5 Dienstplanung
5 Dienstplanung
In diesem Bereich erhalten Sie eine Übersicht über die gesamten Planungstools.
Voraussetzung zum Planen:
- Stammdaten: Anlegen des Kunden
- Stammdaten: Anlegen des Auftrags
- Stammdaten: Anlegen des Dienstes
5.1 Dienste erfassen
 | Zuerst muss der Dienst über ‚Stammdaten -> Aufträge -> Dienste -> Schnellerfassung‘ angelegt werden. Voraussetzung:
|
TIPP: Planung per ‚Drag&Drop‘:
Die Mitarbeiterplanung auf andere Dienste kann per Drag & Drop im Einzeltagmodus durchgeführt werden.
 | Grundlageninformationen des Dienstes:
Weitere Eingabefelder des Dienstes:
Nach Eintragung mit ‚Speichern‘ anlegen |
HINWEIS: Im Falle einer Dienstanlage, die Sie ebenfalls bei einem anderen Auftrag verwenden möchten, haben Sie die Möglichkeit anhand der Funktion ‚Verlegen‘
dies zu tun. Wir raten dazu, zunächst den betreffenden Dienst zu kopieren bevor er einem anderen Auftrag zugewiesen wird. Hierdurch bleiben alle Daten in der
Planung erhalten. Andernfalls würden diese nicht mehr greifbar sein. Verwenden Sie ausschließlich den kopierten Datensatz zur Verlegung!
5.1.1 Dienste verlegen / einem anderen Auftrag zuweisen
 | Über ‚Stammdaten -> Aufträge -> Dienste‘ gelangen Sie zum Detailsfenster Ablauf Dienstplanverlegung / anderem Auftrag zuweisen:
|
TIPP: Soll an einem bestimmten Tag, z.B. Feiertag, KEIN Dienst stattfinden, dann wählen Sie diesen Tagtyp aus und geben Sie eine fiktive Zeit ein, aber belassen Sie die
Mitarbeiterzahl bei ‚0‘. Hierdurch werden die Sollvorgaben genauer und eine Leistungsauswertung exakter.
5.2 Dienste anlegen
 | Optionen der grafischen Darstellung des Planungsfeldes:
Ablauf Dienstplanungseinrichtung:
1. Mit Auswahl bestätigen 2. Per Drag and Drop ins Planungsfeld einfügen |
 | Optionen der Zeitraum-Auswahl:
|
TIPP: Wenn Sie mehr als einen Auftrag verplanen wollen, dann wählen Sie einfach den betreffenden Auftrag von der Auftragsliste aus. Der weitere Auftrag wird sich darunter angliedern.
 | Einstellungsoptionen des Planungsfeldes:
|
5.2.1 Layout der Planung speichern
 | Einstellungsoptionen des Layouts:
|
5.2.2 Mehrfachöffnen des Planungsfensters
TIPP: Sie möchten mit mehreren Bildschirmen und Aufträgen planen?
1. Öffnen Sie weitere Planungsfenster durch Klicken des Menübuttons ‚Dienstplanung‘ (siehe 5.1)
2. Verschieben des neuen Tabs ‚Dienstplanung‘ auf den gewünschten Bildschirm per ‚Drag&Drop‘
Voraussetzung:
- Systemeinstellungen -> Anwendungseinstellungen -> ‚Planung->Einzelplanung‘
- Wert auf ‚Nein‘
5.2.3 Hinzufügen von Mitarbeitern in die Planung
 | Mitarbeiter hinzufügen: Folgende Möglichkeiten:
|
5.2.4 Verplanung der Dienste
 | Verplanung der Dienste: 2. Klicken Sie im Anschluss einmal auf den Dienst Ihrer Wahl im linken Bereich. 3. Zuletzt führen Sie den Mauszeiger auf den gewünschten Tag (Spalte) zu einem Mitarbeiter (Zeile) und bestätigen mit der linken Maustaste. |
HINWEIS: Pro Klick wird ein Dienst verplant. Wenn Sie doppelt klicken, wird der Dienst demnach zweimal geplant. Jedoch erscheint eine Meldung bezüglich einer Zeitüberschneidung, mit der Sie durch ‚abbrechen‘ noch die Doppelplanung verhindern können.
 | Löschung von Diensten: Einfaches Löschen: Rechtsklick auf den Dienst und mit ‚Löschen‘ bestätigen Löschmodus: ‚Löschmodus aktivieren‘ und zu löschende Dienste auswählen. Meldung bestätigen und Löschmodus wieder deaktivieren. |
HINWEIS: Mit aktiviertem Löschmodus ist keine weitere Planung möglich.
