5 Dienstplanung
5 Planung
Im Menüpunkt ‚Planung‘ erhalten Sie einen vollständigen Überblick über den Bereich der Planung, Dienstanlage, Personalkalender und alle weiteren Planungstools.
Um mit der Dienstplanung starten zu können, müssen folgende Voraussetzungen erfolgt sein:
- Stammdaten: Anlegen des Kunden
- Stammdaten: Anlegen des Mitarbeiters
- Stammdaten: Anlegen des Auftrages
5.1 Dienstplanung
5.1.1 Dienste anlegen
 | Zuallererst müssen Sie über ‚Stammdaten‘ > ‚Aufträge‘ > ‚Dienste‘ > ‚Schnellerfassung‘ den bereits angelegten Aufträgen Ihre entsprechenden Dienste anlegen. |
Über die ‚Schnellerfassung‘ können Sie auf einem Blick alle grundlegenden Informationen zu dem Dienst hinterlegen:
- Nummer
- Bezeichnung des Dienstes
- Kurzform (bis zu zehn Zeichen)
- Beginndatum
- Enddatum (ggfs.)
- Tätigkeit
- Pausenzeitmodell
Weitere Eingabefelder:
- Anzahl der zeitgleich arbeitenden Mitarbeiter (wenn gewünscht aufgeschlüsselt nach weiblich und männlich)
- Arbeitszeit
- Pausenzeit
- Optionen des Pausenabzugs (Rechnung/Lohn)
Nach erfolgter Eintragung erscheint im unteren Bereich eine Tabelle, in der Sie die Eintragungen ergänzen können, zum Beispiel bei verschiedenen Dienstzeiten oder unterschiedlichen Mitarbeitervorgaben pro Tag. Der Feiertag muss immer separat angeklickt werden. Mit ‚Speichern‘ legen Sie den Dienst dann an. Für jeden weiteren Dienst starten Sie wieder die ‚Schnellerfassung‘ und legen den nächsten Dienst an.
TIPP: Nach Anlage aller Dienste können Sie jederzeit über ‚Stammdaten‘ > ‚Aufträge‘ > ‚Dienste‘ auf die angelegten Dienste zugreifen. Eine Änderung der Dienstzeiten, Mitarbeiteranzahl, Pausenzeiten ist hier jederzeit möglich, indem Sie in der Übersicht auf den gewünschten Dienst klicken und die Daten im rechten unteren Bereich verändern. Beachten Sie hier, dass bereits gebuchte Dienste nicht verändert werden, sondern nur die Dienste in der Planung, wo zum Zeitpunkt der Änderung noch keine Planung stattgefunden hat.
HINWEIS: Im Falle einer Dienstanlage, die Sie ebenfalls bei einem anderen Auftrag verwenden möchten, haben Sie die Möglichkeit, dies anhand der Funktion ‚Verlegen‘ zu tun. Wir raten dazu, zunächst den betreffenden Dienst zu kopieren, bevor er einem anderen Auftrag zugewiesen wird. Hierdurch bleiben alle Daten in der Planung erhalten. Andernfalls würden diese nicht mehr greifbar sein. Verwenden Sie ausschließlich den kopierten Datensatz zur Verlegung.
5.1.2 Dienste planen
Nachdem Sie alle Eingaben vorgenommen haben, können Sie nun mit einem Klick auf den Button ‚Dienstplanung‘ die Dienstplanung starten.
HINWEIS: Sie können im Datumsbereich bis zu einem Jahr einzugeben. So müssen Sie in der Dienstplanung nicht immer von Monat zu Monat springen, sondern können in der Leiste schnell den Bereich wechseln.
Im Planungsfenster haben Sie oben in der linken Ecke die Möglichkeit das Datum anpassen, mit den Pfeiltasten schnell das Datum anzupassen (von 1 Monat bis 3 Tage vor und zurück) und sich den aktuellen Monat anzeigen zu lassen. Ebenfalls können Sie durch Betätigen des roten Mülleimers den ‚Löschmodus aktivieren‘ und so einfach mehrere Dienste auf einmal löschen. Der Löschmodus muss danach wieder deaktiviert werden.
Im Reiter rechts können Sie zwischen Planung der Mitarbeiter, Aufträgen und Abwesenheiten wählen. Doppelklicken Sie, um die Auswahl im Planungsfenster anzuzeigen. Die Aufträge in der oberen Ansicht, die Mitarbeiter in der unteren.
  | Wenn Sie nun einen Dienst verplanen wollen:
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TIPP: Wenn Sie mehr als einen Auftrag verplanen wollen, dann wählen Sie einfach den betreffenden Auftrag von der Auftragsliste aus. Der weitere Auftrag wird sich darunter angliedern.
 | Sofern dies noch nicht durch die Zuordnung beim Mitarbeiter geschehen ist, können Sie den zu verplanenden Mitarbeiter auch jederzeit zur Planung hinzufügen:
Folgende Möglichkeiten haben Sie:
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HINWEIS: Für jeden Klick wird ein Dienst verplant. Wenn Sie also doppelklicken, wird der Dienst zweimal geplant. Es erscheint jedoch eine Meldung bezüglich einer Zeitüberschneidung, mit der Sie durch Klicken auf ‚abbrechen‘ dennoch eine Doppelplanung verhindern können.
TIPP: Möchten Sie mit mehreren Bildschirmen und Aufträgen planen, dann haben Sie folgende Möglichkeit:
1. Öffnen Sie weitere Planungsfenster durch Klicken des Buttons ‚Dienstplanung‘ (siehe Artikel 5.1.2)
2. Verschieben des neuen Tabs ‚Dienstplanung‘ auf den gewünschten Bildschirm per ‚Drag&Drop‘
Voraussetzung:
- ‚Systemeinstellungen‘ > ‚Anwendungseinstellungen‘ > ‚Planung‘ > ‚Einzelplanung‘
- Wert auf ‚Nein‘
5.1.3 Layout Einstellungen
 | Im Planungsfenster haben Sie diverse Optionen der grafischen Darstellung des Planungsfeldes. Zum einen können Sie sich über die Auswahl (Horizontal / Vertikal) die Ansicht auf Ihrem Rechner verändern und zum anderen können Sie über die beiden |
auf der linken Seite (bei den Auftrags- und bei der Mitarbeiterplanung) Ihre Einstellungen verändern. Hier zum Beispiel: Farbliche Darstellungen, Anzeige der Planungsvorgaben, Soll/Ist- oder Solldarstellung, Stundenlimits etc.. | Einstellungsoptionen des Layouts:
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5.1.4 Sonderfälle
- Ihr Auftraggeber meldet kurzfristig, dass ein zweiter Mitarbeiter benötigt wird (Sollvorgaben
für einen Tag ändern). - Die Dienstzeiten ändern sich (Sollvorgaben für einen Tag ändern).
