6 Faktur

 

6 Faktur

 

Der Bereich ‚Faktur‘ dient zur Rechnungsstellung gegenüber Ihren Debitoren.

 
 

Im linken Bereich der Faktur finden Sie die tatsächliche Arbeit zur Rechnungsstellung.

 
 

Im rechten Bereich der Faktur finden Sie die Einstellungen, die vor der Arbeit mit der Rechnungsstellung notwendig sind.

 

6.1 Grundlagen

 

Im Bereich Grundlagen erfolgen die Anpassungen und Einstellungen für E-Rechnung, Mehrwertsteuer, Erlöskonten, Zahlungskonditionen, Abrechnungszeiträume, Mengeneinheiten und Hirarchie.

 

6.1.1 Rundungsregeln

 

In diesem Bereich können Sie Rundungsregeln definieren, die Sie später im Bereich ‚Preiserhöhung‘ hinterlegen.

 

6.1.2 Einstellungen E-Rechnung

 

HINWEIS: Wenn Sie Faktur-Schnittstellen nutzen, müssen Sie im Voraus Einstellungen vornehmen. Dafür müssen Sie in den Grundlagen der Faktur in die Einstellungen rein.

Jede Schnittstelle ist lizenzgebunden, dass heißt Sie sehen nur die Einstellungen für die Schnittstelle, die Sie auch lizenziert haben.

 

6.1.3 Mehrwertsteuersätze

 

Der Regelsteuersatz für Deutschland ist automatisch hinterlegt. Darüber hinaus können Sie mehrere Sätze anlegen, und diese dann dem jeweiligen Abrechnungsmodell zuordnen.

 

TIPP: Jede Rechnung bzw. Rechnungsposition muss einen MwSt.-Satz enthalten. Wenn Sie bspw. eine Gutschrift ohne MwSt. erstellen möchten, können Sie die MwSt. nicht entfernen. Erstellen Sie dazu einfach einen Mehrwertsteuersatz mit 0%. Diese können Sie dann im Detailsfenster bei Belegposition auswählen.

 

6.1.4 Erlöskonten

 

Im Fenster ‚Erlöskonten‘ lässt sich der interne Erlös erstellen und der jeweiligen Organisation zuweisen.

 

6.1.5 Zahlungskonditionen

 

In diesem Bereich können Sie verschiedene Zahlungskonditionen anlegen. Die jeweilige Kondition können Sie dann dem Kunden direkt oder einem Auftrag / Dienst zuordnen. Aber auch in der Belegbearbeitung haben Sie die Möglichkeit, die Konditionen pro Rechnung individuell zu gestalten.

Stammdaten -> Kunden / Aufträge -> Details -> Reiter Belege

Im Beispiel haben wir 10 Tage netto. Außerdem Skonto für Bezahlung innerhalb von 3 Tagen und 6 Tagen. Diese erscheinen als Zahlungstext, wenn Sie den Haken dafür setzen.

Wenn Sie einen eigenen Text verwenden wollen, können Sie dies in das Feld Rechnungstext reinschreiben.

Außerdem können Sie noch eine Auswahl im Feld Teilzahlung treffen und damit für Rechnungen einen Zahlungsplan erstellen.

Zusätzlich können Sie noch für Ihr Lohnprogramm Kennzeichen eintragen.

 

6.1.6 Abrechnungszeiträume

 

In diesem Bereich sind die Abrechnungszeiträume definiert. Diese werden in den Abrechnungsmodellen dann zugewiesen.

Das bedeutet, dass Aufträge mit dem Abrechnungsmodell ‚monatliche Abrechnung‘ , auch nur monatlich abgerechnet werden können.

Bei ‚quartalsweise‘ und ‚jährlich‘, dementsprechend auch für den Zeitraum, also 3 Monate und 12 Monate fakturierbar.

Wenn Sie für einen Auftrag ein Abrechnungsmodell nutzen, in dem ‚auf Abruf‘ hinterlegt ist, können Sie hiermit nach jeder Lieferung / Leistung abrechnen.

 

6.1.7 Mengeneinheiten

 

In diesem Bereich können Sie verschiedene Mengeneinheiten hinzufügen. Beispiele entnehmen Sie aus dem Bild.

 

6.1.8 Hierarchie

 

In diesem Bereich wird festgelegt, woher und in welcher Reihenfolge die Abrechnungsdaten für die Fakturierung gezogen werden.