Papierkorb grün= Löschmodus aktiv
Papierkorb rot= Planung aktiv
5.2.5 Sonderfälle
- Ihr Auftraggeber meldet kurzfristig, dass ein zweiter Mitarbeiter benötigt wird (Sollvorgaben
für einen Tag ändern) - Die Dienstzeiten ändern sich (Sollvorgaben für einen Tag ändern)
- Ein Dienst fällt aus
- Ein Mitarbeiter erkrankt oder fällt aus anderen Gründen während des Dienstes aus
- Ein Mitarbeiter erkrankt vor dem Dienst, die Abwesenheit ‚Krank‘ soll die Dienstzeiten
übernehmen (Lohnausfall)
Die Sollvorgaben für einen Tag ändern (Zeit und
Mitarbeiter):
- Führen Sie den Mauszeiger auf den betroffenen
Dienst und Tag - Wählen Sie „Eintrag bearbeiten“ aus
- Anpassung nach Wunsch
- Speichern durch Klick auf grünes Häkchen
Optionen der Anpassung:
- Anzahl (Mitarbeiter)
- Beginn und Ende der Zeiten
- Pausenabzug bei Verwendung von Disponic für
o Lohn und/oder
o Faktur
Vorgehensweisen bei der Dienstplanung
Dienst fällt aus
a) Anpassung der Sollvorgabe (siehe oben) oder
b) Löschen des Dienstes: Der komplette Dienst wird an diesem Tag gelöscht. In beiden Fällen erscheint in der Planung dann der Soll/Ist-Wert grün mit ‚0‘.
Mitarbeiter erkrankt während dem Dienst
1. Dienstzeit beim Mitarbeiter anpassen (vgl. Dienstzeit ändern). Einfügung von Bemerkung möglich.
2. Aus Liste der Abwesenheiten ‚Krank‘ auswählen und per ‚Drag&Drop‘ auf den betreffenden Tag ziehen.
3. ‚Abwesenheit planen‘ auswählen.
4. Geplanter Dienst und die Abwesenheit erscheint zur Auswahl und kann einem anderen Mitarbeiter zugewiesen werden.
5. In der Planung wird der Dienst als ‚überplant‘ angezeigt.
Mitarbeiter erkrankt vor dem Dienst
Vorgehensweise wie oben bis zum 2. Punkt, danach:
1. ‚Schichten ersetzen, Zeiten übernehmen‘ (bei Verwendung des Lohnausfallprinzips) oder
2. ‚Schichten löschen‘
5.2.6 Sonstiges Know-how zur erfolgreichen Planung
Schnelles Finden von passenden Mitarbeitern
1. Maus auf betreffenden Dienst und Tag führen und mit Rechtsklick bestätigen.
2. Wähle Punkt ‚Mitarbeiter finden‘.
3. Auswahl der Prüfungen in der rechten Spalte des neuen Fensters.
4. Anzeige der Mitarbeiterauswahl die den Kriterien entsprechen.
Schnelles zeigen der geplanten Mitarbeiter für einen Dienst
1. Maus auf betreffenden Dienst und Tag führen und mit Rechtsklick bestätigen.
2. Wähle Punkt ‚Mitarbeiter zeigen‘.
3. Anzeige aller geplanten Mitarbeiter für diesen Dienst.
Möchten Sie lediglich wissen wer geplant wurde, genügt es mit der Maus auf den Dienst und Tag zu gehen. Per Tooltip (vorausgesetzt Sie haben die Einstellungen so vorgenommen) wird Ihnen die gewünschte Info angezeigt inkl. geforderte Qualifikationen, Dienstzeiten etc.
Freie Mitarbeiter für den Tag finden
1. Maus auf betreffenden Dienst und Tag führen und mit Rechtsklick bestätigen.
2. Wähle Punkt ‚Mitarbeiter frei am [DATUM]‘
3. Alle verfügbaren Mitarbeiter werden angezeigt. Qualifikationen werden nicht geprüft.
Wurde der geplante Dienst an Lohn und/ oder Faktur berechnet und übertragen?