- Ein Dienst fällt aus.
- Ein Mitarbeiter erkrankt oder fällt aus anderen Gründen während des Dienstes aus.
- Ein Mitarbeiter erkrankt vor dem Dienst, die Abwesenheit ‚Krank‘ soll die Dienstzeiten
übernehmen (Lohnausfall).
Die Sollvorgaben für einen Tag ändern (Zeit und
Mitarbeiter):
- Führen Sie den Mauszeiger auf den betroffenen
Dienst und Tag. - Wählen Sie „Eintrag bearbeiten“ aus.
- Anpassung nach Wunsch.
- Speichern durch Klick auf grünes Häkchen.
Optionen der Anpassung:
- Anzahl (Mitarbeiter).
- Beginn und Ende der Zeiten.
- Pausenabzug bei Verwendung von Disponic für Lohn und/oder Faktur.
Vorgehensweisen bei der Dienstplanung
Dienst fällt aus.
a) Anpassung der Sollvorgabe (siehe oben) oder
b) Löschen des Dienstes: Der komplette Dienst wird an diesem Tag gelöscht. In beiden Fällen erscheint in der Planung dann der Soll/Ist-Wert grün mit ‚0‘.
Mitarbeiter erkrankt während dem Dienst.
1. Dienstzeit beim Mitarbeiter anpassen (vgl. Dienstzeit ändern). Einfügung von Bemerkung möglich.
2. Aus Liste der Abwesenheiten ‚Krank‘ auswählen und per ‚Drag&Drop‘ auf den betreffenden Tag ziehen.
3. ‚Abwesenheit planen‘ auswählen.
4. Geplanter Dienst und die Abwesenheit erscheint zur Auswahl und kann einem anderen Mitarbeiter zugewiesen werden.
5. In der Planung wird der Dienst als ‚überplant‘ angezeigt.
Mitarbeiter erkrankt vor dem Dienst.
Vorgehensweise wie oben bis zum 2. Punkt, danach:
1. ‚Schichten ersetzen, Zeiten übernehmen‘ (bei Verwendung des Lohnausfallprinzips) oder
2. ‚Schichten löschen‘.
5.1.5 Sonstiges Know-how zur erfolgreichen Planung
Schnelles Finden von passenden Mitarbeitern.
1. Maus auf betreffenden Dienst und Tag führen und mit Rechtsklick bestätigen.
2. Wähle Punkt ‚Mitarbeiter finden‘.
3. Auswahl der Prüfungen in der rechten Spalte des neuen Fensters.
4. Anzeige der Mitarbeiterauswahl die den Kriterien entsprechen.
Schnelles Zeigen der geplanten Mitarbeiter für einen Dienst.
1. Maus auf betreffenden Dienst und Tag führen und mit Rechtsklick bestätigen.
2. Wähle Punkt ‚Mitarbeiter zeigen‘.
3. Anzeige aller geplanten Mitarbeiter für diesen Dienst.
Möchten Sie lediglich wissen wer geplant wurde, genügt es mit der Maus auf den Dienst und Tag zu gehen. Per Tooltip (vorausgesetzt Sie haben die Einstellungen so vorgenommen) wird Ihnen die gewünschte Info angezeigt inkl. geforderte Qualifikationen, Dienstzeiten etc.
Freie Mitarbeiter für den Tag finden.
1. Maus auf betreffenden Dienst und Tag führen und mit Rechtsklick bestätigen.
2. Wähle Punkt ‚Mitarbeiter frei am [DATUM]‘.
3. Alle verfügbaren Mitarbeiter werden angezeigt. Qualifikationen werden nicht geprüft.
Wurde der geplante Dienst an Lohn und/ oder Faktur berechnet und übertragen?
1. Maus auf betreffenden Dienst und Tag führen und mit Rechtsklick bestätigen.
2. Wähle Punkt ‚Information‘.
3. Falls die Berechnung bereits durchgeführt wurde, sind in den Kontrollkästchen gesetzte Häkchen.
4. Falls die Rechnung/ Faktur erstellt wurde, wird die Rechnungsnummer angezeigt.
Dienste fortführen.
1. Maus auf betreffenden Dienst und Tag führen und mit Rechtsklick bestätigen.
2. Wähle Punkt ‚Fortführen‘.
3. Planung entsprechend den Sollvorgaben vornehmen.
Dienste kopieren.
1. Maus auf betreffenden Dienst und Tag führen und mit Rechtsklick bestätigen.
2. Wähle Punkt ‚Kopieren‘.
Unabhängig von den Sollvorgaben ist es Ihnen möglich Dienste zu kopieren, selbst wenn die Vorgabe Null ist. Die Dienstzeit wird übernommen.
Zeige Lohngültigkeiten.
1. Maus auf betreffenden Dienst und Tag führen und mit Rechtsklick bestätigen.
2. Wähle Punkt ‚Zeige Lohngültigkeiten‘.
Dieser Punkt ist besonders dann interessant, wenn Sie die Lohnauswertung durchführen und feststellen dass ein Auftrag oder Dienst nicht in die Berechnung mit eingeflossen ist. Wird bei Aufruf der Lohngültigkeiten ein Fehler angezeigt, bzw. die Gültigkeit ‚*Fehler*‘, so müssen Sie noch einzelne Einstellungen vornehmen, damit der Lohn korrekt berechnet wird. Mehr dazu finden Sie im Modul Lohn.
Hinweise auf Folgedienste und Beschreibungen.