Als erstes wird die unterste Ebene betrachtet und Daten hieraus für die Fakturierung generiert. Demnach wird immer die nächst höhere Ebene herangezogen, wenn keine Daten gezogen werden.

 

HINWEIS: Bei Erstauslieferung von DISPONIC sind die Hierarchieebenen bereits eingestellt. Sie müssen hier nichts ändern.

Falls Sie doch Hilfe benötigen, um beispielsweise andere Auswahlmöglichkeiten in den Gültigkeiten zu erstellen, können Sie sich gerne an den Disponic Support wenden.

 

6.2 Typenschlüssel

 

Die Typenschlüssel dienen zur allgemeinen Definition von einigen Parametern, die später hinterlegt und präzisiert werden.

 

6.2.1 Stornogrund

 

Wenn Sie eine Rechnung stornieren, können sie einen Stornogrund mit angeben. Diese definieren Sie in diesem Fenster.

 

6.2.2 Rechnungsstatus

 

Für eine bessere Übersicht, können Sie im Detailsfenster der Belegbearbeitung den Rechnungsstatus auswählen. Die Auswahlmöglichkeiten geben Sie in diesem Fenster an.

 

6.2.3 Mengenpreise

 

Hier können Sie Typen für Mengenpreise anlegen und später unter 6.3.1, eindeutige Preise diesen Typen zuordnen.

 

6.2.4 Pauschalpreise

 

Hier können Sie Typen für Pauschalpreise anlegen und später unter 6.3.2, eindeutige Preise diesen Typen zuordnen.

 

6.2.5 Stundenpreis

 

Hier können Sie Typen für Stundenpreise anlegen und später unter 6.3.3, eindeutige Preise diesen Typen zuordnen.

 

6.2.6 Abrechnungsmodell-Position

 

Hier können Sie Typen für Abrechnungsmodelle anlegen und später unter 6.4.2, dem jeweiligen Abrechnungsmodell zuordnen.

 

6.3 Preise

 

TIPP: Wenn Sie nicht mit einheitlichen Preisen abrechnen und viele Aufträge mit unterschiedlichen Preisen haben, dann ist ‚Schnellerfassung Preise‘ 6.6.1 empfehlenswert.

 

6.3.1 Mengenpreise

 

In diesem Bereich können Sie Preise für Mengen hinterlegen, und anschließend in einem Abrechnungsmodell auswählen.

 

6.3.2 Pauschalpreise

 

In diesem Bereich können Sie Preise für Pauschalen hinterlegen, und anschließend in einem Abrechnungsmodell auswählen.

 

6.3.3 Stundenpreise

 

In diesem Bereich können Sie Preise für Stunden hinterlegen, und anschließend in einem Abrechnungsmodell auswählen.

 

6.4 Stammdaten

 

In den Stammdaten der Faktur wird im Grunde festgelegt, wie abgerechnet werden soll.

 

6.4.1 Abrechnungsarten

 

In den Abrechnungsarten legen wir fest, zu welcher Zeit und an welchen Tagen die Stunden / Zuschläge gelten sollen.

Dazu legen Sie bspw. die Abrechnungsart: Nachtzuschlag an. Hier können Sie die Beginn- und Endzeit eintragen. Außerdem können Sie die Tage auswählen, in dem die Abrechnungsart gültig sein soll.

Die Abrechnungsarten werden in den Abrechnungsmodellen den einzelnen Positionen zugewiesen.

 

TIPP: Der Haken bei ‚Normalstunden‘ sollte nur bei Stunden ohne Zuschlag oder Zulage gesetzt werden. Zuschläge und Zulagen sind keine Normalstunden.

Wenn Sie mehrere Abrechnungsarten als ‚Normalstunden‘ hinterlegt haben, ist davon abzuraten beide zeitgleich in einem Abrechnungsmodell darzustellen, wenn die Zeiten der Abrechnungsarten sich überschneiden.

 

6.4.2 Abrechnungsmodelle

 

HINWEIS: In den Abrechnungsmodellen können bereits Preise für die Abrechnung hinterlegt bzw. erfasst werden. Wir empfehlen ihnen jedoch die Preise unter ‚Schnellerfassung Preise‘ einzupflegen.