1. Maus auf betreffenden Dienst und Tag führen und mit Rechtsklick bestätigen
2. Wähle Punkt ‚Information‘.
3. Falls die Berechnung bereits durchgeführt wurde, sind in den Kontrollkästchen gesetzte Häkchen.
4. Falls die Rechnung/ Faktur erstellt wurde, wird die Rechnungsnummer angezeigt.
Dienste fortführen
1. Maus auf betreffenden Dienst und Tag führen und mit Rechtsklick bestätigen.
2. Wähle Punkt ‚Fortführen‘.
3. Planung entsprechend den Sollvorgaben vornehmen.
Dienste kopieren
1. Maus auf betreffenden Dienst und Tag führen und mit Rechtsklick bestätigen.
2. Wähle Punkt ‚Kopieren‘.
Unabhängig von den Sollvorgaben ist es Ihnen möglich Dienste zu kopieren, selbst wenn die Vorgabe Null ist. Die Dienstzeit wird übernommen.
Zeige Lohngültigkeiten
1. Maus auf betreffenden Dienst und Tag führen und mit Rechtsklick bestätigen.
2. Wähle Punkt ‚Zeige Lohngültigkeiten‘.
Dieser Punkt ist besonders dann interessant, wenn Sie die Lohnauswertung durchführen und feststellen dass ein Auftrag oder Dienst nicht in die Berechnung mit eingeflossen ist. Wird bei Aufruf der Lohngültigkeiten ein Fehler angezeigt, bzw. die Gültigkeit ‚*Fehler*‘, so müssen Sie noch einzelne Einstellungen vornehmen, damit der Lohn korrekt berechnet wird. Mehr dazu finden Sie im Modul Lohn.
Hinweise auf Folgedienste und Beschreibungen
Schichtbeschreibung verbergen sich hinter dem Notizzettel-Icon in der Sollvorgabe. Ein Folgedienst, der einem anderen bereits zugewiesen ist, wird durch eine Art Büroklammer angezeigt. Wird ein solcher Dienst geplant, werden alle aneinandergeketteten in der Planungszeile des Mitarbeiters aufgerufen.
TIPP: Wenn Ihnen Informationen zu einem Auftrag oder Mitarbeiter fehlen, können sie per Doppelklick auf den Auftrag, Dienst oder Mitarbeiter den jeweiligen Datensatz aufrufen!
5.2.7 Tagesplanung
 | Um auf die Tagesplanung zuzugreifen, müssen die Berechtigungen beim jeweiligen Benutzer oder der Benutzergruppe freigeschaltet werden. |
Alle Funktionen der Monatsplanung funktionieren auch in der Tagesplanung. Zwischen der Monats- und Tagesplanung ist eine Live-Datenübertragung eingerichtet. Somit muss keine manuelle Aktualisierung erfolgen.
Die vertikale Ansicht ist als Standardlayout festgelegt. Kann jedoch wie gewohnt auf horizontal oder gespiegelt verändert werden.
Die angezeigten Mitarbeiter beziehen sich immer auf den ausgewählten Dienst. Beim Hinzufügen neuer Mitarbeiter werden diese direkt auf den ausgewählten Dienst geplant. Per ‚Drag&Drop‘ lassen sich ein oder mehrere Mitarbeiter umplanen.