Schichtbeschreibung verbergen sich hinter dem Notizzettel-Icon in der Sollvorgabe. Ein Folgedienst, der einem anderen bereits zugewiesen ist, wird durch eine Art Büroklammer angezeigt. Wird ein solcher Dienst geplant, werden alle aneinandergeketteten in der Planungszeile des Mitarbeiters aufgerufen.
TIPP: Wenn Ihnen Informationen zu einem Auftrag oder Mitarbeiter fehlen, können sie per Doppelklick auf den Auftrag, Dienst oder Mitarbeiter den jeweiligen Datensatz aufrufen!
5.2 Tagesplanung
 | Um auf die Tagesplanung zugreifen zu können, müssen Sie die Berechtigungen beim jeweiligen Benutzer oder der Benutzergruppe freischalten. |
Alle Funktionen der Monatsplanung funktionieren auch in der Tagesplanung. Zwischen der Monats- und Tagesplanung ist eine Live-Datenübertragung eingerichtet. Das bedeutet, dass kein manuelles Update erforderlich ist.
Als Standardlayout ist die vertikale Ansicht eingestellt, diese können Sie jedoch wie gewohnt auf horizontal oder vertikal verändern.
Die angezeigten Mitarbeiter beziehen sich immer auf den ausgewählten Dienst. Beim Hinzufügen neuer Mitarbeiter werden diese direkt auf den ausgewählten Dienst geplant. Per ‚Drag&Drop‘ lassen sich ein oder mehrere Mitarbeiter umplanen.
5.3 Zeiterfassung
 | In der Zeiterfassung erscheint die Dienstplanung des aufgerufenen Zeitraumes in tabellarischer Form, flexibel gestaltbar für Sie als Benutzer. Wie in den Mitarbeiterstammdaten oder den Aufträgen usw. können Sie per Rechtsklick in die Spaltenüberschrift und Auswahl der ‚Spaltenauswahl‘ weitere Spalten in die Tabelle einfügen oder auch entfernen. |
In der Menüleiste des Fensters haben Sie, von links nach rechts erklärt, zunächst den Punkt, der Sie an dieser Stelle das Layout zurückstellen lässt. Daneben zwei Pfeile zum einfachen ‚Springen‘ zwischen den Zeiträumen. Anschließend finden Sie wie auch in der Dienstplanung das Datumfeld für den Beginn und das Ende des zu betrachtenden Zeitraumes. Die Schaltfläche mit dem grünen und blauen Pfeil dient der Aktualisierung der Ansicht. Der ‚Drucken‘ Button ermöglicht den Ausdruck der vorhandenen Ansicht. Spaltenbreiten können Sie bereits in dieser Ansicht anpassen. Das Druck-Layout, ob Hoch oder Querformat, kann dann in der Druckvorschau angepasst werden. Wenn Sie von Mitarbeitern erfasste Zeiten übernehmen wollen, können Sie zuerst über ‚Zeige zu erfassende Zeiten‘ die Datensätze anzeigen lassen, die noch zu übernehmen sind. Demnach können Sie dann die erfasste Zeit übernehmen oder verwerfen. Darüber hinaus können Sie unbestätigte Schichten anzeigen und bestätigen.
TIPP: Wenn Sie die Maus über eine Spalte bewegen und mit rechten Maustaste klicken, können Sie über ‚Spaltenauswahl‘ mehr Felder hinzufügen.
Empfehlenswert sind hier die Felder: Erf. Beginn und Erf. Ende.
Damit sehen Sie die erfassten Zeiten der Mitarbeiter.
5.3.1 Zeiterfassung WEB
DISPONIC bietet Ihnen und Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit die Zeiten außerhalb von DISPONIC zu erfassen.
Dazu gibt es verschiedene Optionen:
- manuelle Zeiterfassung
- Geofencing
- NFC
Hinweis:
Es gibt einige Voraussetzungen für die grundlegende Arbeit im WEB.
Unter Systemeinstellungen -> Web Portal können globale Einstellungen vorgenommen werden (Beschreibung der Felder unter 2.4.3).
5.3.2 Manuelle Zeiterfassung
Der Mitarbeiter im WEB kann die Zeiten manuell erfassen.
Voraussetzungen:
- Mitarbeiter hat die Zeiterfassung in den Freigaben unter Webeinstellungen für Mitarbeiter
- Auftrag ist in den Webeinstellungen für Aufträge freigegeben
- Der Dienst muss begonnen sein, damit man die Zeit erfassen kann.
HINWEIS: Die manuelle Zeiterfassung kann nicht über die DISPONC APP ausgeführt werden. Hier benötigen Sie am Handy den Browser, oder am PC die Webseite oder die mobile Ansicht im Browser.
Im Dienstplan klickt man zuerst auf den gewünschten Dienst. Wenn dieser begonnen hat, erscheint ein Stift. Mit klick auf den Stift, kann man die Zeiten inkl. Pausen eintragen.
Beispiel 1: manuelle Zeiterfassung im WEB
Beispiel 2: manuelle Zeiterfassung in der mobilen Ansicht
5.3.3 Geofencing
Mitarbeiter haben die Möglichkeit, sich über Geofencing einzustempeln. Dabei wird der Standort des Mitarbeiters geortet. Wenn der Mitarbeiter sich im vordefinierten Radius befindet, kann er sich einstempeln.
 | Voraussetzungen:
Unter Kontaktdaten im Auftrag klicken Sie zunächst auf Anschrift bearbeiten. Weiter unten befindet sich die Felder zum Befüllen. Setzen Sie den Haken bei ‚Aktiviere Geofencing Zeiterfassung‘. Mit dem Regler können Sie die Ungenauigkeit angeben. Denn die Ortung ist meist nicht genau und kann abweichen. Wenn Sie den Radius manuell anpassen wollen, ist das über das Feld ‚von Adresse abweichender Standort‘ möglich. Wenn Sie hier den Haken setzen, können Sie die Karte über den Button rechts öffnen, und mit Doppelklick den neuen Radius bestimmen. |
HINWEIS: Die Zeiterfassung über Geofencing funktioniert nur über die mobile Ansicht. Dabei können Sie am Handy den Browser nutzen, oder die mobile Ansicht am PC.