 

Die Einstellungen der Grundlagen, Typenschlüsseln und Preisen kommen in den Abrechnungsmodellen zum Einsatz. In den Abrechnungsmodellen werden die wichtigsten Daten zum Abrechnen zusammengefasst.

Für jedes Abrechnungsmodell in den Stunden können Sie im unteren Bereich, Positionen erstellen. Diese sind oft Positionen für Normalstunden, Nachtzuschläge, Sonntagszuschläge oder sonstigen Zulagen.

Darunter gehören folgende Punkte:

Beispiel: Normalstunden

  • Positions-Typ -> Normalstunden
  • Wert-Typ -> pro Stunde
  • Mengeneinheit -> Stunden
  • Abrechnungsart -> Normalstunden
  • Abrechnungszeitraum -> monatlich

Für Positionen wie bspw. Nachtstunden können Sie unter ‚Standardwerte‘ einen Prozentsatz eintragen und als Referenzposition ‚Normalstunden‘ auswählen.

Wenn Sie dann einen Wert für Normalstunden eingeben, berechnet DISPONIC den Wert für die Nachtstunden.

Ebenso wird dieser Preis bei Preiserhöhungen mit angepasst.

 

In den Abrechnungsmodellen für Pauschalen können Sie ein Modell erstellen und anschließend eine Gültigkeit dazu erfassen oder unter ‚Schnellerfassung Preise‘ einem Auftrag zuordnen.

Achten Sie bitte hier auf die richtige Mengeneinheit und das Abrechnungszeitraum. Wir empfehlen die Eingabe des Preises unter ‚Schnellerfassung Preise‘.

 

In den Abrechnungsmodellen für Mengen können Sie ein Modell erstellen und anschließend eine Gültigkeit dazu erfassen oder unter ‚Schnellerfassung Preise‘ einem Auftrag zuordnen.

Achten Sie bitte hier auf die richtige Mengeneinheit und das Abrechnungszeitraum. Wir empfehlen die Eingabe des Preises unter ‚Schnellerfassung Preise‘.

 

TIPP: Sie können ein Abrechnungsmodell für Stunden auch pauschal abrechnen. Dies dient dazu dass Sie pauschal abrechnen, jedoch den Stundennachweiß mit anhängen können. Setzen Sie hierzu einfach im Detailsfenster des Abrechnungsmodell bei ‚Pauschalabrechnung‘ den Haken rein.

Wenn Sie nur einzelne Positionen des Abrechnungsmodells pauschal abrechnen möchten, lassen Sie den Haken im oberen Detailsfenster weg, und nehmen den Haken im Detailsfenster der einzelnen Position rein.

 

6.4.3 Gültigkeiten

 

HINWEIS: Nach korrekter Anlage der Abrechnungsarten und Abrechnungsmodelle, fehlt nur noch die Erstellung der Gültigkeiten.

Diese können Sie entweder über die Gültigkeiten, oder unter ‚Schnellerfassung Preise‘ erstellen. Wenn Sie mit vielen unterschiedlichen Preise abrechnen, empfehlen wir Ihnen für mehr Flexibilität die Erstellung und Anpassung der Gültigkeiten unter ‚Schnellerfassung Preise‘.

 

In den Gültigkeiten wird zuletzt festgelegt, wann und wie die Abrechnungsmodelle gelten sollen. Dabei können Sie Gültigkeiten für Stunden, Pauschalen oder auch Mengen erstellen.

Gültigkeit Stunden:

Beim Anlegen einer Gültigkeit für Stunden, können Sie ein Beginn- und Endedatum setzen und das gewünschte Abrechnungsmodell auswählen.

Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, nach folgenden Kriterien zu selektieren und diese auch kombinieren.

  • Auftrag
  • Tätigkeit
  • Dienst
  • Mitarbeiter-Typ
  • Mitarbeiter

Beispiel Gültigkeit für Stunden:

  • Beginndatum 01.01.2023
  • Abrechnungsmodell: Bewachung NRW
  • Auftrag: Testauftrag NRW
  • Tätigkeit: Bewachung

Diese Kombination würde die Planungsdaten ab dem 01.01.2023 für den Auftrag und die Tätigkeit berücksichtigen. Die weiteren Daten wie Abrechnungszeitraum oder Abrechnungsart werden aus dem Abrechnungsmodell gezogen.

