Wenn Sie über DISPONIC das Bewacherregister befüllen, ist es erforderlich zunächst in den ‚Systemeinstellungen‘ > ‚Anwendungseinstellungen‘ das ‚Bewacherregister‘ (BWR) zu aktivieren.

Scrollen Sie in dem Fenster nach unten bis zum Punkt ‚Mitarbeiter Bewacherregister‘. Dieses auf ‚Ja‘ setzen. Anschließend aktivieren Sie in dem Detailfenster der ‚Stammdaten Mitarbeiter‘ das Feld ‚Aktiv für Bewacherregister‘ durch Klick auf das Kästchen (siehe Abb.4) . Die Felder sind gemäß Ausfüllanleitung des BWR zu bestücken. Für den Fall, dass Ihre Mitarbeiter bereits beim BWR gemeldet sind, können sie über die ‚Systemeinstellungen‘ > ‚Anwendungseinstellungen‘ den Nachtragmodus aktivieren. Hierdurch bleiben die Felder des BWR ausgegraut, jedoch das Feld ‚Personal ID‘ aktiv. Geben Sie die Personal ID, also die Nummer ihres Mitarbeiters, hier ein.

Grundsätzlich legen Sie die Basis der Einstellungen in den ‚Systemeinstellungen‘ – ‚Web-Portal‘ – fest.
Siehe Punkt 2.4.3 in diesem Handbuch.

Die mitarbeiterspezifischen Einstellungen werden hier bearbeitet.

Die grundlegende Voraussetzung ist zunächst, dass in den Kontaktdaten des Mitarbeiters die E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Um hierüber eine schnelle Übersicht zu erlangen, bietet sich in der Mitarbeiter-Übersicht das Feld ‚E-Mail‘ an. Hierzu führen Sie den Mauszeiger in den Spaltentitel. Mittels Rechtsklick öffnet sich das Auswahlfenster (Abb.1), wählen Sie hier den Punkt ‚Spaltenauswahl‘ aus. Es öffnet sich unten rechts im Bild ein weiteres Fenster. Alle hier aufgeführten Punkte können als Spalte in die Tabelle ausgewählt werden. Entweder durch Doppelklick oder durch Ziehen des gewünschten Feldes in die Tabelle. Anschließen können Sie die Spalte an die Stelle platzieren, an der es für Sie am sinnvollsten erscheint.

Der Mitarbeiter mit der blau hinterlegten Zeile, ist derjenige der durch Klick auf ‚Webeinstellungen‘ für das Web eingerichtet werden kann. Wählen Sie zunächst die E-Mail Adresse aus.  Sie können das Feld ‚Passwort bei erster Anmeldung ändern‘ aktivieren. Der Mitarbeiter wird nach seiner ersten Anmeldung hierzu aufgefordert.

Haben Sie mehrere Mitarbeiter die den Web-Zugang erhalten sollen, dann müssen Sie den oben beschriebenen Vorgang nicht für jeden einzeln durchführen. Wählen Sie in der Menü-Leiste den Punkt ‚Serienmail neue Web Mitarbeiter‘ aus. In dem nun geöffneten Fenster werden alle Mitarbeiter angezeigt, bei denen eine E-Mail Adresse hinterlegt ist und noch nicht über einen Web-Zugang verfügen.

Serienmail neue Web Mitarbeiter:

Es werden alle Mitarbeiter angezeigt, welche noch keinen Web-Zugang haben. Sie können entweder ‚alle selektieren‘, oder sich einzelne heraussuchen. Ist in der aufgerufenen Mitarbeitergruppe ein Einsatzleiter der über andere Berechtigungen verfügen soll, muss dieser hier deselektiert werden.

Bearbeiten Sie daher solche Sonderfälle bevor Sie die Option Serienmail wählen.

Mit Bestätigung durch Klick auf ‚OK‘ öffnet sich das E-Mail Fenster.
Die Empfängerzeile ist ausgeblendet, da diese bereits feststehen.

Sie haben die Möglichkeit noch eine CC Adresse einzufügen oder den Betreff zu ändern. Ebenso können Sie den vorgegebenen Text individuell anpassen.

Die Mitarbeiter erhalten dann mit Klick auf den Briefumschlag oben links eine E-Mail mit ihrem Passwort für den Web-Zugang.

Hierüber können Sie allen Mitarbeitern mit hinterlegter E-Mail Adresse in den Kontaktdaten eine E-Mail senden. Auch hier haben Sie wieder die Möglichkeit alle oder einzelne auszuwählen und eine entsprechende E-Mail zu verfassen.

Siehe Punkt 4.1 ‚Mitarbeiter‘

Durch Klick auf den Button ‚Dienstausweise‘ in der Menüzeile der Mitarbeiterstammdaten öffnet sich das Dienstausweis Menü.

Rechts erscheint die Auswahl der Mitarbeiter. Wer blau hinterlegt ist gilt als ausgewählt. Beschriften Sie die Felder im Fenster ‚Details‘ mit den erforderlichen Angaben. Unter Nummer geben Sie die Ausweisnummer ein. Die Kennnummer sollte die Personal- ID aus dem Bewacherregister sein. Sofern Sie Ausweise regelmäßig austauschen, können Sie zudem ein Ablaufdatum einstellen und bei Rückgabe für den Tausch oder nach Ende der Beschäftigung ein entsprechendes Rückgabedatum. Nach Belieben haben Sie die Möglichkeit Beschreibungen/Infos einzufügen.

Nachdem Sie die Vorlage ausgewählt haben, aktivieren Sie durch Klick auf ‚Drucken‘ den Druckvorgang der in der Druckvorschau nochmals bestätigt werden muss.