In der mobilen Ansicht wählen Sie den Menüpunkt ‚Zeiterfassung‘. Der Standort wird automatisch ermittelt. Über die Buttons ‚Kommen‘ und ‚Gehen‘ kann der Mitarbeiter stempeln.
Im unteren Bereich werden die Standorte und die Entfernung angezeigt.
Wenn zu früh gestempelt wird, oder der Mitarbeiter sich außerhalb des Radius befindet, erscheint eine Meldung, dass die Stempelung nicht möglich ist.
5.3.4 Zeiterfassung NFC
Die Mitarbeiter im WEB können sich per NFC Chip oder NFC Ausweis zum Dienst anmelden.
Voraussetzungen:
- Mitarbeiter hat die Zeiterfassung in den Freigaben unter Webeinstellungen für Mitarbeiter
- Auftrag ist in den Webeinstellungen für Aufträge freigegeben
- In den globalen Web Einstellungen oder Einstellungen für WEB Aufträge muss ein Auftrags Login vorhanden sein
HINWEIS: Die Zeiterfassung per NFC funktioniert nur über die DISPONIC APP.
 | Zuerst benötigen Sie einen NFC Chip oder einen NFC Dienstausweis. In DISPONIC können Sie unter ‚Stammdaten‘ ‚Mitarbeiter‘ die Dienstausweise für Mitarbeiter anlegen. Der Dienstausweis muss in der DISPONIC APP unter ‚Mitarbeiter NFC erstellen‘ aktiviert werden. Diese können nur Mitarbeiter, bei den in den Mitarbeiter WEB Einstellungen der Haken bei ‚NFC Beschreiben erlauben‘ gesetzt ist. Der Mitarbeiter mit Berechtigung kann in der APP unter dem Menüpunkt ‚Mitarbeiter NFC erstellen‘ einen Mitarbeiter aussuchen. Im Anschluss wird bpsw. der Dienstausweis an das Smartphone gehalten und aktiviert. |
Stempeln per NFC: Für das Stempeln per NFC muss zuerst in DISPONIC der Auftrags Login eingestellt werden. Dies ist entweder über die ‚Systemeinstellungen‘ -> ‚Web Portal‘ oder ‚Stammdaten‘ > ‚Aufträge‘ > ‚Einstellungen für Web Aufträge‘ möglich. Wenn Sie den Auftrags Login in den Systemeinstellungen erstellen, sind die Daten für jeden Auftrag gültig. Wenn Sie für Aufträge einzelne Login Daten möchten, stellen Sie diese in ‚Einstellungen für Web Aufträge‘ ein. |
5.4 Zeitimport (Lizenz)
 | Zeiten können von externen Programmen importiert werden (VDQ, EBS, „Stempeluhr“ etc.). Fragen hierzu werden Ihnen gerne von unserer DISPONIC – Hotline beantwortet. |
5.5 Monatsabschluss
 | Der Monatsabschluss kann gesetzt werden, indem Sie die Aufträge auswählen und das Schlosssymbol anklicken. Der Monatsabschluss dient dazu, dem Monat ein Ende zu setzen. Ohne dieses Tool besteht die Gefahr, dass ggfs. nachträglich noch Stunden verändert werden können. Dadurch kann ein Nachteil für Kunden und Mitarbeiter, aber auch für das eigene Unternehmen entstehen. Wenn Sie nachträglich Änderungen in der Planung durchführen wollen, muss der Auftrag durch einen Berechtigten wieder geöffnet werden. |
5.6 Dienstpläne
5.6.1 Darstellung der Dienstpläne über Druckauswahl
 | Die Druckauswahl ist identisch mit der Druckauswahl in der Dienstplanung. Hier steht lediglich die Leistungsprüfung noch mit zur Auswahl. |
Dienstplan Auftragsliste
Die Auftragsliste bietet sich als Einsatznachweis an, da Mitarbeiter ihre geleisteten Dienste Zeile für Zeile unterschreiben können.
Dienstplan Auftragsliste Pausenbasiert
Entgegen der nicht pausenbasierten Auftragsliste, bei der es um die reine Arbeitszeit und Anwesenheit geht, werden hier nur die vorgegebenen Pausen ohne Dienstzeit in einer Liste dargestellt.
Dienstplan Auftragsliste Zeiten
In dieser Auswahl haben Sie sowohl die Arbeitszeit, als auch die Pausenzeit in Übersicht.
Dienstplan für den Mitarbeiter
Beim ‚Dienstplan für den Mitarbeiter‘ ist die Leiste der einzugrenzenden Parameter sehr umfangreich. Neben den allgemeinen Parametern stehe Ihnen noch folgende Optionen zur Auswahl:
- Nach was soll sortiert werden? (Name oder Personalnummer)
- Alle Tage anzeigen? (Ist der Haken gesetzt, wird der vollständige Zeitraum mit Leerzeilen an freien Tagen generiert)
- Soll eine Dienstbemerkung angezeigt werden? (Dienstbeschreibung geben Sie ein: Stammdaten – Auftrag – Dienste > Dienstbeschreibung in den Details)
- Anzeige der Pausenzeiten?
- Soll eine Schichtbemerkung angezeigt werden? (Wird in der Planung beim Dienst des Mitarbeiters eingefügt, durch Rechtsklick auf den Dienst und Auswahl von ‚Bearbeiten‘)
- Stundenaufteilung nach Lohn? (nicht der Lohn wird angezeigt, sondern die Aufteilung der Stunden nach Nacht, Feiertag etc.)
- Duplex optimiert? (ein zweiseitiger Dienstplan, gedruckt auf Vorder- und Rückseite)
- Inklusive Pausen (Bruttoarbeitszeit wird angezeigt, z.B. statt 10h 0 min werden 10H 45min angezeigt)
- Soll ein ‚Freitext‘ abgedruckt werden? Dann bitte hier eingeben! Dieser Freitext wird dann auf alle Dienstpläne gedruckt, die aufbereitet werden.
- Wenn Sie eines der monatlichen Paramater (Soll/Ist- Vergleich, AZK-Werte, Urlaub) anhaken, ist nur eine Auswahl eines gesamten Monats möglich und kein ‚von-bis‘.