Gültigkeit Pauschalen:

Beim Anlegen einer Gültigkeit für Pauschalen, können Sie ein Beginn- und Endedatum setzen und das gewünschte Abrechnungsmodell auswählen.

Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, nach folgenden Kriterien zu selektieren und diese auch kombinieren.

  • Kunde
  • Auftrag
  • Tätigkeit
  • Dienst

Wenn Sie den Haken bei ‚Pauschaleinsätze müssen geplant sein‘ setzen, dann müssen auch Planungsdaten vorhanden sein.

Demnach benötigt man mindestens einen Dienst, damit die Pauschale abgerechnet wird.

Gültigkeit Mengen:

Beim Anlegen einer Gültigkeit für Mengen, können Sie ein Beginn- und Endedatum setzen und das gewünschte Abrechnungsmodell auswählen.

Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, nach folgenden Kriterien zu selektieren und diese auch kombinieren.

  • Organisation
  • Auftrags-Typ
  • Kunde
  • Auftrag

Wie Sie Mengen erfassen können, entnehmen Sie aus ‚6.6.2‘.

 

Die Gültigkeiten können auch unter ‚Schnellerfassung Preise‘ bearbeitet werden.

Unter ‚Schnellerfassung Preise‘ können Sie einen Auftrag aufrufen und die Gültigkeit für diesen Auftrag dort erstellen und anpassen und bspw. auf Dienst oder Mitarbeitertyp beschränken.

So kann man Preise im Abrechnungsmodell oder Stundepreise weglassen und direkt unter ‚Schnellerfassung Preise‘ erstellen.

 

6.5 Preiserhöhung

 

In diesem Menüpunkt haben Sie die Möglichkeit, manuell erfasste Preise in ‚Schnellerfassung Preise‘ zu erhöhen.

Preise, die aus dem Abrechnungsmodell gezogen werden, können über die Preiserhöhung nicht geändert werden. Es funktioniert nur bei manuell eingetragenen Preisen unter ‚Schnellerfassung Preise‘.

Falls Sie dennoch die Preise über die Preiserhöhung anpassen wollen, müssen die Preise einmalig manuell geändert werden.

Sobald die Preise manuell eingetragen sind, gehen Sie wie folgt vor:

  • Wählen Sie zunächst aus, welche Preise erhöht werden sollen. Sie haben die Wahl aus Stunden, Pauschalen oder Mengen. Eine Mehrfachauswahl ist ebenfalls möglich.
  • Klicken Sie im Feld ‚Abrechnungsmodelle‘ die gewünschten Abrechnungsmodelle an.
  • Die in den Grundlagen erstellten Rundungsregeln können Sie hier bei Bedarf im Feld ‚Rundungsregeln‘ einsetzen.
  • Ein Startdatum muss gesetzt werden. Bitte achten Sie darauf, dass sich keine Belege zum Erhöhungsdatum befinden (Falls doch, erscheint eine Meldung).
  • Geben Sie die gewünschte Erhöhung ein.
  • Wählen Sie zwischen prozentualer und absoluter Erhöhung.
  • Zuletzt haken Sie die gewünschten Aufträge an und bestätigen im oben links im Fenster mit ‚Preise erhöhen.‘

Anschließend erscheint eine Meldung mit der Anzahl erhöhter Preise und Anzahl übergangener Preise.

Im Menüpunkt ‚Rücksetzung‘ haben Sie eine Übersicht über den Preiserhöhungsverlauf.  Dabei wird für jede erfolgreiche Preiserhöhung ein Datensatz generiert. Sie können einsehen, wie viele Aufträge und Preise in diesem Datensatz erhöht wurden. Außerdem wird das Datum der Erhöhung und der Benutzer angezeigt.

Wenn Sie eine Preiserhöhung löschen bzw. rückgängig machen wollen, markieren Sie den gewünschten Datensatz und klicken im Fenster oben links auf ‚Zurücksetzen

 

6.6 Verarbeitung

 

Im Bereich der Verarbeitung erfolgt die tatsächliche Arbeit der Faktur. Sie können hier Preise, Mengen und Pauschalen erstellen und den Aufträgen zuordnen.

Die Berechnung und Belegerstellung findet auch in diesem Bereich statt. Außerdem gibt es die Möglichkeit Fakturdaten an Schnittstellen wie bspw. Datev zu übergeben und SEPA-Lastschriften zu generieren.

