haben, öffnen Sie die Mitarbeiterauswahl mit der Lupe und schon können Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren.

Nachdem Sie den entsprechenden Mitarbeiter ausgewählt haben, haben Sie die Möglichkeit, den entsprechenden QR-Code gemäß gewünschtem Artikel zu scannen. Nach dem Scannen des Artikels erscheint ein Auswahlfenster, in dem Sie die gewünschte Anzahl eingeben können.

Über das ,Schreibbrett‘ oben rechts könnten Sie sogar manuelle Einträge vornehmen.

Für den ausgewählten Mitarbeiter wird die entsprechende Ressource sowie die Anzahl angezeigt.

Im unteren Bereich besteht die Möglichkeit, zusätzliche Ressourcen zu buchen oder eine Rückgabe zu hinterlegen.

8.5.4 Ressourcenverfolgung Auftrag

Die ,Ressourcenverfolgung Auftrag‘ ist identisch wie die der Mitarbeiter, hier können Sie jedoch die entsprechenden Aufträge auswählen und ihnen die Ressourcen zuweisen.

8.5.5 Ressourcen NFC erstellen

Im Bereich ,Ressourcen NFC erstellen‘ können Sie Ihre NFC-Chips mit den entsprechenden Ressourcen beschreiben. Dies können Sie tun, indem Sie den jeweiligen Ressourcen-Kopf und die entsprechende Ressource aus der Übersicht auswählen und im nächsten Schritt den ausgewählten Inhalt auf dem NFC-Chip speichern, indem Sie ihn auf die Rückseite des Smartphones halten.

Serkan Kasap

Serkan Kasap

Bite AG , Filderstadt, Deutschland