Dienstplan Monatsübersicht
In dieser Planvariante wird der Dienstplan nach Aufträgen generiert. Neben den erläuterten Anzeigemöglichkeiten, können Sie hier zudem die Farbgebung steuern. So können die Dienste farbig dargestellt werden, wie in der Planung. Oder Sie lassen nur die Arbeitszeit, nicht aber die Dienstzeiten abdrucken. Stunden können aufsummiert werden etc.
Leistungsprüfung
Die Leistungsprüfung dient als unkomplizierte und schnelle Übersicht bezüglich der personellen Abdeckung Ihrer Aufträge. Nicht besetzte Dienste werden mit entsprechenden Leerfeldern angezeigt. In der Auswahl können Sie zudem auf Dienste oder Schichten filtern.
Mitarbeiterkalender
Mit diesem Tool haben Sie die Möglichkeit den Mitarbeiterkalender aufzurufen und zu drucken. Sie können hierbei wählen, ob die geplanten Dienste als X dargestellt werden, oder mit der Auftrags- oder Dienstkurzform. Zudem können Sie wählen, ob die Dienste farbig dargestellt werden sollen.
Urlaubsanträge
Die unter dem Menüpunkt ‚Urlaubsanträge‘ eingereichten Urlaubswünsche der Mitarbeiter können hier ausgedruckt werden. Hierzu sind zwei Unterschriftenfelder am Seitenende vorhanden.
Wocheneinsatzplan
Über den Wocheneinsatzplan können Sie sich eine Übersicht über die gewählte Woche erstellen. Auch hier haben sie eine umfangreiche Auswahl an Parametern.
5.6.2 Dienstplanversand
Die erstellten Dienstpläne können Sie über mehrere Wege den Mitarbeitern zugänglich machen:
- In Papierform
- Per E-Mail
- In DISPONIC im Web
Für den Druck eines Dienstplanes und den Versand per E-Mail ist es erforderlich, dass Sie zunächst den Druck des gewünschten Planes auswählen und über die Druckvorschau öffnen.
 | Nun können Sie die gewünschten Parameter eingeben:
Nachdem Sie alle für Sie wichtigen Parameter ausgewählt haben, können Sie über den Button ‚Bestätigen‘ den Dienstplan aufrufen. |
 | Versand per E-Mail: Bitte deaktivieren Sie den beidseitigen Druck durch entfernen des Hakens bei ‚Duplex optimiert‘. Darüber hinaus müssen Sie für den Absender die E-Mail Einstellungen konfiguriert haben und die E-Mail Adresse des Mitarbeiters muss in den Stammdaten eingetragen sein. |
 | Sobald die Pläne aufbereitet und die E-Mail Einstellungen vorhanden sind, erscheint der Button: ‚Sende Emails‘ (siehe oben). Wenn Sie darauf klicken, wird der E-Mail Versand gestartet und die Frage ‚Wurde der Report erfolgreich gedruckt?‘ erscheint. |
HINWEIS: Für einen datenschutzkonformen Versand des Dienstplanes ist es möglich, die PDF-Datei mit einem Passwort zu verschlüsseln. Hierzu müssen Sie in den ,Systemeinstellungen‘ die ,Anwendungseinstellungen‘ öffnen und im Bereich der ,Planung‘ den Punkt ,E-Mail Passwortschutz‘ aktivieren. Als Passwort wird nun automatisch die Mitarbeiternummer verwendet.
 | Darstellung für den Mitarbeiter Der Dienstplan im Web setzt die Lizenz ‚Dienstplan für Mitarbeiter im Web‘ voraus. Es wird kein gesonderter Versand benötigt. Die Planung erscheint beim Mitarbeiter, sobald die Synchronisierung zwischen DISPONIC Client und DISPONIC im Web abgeschlossen ist. Je nach Konfiguration von der DISPONIC Umgebung ist dies unmittelbar oder im 15-Minuten Takt der Fall. |
 | Ansicht auf dem Desktop. |
 | Ansicht von Ihrem Smartphone aus. Die Dienste werden beim ersten Öffnen rot angezeigt. Blättern Sie im Zeitraum vor oder zurück, ändert sich die Schrift auf schwarz. |
5.7 Mitarbeitersperre
 | Siehe Stammdaten -> 4.1.9 Mitarbeitersperre |
5.8 Mitarbeiterausleihe
 | Sollten Sie über verschiedene Organisationseinheiten verfügen und Ihre Mitarbeiter werden in diesen eingesetzt, so können Sie mithilfe der Mitarbeiterausleihe die Mitarbeiter in mehreren Organisationseinheiten planen. |
 | Der Ablauf der ‚Mitarbeiterausleihe‘ ist folgender: 1. Auswahl, welcher Mitarbeiter ausgeliehen werden soll. |
HINWEIS: In der Dienstplanung der Organisationseinheit, wohin der Mitarbeiter ausgeliehen wurde, ist der Name kursiv gedruckt und die Planung nur für die vorher definierte Zeit möglich.
5.9 WEB-Zugang
Grundsätzlich legen Sie die Basis der Einstellungen in den ‚Systemeinstellungen‘ unter ‚Web Portal‘ fest.
Die Einrichtung für Mitarbeiter-, Kunden- und Auftrags- Zugänge befinden sich in den ‚Stammdaten‘.
5.9.1 Zugang Mitarbeiter
 | Unter ‚Stammdaten‘ ‚Mitarbeiter‘ haben Sie 2 Optionen, Zugänge für Ihre Mitarbeiter zu erstellen.