 

6.6.1 Schnellerfassung Preise

 

HINWEIS: Wenn Sie Rechnungen bzw. Belege für Kunden automatisch erstellen möchten, müssen Gültigkeiten hinterlegt sein. Ansonsten bleibt nur der Weg über die manuelle Rechnungserstellung offen (Siehe 6.6.4).

 

Der Menüpunkt ‚Schnellerfassung Preise‘ ist der meist verwendete Weg zur Erstellung von Gültigkeiten für die Abrechnung.

Hier werden Aufträge einzeln ausgewählt und Gültigkeiten erstellt. In einer übersichtlichen Form erhält man eine Auflistung der Gültigkeiten und die dazugehörigen Preise.

Anleitung zur Erstellung einer Gültigkeit:

1.) Wählen Sie als erstes einen Auftrag aus.

Wenn Sie einen Auftrag ausgewählt haben, können Sie zwischen Gültigkeiten für Stunden, Pauschalen oder Mengen wechseln.

2.) Rechts im Fenster werden Ihnen verfügbare Abrechnungsmodelle angezeigt.

Per Doppelklick oder Markierung und Bestätigung mit    können Sie ein Abrechnungsmodell auswählen.

3.) Eine Gültigkeit mit den jeweiligen Abrechnungsmodellpositionen des Abrechnungsmodells wird automatisch generiert.

Wenn keine Preise aus dem Abrechnungsmodell übernommen werden (sollen), können Sie in der Spalte: Wert, die Preise pro Position manuell eintragen.

4.) In der Menüleiste finden Sie noch folgende Optionen: 

Über ‚Gültigkeit anpassen‘ können Sie die Gültigkeit genauer definieren und bspw. Diensten oder Mitarbeitertypen zuordnen.

 

TIPP: Wenn Sie eine Gültigkeit kopieren, können Sie ein Abrechnungsmodell doppelt in einem Auftrag verwenden. Die beiden Gültigkeiten müssen sich jedoch in mindestens einem der Gültigkeit-Kriterien unterscheiden , wie bspw. Datum, Dienst oder Mitarbeitertyp.

Wenn Sie eine Gültigkeit haben die nur den Auftragsbezug hat, erscheint das Abrechnungsmodell nicht unter den verfügbaren Abrechnungsmodellen. Sie müssen zuerst die allgemeine Gültigkeit abändern oder die Gültigkeit kopieren, und anschließend einen Unterschied zwischen den beiden Gültigkeiten vornehmen.

 

6.6.2 Erfassung Mengen

 

Wenn Sie bereits ein Abrechnungsmodell und eine Gültigkeit für Mengen erstellt haben, haben Sie hier die Möglichkeit angefallene Mengen zu erfassen:

Hierzu gibt es 2 Wege:

1.) Faktur -> Erfassung Menge

Hier wählen Sie den Auftrag und das Zeitfenster der angefallenen Menge aus. Im Detailsfenster rechts, geben Sie dann die exakten Daten an. Den Preis übernimmt er, wenn Sie unter Schnellerfassung Preise für den gewählten Auftrag einen Preis für die angefallene Menge hinterlegt haben.

Mengen können Sie auch über die Planung erfassen.

2.) Planung -> Dienstplanung

Hier klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen verplanten Dienst und wählen ‚Bearbeiten‘ aus. Nun wechseln Sie oben im Reiter auf ‚Mengen-Faktur‘ und befüllen die Felder.

 

6.6.3 Berechnen

 

Wenn Sie Belege für Stunden und Pauschalen erstellen lassen möchten, müssen Sie eine Berechnung durchführen.

Mengen müssen nicht berechnet werden, da diese bei der Erfassung der Mengen bereits fest definiert sind und im nächsten Schritt unter ‚6.6.4‘ in Belege übernommen werden können.

Anleitung zur Berechnung:

  • Wählen Sie den Zeitraum aus, der berechnet werden soll.
  • Bestimmen Sie die Organisationseinheit/en
  • Auf Grundlage der ausgewählten Organisationseinheit/en werden Ihnen die Kunden angezeigt. Klicken Sie die gewünschten Kunden an.
  • Auf Basis der Kundenauswahl erhalten Sie die Auswahl der Aufträge dieser Kunden. Suchen Sie sich die Aufträge für die Berechnung aus.
  • Zuletzt haben Sie die Möglichkeit, auszuwählen ob Sie Stunden und Pauschalen berechnen möchten oder nur eines von beiden.