5.3 Zeiterfassung
 | In der Zeiterfassung erscheint die Dienstplanung des aufgerufenen Zeitraumes in tabellarischer Form, flexibel gestaltbar für Sie als Nutzer. Wie in den Mitarbeiterstammdaten oder den Aufträgen usw. können Sie per Rechtsklick in die Spaltenüberschrift und Auswahl der ‚Spaltenauswahl‘ weitere Spalten in die Tabelle einfügen oder auch entfernen. In der Menüleiste des Fensters haben Sie, von links nach rechts erklärt, zunächst den Punkt, der Sie an dieser Stelle das Layout zurückstellen lässt. Daneben zwei Pfeile zum einfachen ‚Springen‘ zwischen den Zeiträumen. Anschließend finden Sie wie auch in der Dienstplanung das Datumfeld für den Beginn und das Ende des zu betrachtenden Zeitraumes. Die Schaltfläche mit dem grünen und blauen Pfeil dient der Aktualisierung der Ansicht. Der ‚Drucken‘ Button ermöglicht den Ausdruck der vorhandenen Ansicht. Spaltenbreiten können Sie bereits in dieser Ansicht anpassen. Das Druck-Layout, ob Hoch oder Querformat, kann dann in der Druckvorschau angepasst werden. Wenn Sie von Mitarbeitern erfasste Zeiten übernehmen wollen, können Sie zuerst über ‚Zeige zu erfassende Zeiten‘ die Datensätze anzeigen lassen, die noch zu übernehmen sind. Demnach können Sie dann die erfasste Zeit übernehmen oder verwerfen. Darüber hinaus können Sie unbestätigte Schichten anzeigen und bestätigen. |
5.4 Zeitimport (Lizenz)
 | Zeiten können von externen Programmen importiert werden (VDQ, EBS, „Stempeluhr“ etc.). Fragen hierzu werden Ihnen gerne von unserer DISPONIC – Hotline beantwortet. |
5.5 Monatsabschluss
 | Der Monatsabschluss kann gesetzt werden, indem Sie die Aufträge auswählen und das Schlosssymbol anklicken. Der Monatsabschluss dient dazu, dem Monat ein Ende zu setzen. Ohne dieses Tool besteht die Gefahr, dass ggf. nachträglich noch Stunden geändert werden können. Dadurch kann ein Nachteil für Kunden und Mitarbeiter, aber auch für das eigene Unternehmen entstehen. Die markierten Aufträge sind nun für den gewählten Monat beendet. Es können keine Änderungen mehr durchgeführt werden, weder in der Planung, noch in der Zeiterfassung. |
5.6 Dienstpläne
5.6.1 Darstellung der Dienstpläne über Druckauswahl
 | Die Druckauswahl ist identisch mit der Druckauswahl in der Dienstplanung. Hier steht lediglich die Leistungsprüfung noch mit zur Auswahl. |
Dienstplan Auftragsliste
Die Auftragsliste bietet sich als Einsatznachweis an, da Mitarbeiter ihre geleisteten Dienste Zeile für Zeile unterschreiben können.
Dienstplan Auftragsliste Pausenbasiert
Entgegen der nicht pausenbasierten Auftragsliste, bei der es um die reine Arbeitszeit und Anwesenheit geht, werden hier nur die vorgegebenen Pausen ohne Dienstzeit in einer Liste dargestellt.
Dienstplan Auftragsliste Zeiten
In dieser Auswahl haben Sie sowohl die Arbeitszeit, als auch die Pausenzeit in Übersicht.
Dienstplan für den Mitarbeiter
Bei dem ‚Dienstplan für den Mitarbeiter‘ ist die Leiste der einzugrenzenden Parameter sehr umfangreich. Neben den allgemeinen Parametern stehe Ihnen noch folgende Optionen zur Auswahl.
- Nach was soll sortiert werden? (Name oder Personalnummer)
- Alle Tage anzeigen? (ist der Haken gesetzt, wird der vollständige Zeitraum mit Leerzeilen an freien Tagen generiert)
- Soll eine Dienstbemerkung angezeigt werden? (Dienstbeschreibung geben Sie ein: Stammdaten – Auftrag – Dienste > Dienstbeschreibung in den Details)
- Anzeige der Pausenzeiten?
- Soll eine Schichtbemerkung angezeigt werden? (Wird in der Planung beim Dienst des Mitarbeiters eingefügt, durch Rechtsklick auf den Dienst und Auswahl von ‚Bearbeiten‘)
- Stundenaufteilung nach Lohn? (nicht der Lohn wird angezeigt, sondern die Aufteilung der Stunden nach Nacht, Feiertag etc.)
- Duplex optimiert? (ein zweiseitiger Dienstplan, gedruckt auf Vorder- und Rückseite)
- Inklusive Pausen (Bruttoarbeitszeit wird angezeigt, z.B. statt 10h 0 min werden 10H 45min angezeigt)
- Soll ein ‚Freitext‘ abgedruckt werden? Dann bitte hier eingeben! Dieser Freitext wird dann auf alle Dienstpläne gedruckt, die aufbereitet werden.
- Wenn Sie eines der monatlichen Paramater (Soll/Ist- Vergleich, AZK-Werte, Urlaub) anhaken, ist nur eine Auswahl eines gesamten Monats möglich und kein ‚von-bis‘.