1.) Über die ‚Webeinstellungen‘ können Sie einzelnen Mitarbeitern Zugangsdaten und Berechtigungen erteilen. Der Anmeldename wird automatisch generiert. Die E-Mail Adresse kann ausgewählt werden, wenn Sie bei dem Mitarbeiter auch eine hinterlegt haben. Das Passwort können Sie selbst erstellen, oder mit Klick auf das ‚+‘ ein Passwort generieren. Wenn sie den Haken bei ‚Passwort bei erster Anmeldung ändern‘ setzen, dann muss der Mitarbeiter nach der ersten Anmeldung das Passwort ändern. 2.) haben Sie mehrere Mitarbeiter, die den Web-Zugang erhalten sollen, wählen Sie in der Menü-Leiste den Punkt ‚Serienmail neue Web Mitarbeiter‘ aus In dem nun geöffneten Fenster werden alle Mitarbeiter angezeigt, bei denen eine E-Mail Adresse hinterlegt ist und die noch nicht über einen Web-Zugang verfügen. Ist in der aufgerufenen Mitarbeitergruppe ein Einsatzleiter, der über andere Berechtigungen verfügen soll, muss dieser hier ausgeklammert werden. Bearbeiten Sie daher solche Sonderfälle bevor Sie die Option Serienmail wählen. Die Empfänger-Zeile ist ausgeblendet, da diese ja bereits feststehen. Sie haben die Möglichkeit noch eine CC Die Mitarbeiter erhalten dann mit Klick auf den Briefumschlag oben links, eine E-Mail mit ihrem Passwort für den Web-Zugang. |
 | Einsatzleiter: In DISPONIC können Sie Ihren Mitarbeitern den Status Einsatzleiter geben. Hierzu müssen Sie in den Webeinstellungen des Mitarbeiters den Haken bei Einsatzleiter reinnehmen. Der Einsatzleiter hat Einsicht auf alle verplanten Dienste, von allen Aufträgen und Mitarbeitern. |
5.9.2 Zugang Kunde
 | Ähnlich wie bei der Einrichtung des Web für Mitarbeiter ist das Vorgehen im Bereich der Kunden. Die Einstellung bezieht sich immer auf den in der Kundenliste blau unterlegten |
 | Der Kunde kann seinen Benutzern einen WEB Zugang erstellen. Diese Benutzer haben somit Zugriff auf den Dienstplan, Wachbuch, Tourdaten und Informationen. Zuerst erstellen Sie einen Benutzer, indem Sie auf das ‚+‘ klicken. Befüllen Sie die Felder und speichern mit Klick auf das Häkchen. Zuletzt können Sie oben Rechts im Feld die Auftragszuordnung aufrufen. Wählen Sie den gewünschten Auftrag und den Mitarbeiter. Mit Klick auf das Häkchen speichern Sie den Vorgang. |
5.9.3 Zugang Auftrag
Das Fenster „Webfreigabe des Auftrags“ ist etwas weitläufiger, als bei den Webeinstellungen für Kunden. Sie haben in diesem Fenster diverse Felder, die je nach Lizenz zu
bearbeiten sind.
Auftragsfreigabe: geben Sie hier an, bis zu welchem Tag Ihre Mitarbeiter den Auftrag einsehen können soll.
Auftragszeiten/bei Zeiterfassung per NFC: Erfolgt in Ihrem Unternehmen die Zeiterfassung per NFC-Chip, können Sie hier einrichten, in welchem Zeitrahmen sich die
Mitarbeiter zum Dienst ein- oder ausstempeln können. Dies gilt sowohl für Dienstbeginn, als auch Dienstende. (kommen/gehen)
Zeiterfassung durch externes System via Schnittstelle: in diesem Fall müssen die Felder im Bereich „Import“ gepflegt werden.
Soll ein globaler Auftragslogin greifen, den Sie bereits unter den Systemeinstellungen definiert haben, aktivieren Sie bitte hierfür unten rechts das Kontrollkästchen
Wunschplanung bis…: Sollen Ihre Mitarbeiter die Möglichkeit haben, sich zu einem Dienst zu melden, so ist dies in die Wunschplanung. Geben Sie an dieser
Stelle den Zeitraum frei. (sehr praktisch bei Veranstaltungen, für Aushilfen beispielsweise). Der globale Auftragslogin soll nicht gelten? – Dann nutzen Sie hier die Einrichtungsmöglichkeiten für Anmeldename und Passwort.
5.9.4 Zugang Subunternehmer
 | Ähnlich wie bei der Einrichtung des Web für Kunden ist das Vorgehen im Bereich der Subunternehmen. Die Einstellung bezieht sich immer auf den blau unterlegten In den Stammdaten der Mitarbeiter können Sie im Detailsfenster den Mitarbeiter einem Lieferanten zuordnen. Der Lieferant hat Zugriff auf den Dienstplan seiner Mitarbeiter. Dies erspart Ihnen den allmonatlichen Versand von Berichten. Sie haben außerdem die Wahl, ein Passwort |
5.10 Verfügbar
 | Die Mitarbeiter können Ihnen mitteilen, wann Sie eingesetzt werden können. Nutzen Sie unsere DISPONIC App oder unser DISPONIC Web-Modul, können die Mitarbeiter dies ganz einfach hierüber bekannt geben. |
 | Ablauf Verfügbar:
|
TIPP: Für Vollzeitkräfte ist dieses Tool vermutlich nicht allzu wichtig, für Aushilfen ist es jedoch nützlich. Sie können Ihnen leicht mitteilen, an welchen Tagen und zu welchen Zeiten sie verfügbar sind.
Der Mitarbeiter kann die Mitteilung per Telefon, per E-Mail oder über das Disponic Web versenden.
 | Planungsdarstellung der Verfügbarkeit. |
TIPP: Wenn die farbliche Darstellung bei Ihnen nicht erscheint, können Sie diese über das ‚Zahnrädchen‘ über der Mitarbeiterübersicht in der Dienstplanung einstellen (Feld: Verfügbarkeit anzeigen).
Ansicht im WEB-Portal:
Klicken Sie im Menüpunkt ‚Wünsche‘ und von dort auf ‚Verfügbar‘. Hier verfügt der Mitarbeiter eine Historie über eine Historie seiner Verfügbarkeit. Wenn kein Dienst geplant ist, kann der Mitarbeiter die Verfügbarkeit wieder löschen.
Eintrag Verfügbar:
- gewünschtes Datum auswählen
- über das ‚+‘ Verfügbar eintragen
Der Datensatz erscheint in DISPONIC unter ‚Verfügbar‘
5.11 Freiwunsch
 | Mitarbeiter können Ihnen melden, wann Sie einen Freiwunsch haben. Nutzen Sie unsere DISPONIC App oder unser DISPONIC Web-Modul, können die Mitarbeiter dies ganz einfach hierüber melden. Diese Funktion ist besonders für Vollzeitkräfte sinnvoll. Der Wunsch ist identisch einzugeben wie die Verfügbarkeit (siehe auch Punkt 5.9). |
 | Planungsdarstellung Freiwunsch. |
TIPP: Wenn die farbliche Darstellung bei Ihnen nicht erscheint, können Sie diese über das ‚Zahnrädchen‘ über der Mitarbeiterübersicht in der Dienstplanung einstellen (Feld: Freiwunsch anzeigen).