Berechnung ausführen:

Klick auf ‚Kalkulation ausführen‘ -> Vorteil: Meldung über genaue Anzahl der Stunden/Pauschalen.

oder

‚Im Hintergrund kalkulieren‘ -> Benutzer kann während der Berechnung noch weiter arbeiten.

 

HINWEIS: Beachten Sie, dass nach jeder Änderung von Faktur-Stammdaten, Planungsdaten oder auch Kunden-/Auftragsdaten, eine Neuberechnung erforderlich ist.

 

6.6.4 Belegübernahme

 

Über die Belegübernahme können Sie Belege erstellen lassen.

Anleitung zur Berechnung:

  • Wählen Sie den Zeitraum aus, für den ein Beleg erstellt werden soll.
  • Bestimmen Sie die Organisationseinheit/en
  • Auf Grundlage der ausgewählten Organisationseinheit/en werden Ihnen die Kunden angezeigt. Klicken Sie die gewünschten Kunden an.
  • Auf Basis der Kundenauswahl erhalten Sie die Auswahl der Aufträge dieser Kunden. Suchen Sie sich die Aufträge für die Belegübernahme aus.

Wenn Sie den Haken im Feld ‚Zeitraum‘ rausnehmen, können Sie einen bestimmten Tag auswählen. Disponic wird dann alle möglichen Belege bis zu diesem Datum erstellen.

Wählen Sie zuletzt aus, welche Preise übernommen werden sollen: Stunden, Pauschalen oder Mengen (Mehrfachauswahl möglich)

 

Übernahme ausführen:

Klick auf ‚Übernahme ausführen

oder

‚Berechnen + Übernahme ausführen‘ -> Vorteil: Der Menüpunkt ‚Berechnen‘ kann übersprungen werden.

 

HINWEIS: Beachten Sie bitte, dass der ausgewählte Zeitraum richtig eingestellt ist, und mit dem Abrechnungszeitraum der ausgewählten Aufträge übereinstimmt.

Beispiel: Im Abrechnungsmodell wurde der Abrechnungszeitraum auf pro Quartal festgelegt. Damit ein Beleg erstellt wird, muss auch der Zeitraum bei der Belegübernahme passen.

01.01.2023-31.03.2023          01.02.2023-30.04.2023 Das sind zwar 3 Monate, aber kein offizielles Quartal.

 

6.6.5 Belegbearbeitung

 

Nach erfolgreicher Belegübernahme landen die Belege in der Belegbearbeitung.

Die Belege sind nach der Belegübernahme vorerst nicht gebucht.

1.) Wählen Sie den Zeitraum aus, um die gewünschten Belege anzuzeigen.     

 

2.) Klicken Sie auf ‚Zeige nicht gebuchte Rechnungen‘        und anschließend auf ‚Aktualisieren

 

3.) Nach Prüfung der Belege, können Sie diese buchen.

Klicken Sie hierzu auf      um den markierten Beleg zu buchen, oder auf     um alle nicht gebuchten Belege zu buchen.

4.) Es erscheint ein neues Fenster. Hier können Sie die Rechnungsvorlagen und Anhangsvorlagen auswählen.

Um die Rechnung zu buchen, entfernen Sie den Haken bei ‚Probedruck‘ und klicken auf ‚Drucke alle Rechnungen

Die Rechnung erscheint nun unter ‚zeige gebuchte Rechnungen

 

TIPP: Wenn sich die Rechnung nicht drucken lässt, schauen Sie ob ein Tooltip erscheint:     Wenn Sie die Maus darüber halten, sehen Sie welche Information noch fehlt.

Schauen Sie auch in den Belegpositionen nach, oft verbirgt sich dort die fehlende Information. 

 

6.6.6 Auswertung

 

Für die Module ‚Planung‘, ‚Betriebsrat‘, ‚Wächterkontrolle‘, ‚Ressourcenverfolgung‘, ‚Lohn‘, ‚Faktur‘, und ‚Statistik‘ gibt es das Tool ‚Auswertung‘. Die Auswertungen basieren auf der Funktionsweise von Pivot-Tabellen.
Alle Auswertungen haben verschiedene Layouts, es können weitere Layouts individuell gestaltet und für alle Nutzer abgespeichert werden.