Dienstplan Monatsübersicht
In dieser Planvariante wird der Dienstplan nach Aufträgen generiert. Neben den erläuterten Anzeigemöglichkeiten, können Sie hier zudem die Farbgebung steuern. So können die Dienste farbig dargestellt werden, wie in der Planung. Oder Sie lassen nur die Arbeitszeit, nicht aber die Dienstzeiten abdrucken. Stunden können aufsummiert werden etc.
Leistungsprüfung
Die Leistungsprüfung dient als unkomplizierte und schnelle Übersicht bezüglich der personellen Abdeckung Ihrer Aufträge. Nicht besetzte Dienste werden mit entsprechenden Leerfeldern angezeigt. In der Auswahl können Sie zudem auf Dienste oder Schichten filtern.
Mitarbeiterkalender
Mit diesem Tool haben Sie die Möglichkeit den Mitarbeiterkalender aufzurufen und zu drucken. Sie können hierbei wählen, ob die geplanten Dienste als X dargestellt werden, oder mit der Auftrags- oder Dienstkurzform. Zudem können Sie wählen, ob die Dienste farbig dargestellt werden sollen.
Urlaubsanträge
Die unter dem Menüpunkt ‚Urlaubsanträge‘ eingereichten Urlaubswünsche der Mitarbeiter können hier ausgedruckt werden. Hierzu sind zwei Unterschriftenfelder am Seitenende vorhanden.
Wocheneinsatzplan
Über den Wocheneinsatzplan können Sie sich eine Übersicht über die gewählte Woche erstellen. Auch hier haben sie eine umfangreiche Auswahl an Parametern.
5.6.2 Dienstplanversand
Die erstellten Dienstpläne können über mehrere Wege den Mitarbeitern zugänglich gemacht werden:
- In Papierform,
- Per Mail,
- In DISPONIC im Web,
- Als SMS.
Für den Druck eines Dienstplanes und den Versand per Mail ist es erforderlich, zunächst den Druck des gewünschten Planes aufzurufen.
Über ‚Systemeinstellungen‘ und ‚Druckausgaben‘ können Sie weitere Druckausgaben hinzufügen und nach Ihrem Wunsch anpassen.
Der Unterschied der beiden Druckfunktionen ist geringfügig. Wählt man den Druck aus einem aktiven Planungsfenster mit Aufträgen und Mitarbeitern, werden diese Parameter schon bei Aufruf des Drucks vorausgewählt. Bei Auswahl des Drucks über das Planungsmenü müssen die gewünschten Parameter ausgewählt werden.
HINWEIS: Wenn Sie über ‚Duplex optimiert‘ den beidseitigen Druck aktivieren, verschwindet der Button für den E-Mail Versand.
 | Versand per Mail: Bitte deaktivieren Sie den beidseitigen Druck durch entfernen des Hakens bei ‚Duplex optimiert‘. Außerdem muss für den Disponenten die E-Mail Einstellungen eingerichtet und die E-Mail Adresse des Mitarbeiter in den Stammdaten eingepflegt sein. |
 | Sind die Pläne aufbereitet und die E-Mail Einstellungen vorhanden, erscheint der Button: ‚Sende Emails‘ (s.o.). Bei Klick hierauf wird der E-Mail Versand gestartet und die Frage ‚Wurde der Report erfolgreich gedruckt?‘ erscheint. |
 | In den Systemeinstellungen können Sie E-Mail Einstellungen vornehmen und eine Mail-Adresse zur Kontrolle des Versands in ‚CC‘ nehmen. |
 | Hier können Sie zudem unter dem Reiter ‚Planungsberichte‘ einen Standardtext eintragen. Andernfalls kommt der Planungsbericht kommentarlos beim Mitarbeiter an. Im Betreff der Mail wird angezeigt: ‚Dienstplan für den Mitarbeiter [MA-Nr.] – MA-Name – Zeitraum‘ |
 | Für einen datenschutzkonformen Versand des Dienstplanes ist es möglich, die PDF-Datei mit einem Passwort zu verschlüsseln. Hierzu müssen in den Systemeinstellungen die ‚Anwendungseinstellungen‘ geöffnet werden. Im Bereich ‚Planung‘ gibt es die Möglichkeit die Einstellung vorzunehmen. |
Als Passwort wird automatisch die Mitarbeiternummer verwendet. Aus diesem Grund erscheint bei Umstellung auf ‚Passwortschutz‘ diese Meldung.