Ansicht im WEB-Portal:
Klicken Sie im Menüpunkt ‚Wünsche‘ und von dort auf ‚Freiwunsch‘. Hier verfügt der Mitarbeiter über eine Historie seiner Einträge der Freiwünsche. Wenn ein Dienst bereits geplant ist, kann kein Freiwunsch eingereicht werden.
Eintrag Freiwunsch:
- gewünschtes Datum auswählen
- über das ‚+‘ Verfügbar eintragen
Der Datensatz erscheint in DISPONIC unter ‚Freiwunsch‘
5.12 Leistungsprüfung
 | Einstellungsoptionen der Auswertung:
|
5.13 Stundenwertstellung
In diesem Menüpunkt können Sie die durchschnittliche Arbeitszeit eines Mitarbeiters darstellen. Dafür müssen Sie zunächst Ihre Berechnungen durchführen und den Durchschnittwert ermitteln. Anschließen können Sie oben rechts auf ‚Vorlage speichern‘ klicken. Die daraus erstellte Excel-Datei können Sie mit Ihren Daten / Berechnungen befüllen. Die ausgefüllte Datei können Sie wieder in DISPONIC importieren, indem Sie oben rechts auf ‚Datenimport‘ klicken.
Mithilfe dieser Funktion wird bspw. bei Planung von Urlaub die genaue Durschnittzeit genommen. Wenn Sie in der Planung den Mauszeiger auf den geplanten Tag führen, sehen Sie auch dort die genaue Stunden für den Urlaub.
5.14 Urlaubsanträge
 | Auch die Bearbeitung von Urlaubsanträgen ist in DISPONIC möglich. Über den Menüpunkt ‚Urlaubsanträge‘ gelangen Sie, per Klick auf das Kalendersymbol in der Menüleiste oben rechts, in den Personalkalender. Das ist der selbe ‚Personalkalender‘ wie unter Punkt 4.1.11 beschrieben. Der Unterschied über diesen Zugriff anstelle über die Stammdaten ist, dass kein Mitarbeiter vorausgewählt ist. |
 | Nutzen Sie DISPONIC Web, können die Mitarbeiter hierüber ihren Antrag stellen (ebenso wie Freiwunsch oder Verfügbarkeit). |
HINWEIS: Ein beantragter Urlaub kann nicht verändert werden! Er kann lediglich storniert und neu beantragt werden!
 | Über die Druckfunktion können Sie sich die Urlaubsantragsliste auch ausdrucken lassen. |
 | Wenn Sie einem Mitarbeiter die Urlaubsantragliste ausdrucken wollen, eignet sich die Druckauswahl: Urlaubsantrag, wie in Punkt 5.6.1 beschrieben. Aus dem Papierantrag geht der Mitarbeitername, Personalnummer, Beantragter Zeitraum mit Datum, Urlaubstage, Antragsdatum und der Status hervor. Den Status kann man nur im Menü Urlaubsanträge ändern, nicht auf dem Formular. Es befinden sich hierauf zudem zwei Unterschriftenfelder zur Gegenkontrolle durch z.B. Objekt und Einsatzleiter. |
Ansicht im WEB-Portal:
Klicken Sie im Menüpunkt ‚Wünsche‘ und vor dort auf ‚Urlaubsantrag‘. Hier verfügt der Mitarbeiter über eine Einsicht auf sein Abwesenheitskonto mit aktuellem Anspruch auf Urlaub. Zudem sieht der Mitarbeiter die bereits genehmigten, ausstehende, abgelehnte und stornierte Urlaubsanträge.
Antrag auf Urlaub:
- gewünschtes Datum auswählen
- über das ‚+‘ Urlaubsantrag einreichen
Der Datensatz erscheint in DISPONIC unter ‚Urlaubsanträge‘
5.15 Auswertung
 | Für die Module ‚Planung‘, ‚Betriebsrat‘, ‚Wächterkontrolle‘, ‚Ressourcenverfolgung‘, ‚Lohn‘, ‚Faktur‘, und ‚Statistik‘ gibt es das Tool ‚Auswertung‘. Die Auswertungen basieren auf der Funktionsweise von Pivot-Tabellen. |
Die Spalten sind in allen Vorlagen unterschiedlich vorgegeben. Mit der Maus können Sie die gewünschten Spalten / Felder in die Tabelle als Spalte ziehen. Bei jeder Auswertung wird die Gestaltung des Drucks /Seitensortierung so eingerichtet, dass die erste Spalte auch zugleich die Seitensortierung definiert bzw. den Seitentitel benennt.
Die Menüzeile kurz erklärt:
- Auswertungsart: hier haben Sie vorgegebene Auswahlmöglichkeiten festgelegter Layouts (in Verbindung mit der Auswahl ‚Layout‘).
- ‚Layout speichern‘: wenn Sie sich eine Tabelle zusammengestellt haben und mit diesem zu einem anderen Zeitpunkt wieder arbeiten möchten.
- ‚Layout löschen‘: wenn Sie ein zuvor gespeichertes Layout aus Ihrer Liste wieder dauerhaft entfernen möchten.
- ‚Filter entfernen‘: entfernt alle gesetzten Filter (sollte die Auswertung aus irgendeinem Grund nicht das gesuchte auswerfen, prüfen Sie, ob noch Filter aktiv sind!)
- Unter ‚Feldliste anzeigen‘ können Sie weitere Pivot-Felder in die Auswahl mit aufnehmen (sofern noch weitere vorhanden)
Zur Veranschaulichung Beispiel:
Auswertungsart: Planung Layout: nach Mitarbeiter
Über dieses Layout können Sie für jeden Mitarbeiter, alle Einsätze inkl. Stunden anzeigen lassen.