Die Spalten sind in allen Vorlagen unterschiedlich vorgegeben. Mit der Maus können Sie die gewünschten Spalten / Felder in die Tabelle als Spalte ziehen. Bei jeder Auswertung ist die Gestaltung des Drucks /Seitensortierung so eingerichtet, dass die erste Spalte zugleich die Sortierung der Seiten vorgibt, bzw. den Seitentitel bezeichnet.

Die Menüzeile kurz erläutert:

  •  Auswertungsart: hier haben Sie vorgegebene Auswahlmöglichkeiten festgelegter Layouts (in Verbindung mit der Auswahl ‚Layout‘).
  • Layout speichern‘: wenn Sie sich eine Tabelle zusammengestellt haben und mit diesem zu einem anderen Zeitpunkt wieder arbeiten möchten.
  • Layout löschen‘: wenn Sie ein zuvor gespeichertes Layout aus Ihrer Liste wieder dauerhaft entfernen möchten.
  • Filter entfernen‘: entfernt alle gesetzten Filter (sollte die Auswertung aus irgendeinem Grund nicht das gesuchte auswerfen, prüfen Sie, ob noch Filter aktiv sind!)
  •  Unter ‚Feldliste anzeigen‘ können Sie weitere Pivot-Felder in die Auswahl mit aufnehmen (sofern noch weitere vorhanden)

Zur Veranschaulichung Beispiel:

Auswertungsart: Fakturübersicht

Dieses Layout ermöglicht Ihnen eine Gesamtansicht pro Auftrag. Dabei können Sie einsehen, wie der Gesamtpreis gebildet wird.

Nicht benötigte Spalten ziehen Sie aus der Tabelle hoch (siehe Bild).

Von Ihnen gewünschte Spalten ziehen Sie von oben in die Tabelle rein und ordnen es beliebig ein.

 

TIPP: Oben rechts in der Auswertung finden Sie noch Buttons für Export nach Excel und die Einstellungen dazu, und die Möglichkeit die Layoutansicht zu drucken.

 

6.6.7 Drucken

 

In diesem Bereich haben Sie 2 Druckausgaben zur Verfügung.

Wählen Sie den für Sie passenden Report aus. Anschließend werden die Parameter abgefragt, die für die Generierung des gewünschten Druckes erforderlich sind.

Einsatzplan – Statistik

Hier können Sie sich einen Report erstellen, in dem Sie pro Auftrag die Aufteilung der Arbeitszeiten sehen können. Dazu einfach die Parameter im linken Bereich befüllen.

Rechnungsausgangsbuchung

Hier können Sie sich eine Übersicht über die gebuchten Rechnungen erstellen. Dazu einfach die Parameter im linken Bereich befüllen.

 

6.6.8 FiBu-Übergabe

 

Die FiBu-Übergabe gibt Ihnen die Möglichkeit, Fakturdaten über Schnittstellen an andere Programme zu übertragen.

Anleitung:

  • Suchen Sie die gewünschte Schnittstelle aus. Klicken Sie auf die 3 Pünktchen, ganz rechts in der Zeile. Ausgabeverzeichnis, Beraternummer und Mandantennummer sind Pflichtfelder.
  • Wählen Sie die Organisationseinheit/en.
  • Bestimmen Sie den Zeitraum, der übergeben werden soll.
  • Klick auf ‚Übergabe durchführen

Bei erfolgreicher Übergabe erscheint eine Meldung: Die Übergabe von FiBu-Datensätzen ist beendet.

Übergabe zurücksetzen: Hier können Sie einzelne Übergaben wieder rückgängig machen.

Übergabe wiederholen: Hier können Sie einzelne Übergaben erneut übergeben.

 

6.6.9 SEPA-Lastschriften

 

Hier können Sie SEPA-Lastschriften erzeugen.

  • Klicken Sie im Fenster oben rechts auf Einstellungen und wählen Land, Version und Ausgabeverzeichnis aus.
  • Im Hauptfenster wählen Sie anschließend Ihre Hausbank und den gewünschten Zeitraum aus.
  • Erstelldatum und Einreichername können Sie ebenfalls anpassen.
  • Klick auf ‚Lastschriften erzeugen

Bei erfolgreicher Erzeugung der Lastschriften erscheint folgende Meldung: Die Erzeugung der Lastschriften-Datei(en) ist beendet.

 

Bite AG , Filderstadt, Deutschland