 | Darstellung für den Mitarbeiter Der Dienstplan im Web setzt die Lizenz ‚Dienstplan für Mitarbeiter im Web‘ voraus. Es wird kein gesonderter Versand benötigt. Die Planung erscheint beim Mitarbeiter sobald die Synchronisierung zwischen DISPONIC Client und DISPONIC im Web abgeschlossen ist. Je nach Konfiguration von der DISPONIC Umgebung ist dies unmittelbar oder im 15-Minuten Takt der Fall. |
 | Ansicht auf dem Desktop |
 | Ansicht auf dem Smartphone Die Dienste erscheinen bei erstmaligem Aufruf rot. Blättert man einmal im Zeitraum vor oder zurück, ändert sich die Schrift auf schwarz. |
 | Um Dienstpläne als SMS den Mitarbeitern zugänglich zu machen, benötigen Sie einen Account des Anbieters ‚Twillio‘. Diese Daten geben Sie in den Systemeinstellungen unter dem Menüpunkt ‚SMS-Versand‘ ein. Falls der Button in Ihrer Ansicht fehlt, bitte einmal die Programmberechtigungen aufrufen und unter > Systemeinstellungen > Einstellungen > SMS Einstellungen – auf ‚Vollzugriff‘ stellen, anschließend DISPONIC neu starten. |
 | Die SMS-Einstellungen können nun vorgenommen werden. |
 | Befüllen Sie die Felder mit Ihren von ‚Twilio‘ zur Verfügung gestellten Daten. Wie im Planungsversand per Mail, haben Sie hier die Möglichkeit einen Text einzugeben, der standartmäßig mit versendet wird. |
 | Der Versand kann aus der Dienstplanung heraus ausgeführt werden. Hierzu wurde in Verbindung mit der Aktivierung des SMS-Versandes eine Schaltfläche in die Dienstplanung implementiert, ein Briefkuvert. Ein Klick auf diese Schaltfläche öffnet ein Fenster, worin Sie die Versandart auswählen können: SMS oder E-Mail. Damit SMS auch ausgewählt werden kann ist es zwingend erforderlich, dass in den Stammdaten ebenfalls die Mobilfunknummern hinterlegt wurden. |
5.7 Mitarbeitersperre
 | Siehe Stammdaten -> 4.1.9 Mitarbeitersperre |
5.8 Mitarbeiterausleihe
 | Sie verfügen über verschiedene Organisationseinheiten, im Sinne von Niederlassungen. Ihre Mitarbeiter werden aber in Verschiedenen eingesetzt. Mithilfe der Mitarbeiterausleihe können Sie Mitarbeiter in mehreren Organisationseinheiten planen. |
 | Ablauf Mitarbeiterausleihe: 1. Auswahl im Fenster ‚Detailansicht Layout‘, welcher Mitarbeiter ausgeliehen werden soll. |
HINWEIS: In der Dienstplanung der Organisationseinheit, wohin der Mitarbeiter ausgeliehen wurde, ist der Name kursiv gedruckt und die Planung nur für die vorher definierte Zeit möglich.
5.9 Verfügbarkeit
 | Mitarbeiter können Ihnen melden, wann Sie eingesetzt werden können. Nutzen Sie unsere DISPONIC App oder unser DISPONIC Web-Modul, können die Mitarbeiter dies ganz einfach hierüber bekannt geben. |
 | Ablauf Verfügbarkeit: 1. Neuer Datensatz mit Klick auf Button ‚Neu‘ |
TIPP: Bei Vollzeitmitarbeitern ist das Tool vermutlich nicht allzu wichtig, hilfreich ist es bei den Aushilfen. Diese können auf einfachem Weg wissen lassen, an welchen Tagen und zu welchen Zeiten sie zur Disposition stehen würden.
Der Mitarbeiter kann die Meldung telefonisch, per Mail oder über Disponic Web einreichen.
 | Planungsdarstellung der Verfügbarkeit |
5.10 Freiwunsch
 | Diese Funktion ist besonders für Vollzeitbeschäftigte sinnvoll. Der Wunsch ist identisch einzugeben wie die Verfügbarkeit (5.9). |
 | Planungsdarstellung Freiwunsch |
TIPP: Wenn die farbliche Darstellung bei Ihnen nicht erscheint, können Sie diese über das ‚Zahnrädchen‘ über der Mitarbeiterliste einstellen.