Nicht benötigte Spalten ziehen Sie aus der Tabelle hoch (siehe Bild).
Von Ihnen gewünschte Spalten ziehen Sie von oben in die Tabelle rein und ordnen es beliebig ein.
Zur Veranschaulichung Beispiel:
Auswertungsart: Planung Layout: nach Mitarbeiter
Dieses Layout ermöglicht Ihnen eine Ansicht über Prüfungsverletzungen in der Planung.
Nicht benötigte Spalten ziehen Sie aus der Tabelle hoch (siehe Bild).
Von Ihnen gewünschte Spalten ziehen Sie von oben in die Tabelle rein und ordnen es beliebig ein.
TIPP: Oben rechts in der Auswertung finden Sie noch die Buttons für Export nach Excel und die Einstellungen dazu, und die Möglichkeit die Layoutansicht zu drucken.
 | Wenn Sie zum Beispiel Kaufhausdetektive einsetzen, können Sie mithilfe der Lizenz: ‚Zugriffe‘ die Fälle in der Planung bzw. beim Dienst hinterlegen und anschließend eine Auswertung erstellen. |
 | Die Anzahl der Fälle und den Warenwert können Sie in der Planung beim Dienst erfassen. Dafür klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Dienst und wählen ‚Bearbeiten‘ aus. Auf der linken Seite befindet sich das Feld (siehe Bild). |
5.16 Personalkalender
 | Der Personalkalender wurde bereits in den Stammdaten dargestellt. ‚Stammdaten‘ > ‚Mitarbeiter‘ > ‚Personalkalender‘ unter Punkt 4.1.11. |
5.17 Übersicht Abwesenheitskonten
 | Die Abwesenheitskonten der Mitarbeiter werden in einer Tabellenansicht angezeigt. Hier sehen Sie übersichtlich den aktuellen Status jedes Mitarbeiters. |
5.18 Abwesenheitsbesetzung
 | Die ‚Übersicht Abwesenheitskonten‘ bietet Ihnen einen schnellen Überblick über abwesende Mitarbeiter in tabellarischer Ansicht. In der oberen linken Ecke können Sie zunächst das entsprechende Jahr und dann die entsprechenden Abwesenheiten auswählen. Im Detailfenster können beispielsweise Mitarbeitern gefiltert werden. Nachfolgend sehen Sie das Ergebnis Ihrer Auswahl. |
 | Auf der rechten Seite vom ‚Aktualisierung‘ – Button befinden sich die Einstellungsmöglichkeiten. Hier können Sie festlegen, ab welcher Anzahl und in welcher Farbe die farbliche Kennzeichnung in der Übersicht verändern werden sollen. |
5.19 Antrittskontrolle
 | Die Antrittskontrolle dient zur Überwachung der Zeiten für den Dienstbeginn und das Dienstende. Zuvor müssen Sie ein Antrittskontrollmodell hinterlegen. (siehe Punkt 3.6.6) |
 | Dem hinterlegten Antrittskontrollmodell können Sie einzelne Aufträge, oder auch einzelne Dienste zuweisen. |
 | In der oberen rechten Ecke des Fensters können Sie Einstellungen vornehmen. Wichtig ist hier die Einstellung: ‚Zeige Dienste vor Dienstantritt‘. Wenn Sie zum Beispiel ‚2 Stunden‘ eingetragen haben, sehen Sie alle nicht erfassten Zeiten für die Dienstbeginne und die Dienstenden von Ihren Mitarbeitern. |
Links im Menü sehen Sie ‚noch zu bestätigende Dienste‘ und rechts ‚überfällige Dienste‘.
Sobald der Mitarbeiter sich zum Beispiel mittels NFC-Chip zum Dienst anmeldet, verschwindet diese Meldung.
 | Sollte sich der Mitarbeiter nicht zum Dienst anmelden, haben Sie durch einen Rechtsklick auf die Meldung folgende Möglichkeiten: Sie können die Zeiterfassung aufrufen und die Zeit manuell nachtragen oder die entsprechende Meldung entfernen. |
5.20 Wunschplanung
Bei der Wunschplanung geben Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, sich selbst für einen Dienst zu melden.
Die Dienste werden in DISPONIC freigegeben und der Mitarbeiter im Web sieht dann die verfügbaren Dienste.
 | Die Aufträge müssen zunächst in den Stammdaten freigegeben werden. Dazu klicken Sie in den Stammdaten auf ‚Aufträge‘ und wählen den gewünschten Auftrag aus. Im nächsten Schritt klicken Sie auf ‚Einstellungen für Web Aufträge‘. |
 | Im rechten Bereich des Fensters befindet sich die Einstellung für die Wunschplanung. Wunschplanung bis: Hier geben Sie die Frist ein, bis wann ein Mitarbeiter die Dienste bestätigen kann Dienste von / bis: Hier geben Sie einen Zeitraum an, der die Dienste beinhalten soll, die der Mitarbeiter bestätigen kann
Beispiel Screenshot: Sie benötigen im Zeitraum 21.09.2023-30.09.2023 noch Mitarbeiter für die Dienste. Die Mitarbeiter dürfen bis spätestens 20.09.2023 die Dienste bestätigen. |
HINWEIS: Das Datum unter ‚Wunschplanung bis‘ muss vor dem Startdatum ‚Dienste von / bis‘ liegen.
Ansicht WEB:
Über den Menüpunkt ‚Wünsche‘ klicken Sie auf ‚Wunschplanung‘.
Hier hat der Mitarbeiter Einsicht auf die vom Benutzer freigegebenen Aufträge und Dienste.
Der Mitarbeiter hat hier die Möglichkeit, Dienste zu bestätigen.
Die Datensätze haben unterschiedliche Farben:
- Orange: Dienst kann mit klick auf das Häkchen bestätigt werden
- Grün: Dienst ist bereits bestätigt
- Rot: Mitarbeiter ist nicht qualifiziert, Dienst kann nicht bestätigt werden.
HINWEIS: Wenn der Mitarbeiter im WEB den Dienst mit Klick auf das Häkchen bestätigt, ist dieser Dienst automatisch in der Dienstplanung verplant.
Serkan Kasap
Bite AG , Filderstadt, Deutschland