5.11 Leistungsprüfung
 | Einstellungsoptionen der Auswertung:
|
5.12 Stundenwertstellung
In diesem Menüpunkt können Sie die durchschnittliche Arbeitszeit eines Mitarbeiters darstellen. Dafür müssen Sie zunächst Ihre Berechnungen durchführen und den Durchschnittwert ermitteln. Anschließen können Sie oben rechts auf ‚Vorlage speichern‘ klicken. Die daraus erstellte Excel-Datei können Sie mit Ihren Daten / Berechnungen befüllen. Die ausgefüllte Datei können Sie wieder in DISPONIC importieren, indem Sie oben rechts auf ‚Datenimport‘ klicken.
Mithilfe dieser Funktion wird bspw. bei Planung von Urlaub die genaue Durschnittzeit genommen. Wenn Sie in der Planung den Mauszeiger auf den geplanten Tag führen, sehen Sie auch dort die genaue Stunden für den Urlaub.
5.13 Urlaubsanträge
 | Die Bearbeitung von Urlaubsanträgen ist ebenfalls in DISPONIC möglich. Über den Menüpunkt ‚Urlaubsanträge‘ gelangen Sie, per Klick auf das Kalendersymbol in der Menüleiste oben rechts, in den Personalkalender. Das ist der selbe ‚Personalkalender‘ wie unter Punkt 4.1.11 beschrieben. Der Unterschied über diesen Zugriff anstelle über die Stammdaten ist, dass kein Mitarbeiter vorausgewählt ist. |
 | Nutzen Sie DISPONIC Web, können die Mitarbeiter hierüber ihren Antrag stellen (ebenso wie Freiwunsch oder Verfügbarkeit). |
HINWEIS: Ein beantragter Urlaub kann nicht verändert werden! Er kann lediglich storniert und neu beantragt werden!
 | Über die Druckfunktion können Sie sich die Urlaubsantragsliste auch ausdrucken lassen. |
 | Wenn Sie einem Mitarbeiter die Urlaubsantragliste ausdrucken wollen, eignet sich Druckauswahl: Urlaubsantrag, wie in 5.6.1 beschrieben. Aus dem Papierantrag geht der Mitarbeitername, Personalnummer, Beantragter Zeitraum mit Datum, Urlaubstage, Antragsdatum und der Status hervor. Den Status kann man nur im Menü Urlaubsanträge ändern, nicht auf dem Formular. Es befinden sich hierauf zudem zwei Unterschriftenfelder zur Gegenkontrolle durch z.B. Objekt und Einsatzleiter. |
5.14 Auswertung
 | Für die Module ‚Planung‘, ‚Betriebsrat‘, ‚Wächterkontrolle‘, ‚Ressourcenverfolgung‘, ‚Lohn‘, ‚Faktur‘, und ‚Statistik‘ gibt es das Tool ‚Auswertung‘. Die Auswertungen basieren auf der Funktionsweise von Pivot-Tabellen. |
Die Spalten sind in allen Vorlagen unterschiedlich vorgegeben. Mit der Maus können Sie die gewünschten Spalten / Felder in die Tabelle als Spalte ziehen. Bei jeder Auswertung ist die Gestaltung des Drucks /Seitensortierung so eingerichtet, dass die erste Spalte zugleich die Sortierung der Seiten vorgibt, bzw. den Seitentitel bezeichnet.
Die Menüzeile kurz erläutert:
- Auswertungsart: hier haben Sie vorgegebene Auswahlmöglichkeiten festgelegter Layouts (in Verbindung mit der Auswahl ‚Layout‘).
- ‚Layout speichern‘: wenn Sie sich eine Tabelle zusammengestellt haben und mit diesem zu einem anderen Zeitpunkt wieder arbeiten möchten.
- ‚Layout löschen‘: wenn Sie ein zuvor gespeichertes Layout aus Ihrer Liste wieder dauerhaft entfernen möchten.
- ‚Filter entfernen‘: entfernt alle gesetzten Filter (sollte die Auswertung aus irgendeinem Grund nicht das gesuchte auswerfen, prüfen Sie, ob noch Filter aktiv sind!)
- Unter ‚Feldliste anzeigen‘ können Sie weitere Pivot-Felder in die Auswahl mit aufnehmen (sofern noch weitere vorhanden)
Zur Veranschaulichung Beispiel:
Auswertungsart: Planung Layout: nach Mitarbeiter
Über dieses Layout können Sie für jeden Mitarbeiter, alle Einsätze inkl. Stunden anzeigen lassen.
Nicht benötigte Spalten ziehen Sie aus der Tabelle hoch (siehe Bild).
Von Ihnen gewünschte Spalten ziehen Sie von oben in die Tabelle rein und ordnen es beliebig ein.
Zur Veranschaulichung Beispiel:
Auswertungsart: Planung Layout: nach Mitarbeiter
Dieses Layout ermöglicht Ihnen eine Ansicht über Prüfungsverletzungen in der Planung.
Nicht benötigte Spalten ziehen Sie aus der Tabelle hoch (siehe Bild).
Von Ihnen gewünschte Spalten ziehen Sie von oben in die Tabelle rein und ordnen es beliebig ein.
TIPP: Oben rechts in der Auswertung finden Sie noch Buttons für Export nach Excel und die Einstellungen dazu, und die Möglichkeit die Layoutansicht zu drucken.
 | Wenn Sie bspw. Kaufhausdetektive einsetzen, können Sie mithilfe der Lizenz: ‚Zugriffe‘ die Fälle in der Planung bzw. beim Dienst hinterlegen und anschließend eine Auswertung erstellen. |
 | Die Anzahl der Fälle und den Warenwert können Sie in der Planung beim Dienst erfassen. Dafür klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Dienst und wählen ‚Bearbeiten‘ aus. Auf der linken Seite befindet sich das Feld (siehe Bild). |
5.15 Personalkalender
 | Der Personalkalender wurde bereits in den Stammdaten dargestellt. ‚Stammdaten‘ > ‚Mitarbeiter‘ > ‚Personalkalender‘ unter Punkt 4.1.11. |
5.16 Übersicht Abwesenheitskonten
 | In der tabellarischen Übersicht werden die Abwesenheitskonten der Mitarbeiter angezeigt. Hieraus können Sie den aktuellen Stand jedes Mitarbeiter in einer übersichtlichen Form entnehmen. |
5.17 Abwesenheitsbesetzung
 | Die Abwesenheitsbesetzung lässt eine Schnellübersicht der abwesenden Mitarbeiter in Kalenderform zu. Links oben im Fenster wählen Sie zunächst das betreffende Jahr aus, anschließend die relevanten Abwesenheiten. Rechts im Detailsfenster können Sie bspw. nach Mitarbeitern filtern. Unten sehen Sie dann ein Ergebnis von Ihrer Auswahl. |
 | Rechts vom ‚Aktualisierung‘ – Button befindet sich die Einstellungsmöglichkeit. Hier können Sie festlegen, ab welcher Anzahl und in welcher Farbe die farbliche Kennzeichnung in der Übersicht verändert wird. |
5.18 Antrittskontrolle
 | Die Antrittskontrolle dient zur Überwachung der Dienstbeginn und Dienstende Zeiten. Zuvor müssen Sie ein Antrittskontrollmodell hinterlegen. (3.6.6) |
 | Das hinterlegte Antrittskontrollmodell können Sie einzelnen Aufträgen, oder auch einzelnen Diensten zuweisen. |
 | Oben Rechts im Fenster können Sie Einstellungen vornehmen. Wichtig hier ist die Einstellung: ‚Zeige Dienste vor Dienstantritt‘. Wenn Sie bspw. 2 Stunden eingetragen haben, sehen Sie alle nicht erfassten Dienstbeginne und Dienstenden von Mitarbeitern. |
Auf der Linken Seite im Menü sehen Sie ‚noch zu bestätigende Dienste‘ und auf der rechten Seite ‚überfällige Dienste‘.
Sobald der Mitarbeiter bspw. mittels NFC-Chip sich zum Dienst anmeldet, verschwindet die Meldung.
 | Wenn der Mitarbeiter sich zum Dienst nicht anmeldet, haben Sie über Rechtsklick auf die Meldung folgende Möglichkeiten. Sie können die Zeiterfassung aufrufen und die Zeit manuell nachtragen oder die Meldung entfernen. |
Bite AG , Filderstadt, Deutschland