Die Ausweisdaten je Mitarbeiter erscheinen als Übersicht in dem Hauptfenster der Dienstausweisbearbeitung. Es ist keine Gesamtübersicht!

Welcher Lohn greift (in der Regel) bei dem markierten Mitarbeiter? Durch Klick auf diese Schaltfläche werden Sie zu den sogenannten Lohngültigkeiten verlinkt.

Die dort markierte Zeile beinhaltet bei dem blau markierten Mitarbeiter die greifende Lohngültigkeit, aus der das Abrechnungsmodell hervorgeht.

Nähere Infos hierzu finden Sie im Kapitel ‚Lohn‘.

Wie bei der Verlinkung zu den Lohngültigkeiten, haben Sie an dieser Stelle die Möglichkeit sich den bei dem jeweiligen Mitarbeiter greifenden Stundensatz aufrufen zu lassen.

Stammblatt wird oftmals für Kunden verwendet, die gern ein Profil des vom Bewachungsunternehmens eingesetzten Mitarbeiter haben möchten. Der Nachweis für das Finanzamt ist gern gefragt bei den Mitarbeitern. Um dieses Schreiben ggf. mit ergänzenden Informationen zu bestücken, z.B. Einsatzorte, haben Sie die Möglichkeit dieses (wie alle anderen Dokumente auch) zu exportieren, in dem Fall in Word.

Im Mitarbeiterstamm haben Sie zwei Druckoptionen.

Diese beinhaltet die vordefinierten Varianten ‚Reisekostennachweis für das Finanzamt‘ und das Stammblatt ‚Mitarbeiter‘.

Mitarbeiter die in ihrer Planbarkeit beschränkt sind, können über dieses Tool definiert werden. Wählen Sie hierzu im Drop-Down Menü den betreffenden Mitarbeiter aus.

Hiernach können Sie auswählen ob der Mitarbeiter nur für einen Auftrag oder generell für einen bestimmten Kunden gesperrt werden soll.

Wählen Sie den Auftrag aus, wird das bis dahin ausgegraute Feld ‚Dienst‘ aktiv. Denn Sie haben die Option den Mitarbeiter für einen Auftrag, bestimmte Dienste oder auch Tätigkeiten zu sperren.

Darüber hinaus können Sie den Zeitraum der Sperre mit Start- und Enddatum bestimmen, sofern ein Ende absehbar ist.

Zur Dokumentation besteht die Möglichkeit eine Begründung hinzuzufügen.

Diese Schaltfläche verlinkt den markierten Mitarbeiter mit dem Personalkalender. Der Personalkalender ist in zwei Bereiche unterteilt.

Der erste Bereich ist die Kalenderansicht. Angezeigt wird der Kalender des Mitarbeiters, der zuvor in den Mitarbeiterstammdaten markiert war (Abb.2). Sie haben auf der rechten Seite jedoch die Möglichkeit jeden anderen Mitarbeiterkalender anzeigen zu lassen (Abb.3).

Unter der Mitarbeiterauswahl befindet sich eine Liste mit den verfügbaren/eingerichteten Abwesenheiten.

Der Personalkalender hat Spalten, mit der Abwesenheiten summiert angezeigt werden.

Mit Linksklick auf die betreffende Abwesenheit und darauffolgendem Klick auf den gewünschten Kalendertag kann geplant werden. Die Planung erfolgt hier im Mitarbeiterkalender und schlägt sich in die Einsatzplanung durch. Löschen können Sie Ihre Eingaben durch Betätigen des Papierkorbsymbols in der Menüleiste.

Für die Richtige Urlaubtagsberechnung ist jedoch zunächst erforderlich, ein Abwesenheitskonto für den Mitarbeiter anzulegen. Hierzu rufen Sie den Reiter ‚Abwesenheitskonto‘, rechts vom Titelreiter ‚Personalkalender‘ auf.

Der ursprünglich markierte Mitarbeiter ist weiterhin der, welcher hier bearbeitet werden kann. Geben Sie den Zeitraum ein, der Mitarbeiter ist bereits vorgegeben. Danach wählen Sie die Art des Abwesenheitskontos aus. Dies kann Urlaub oder Krank sein. Bei Urlaub wählen Sie noch die betreffende Zählregel aus (Unterschiede in den Tarifgebieten, ggf. muss via Script ein für Sie passendes in DISPONIC eingefügt werden. Unser Support ist Ihnen gerne behilflich!).

Darüber hinaus müssen Sie einmalig den Jahresanspruch Urlaub manuell eintragen. Sind Korrekturen erforderlich, dann in der Zeile ‚Korrektur‘ auf die rechts befindlichen drei Punkte klicken und die Änderung bzw. Korrektur eingeben. Abzüge können Sie durch ein ‚–‘ einfügen. Nach Abspeichern der Eingaben wird die Korrektur in der linken Seite angezeigt. Wie in der Abbildung zu sehen ist, wird in der Übersicht des Abwesenheitskontos die Korrektur dann angezeigt.

Sofern Sie in den Details auf ‚neu‘ klicken, wird für das Folgejahr das Abwesenheitskonto ‚Urlaub‘ erstellt. Soll nun ein weiteres Abwesenheitskonto erstellt werden, das ‚Krank‘ erfassen soll, ist in der Menüzeile des Fensters Abwesenheitskonto auf ‚Neues Abwesenheitskonto‘ zu klicken. Zählregel ist ebenfalls auszuwählen, was in diesem Fall aber keine weiteren Auswirkungen hat. Den Anspruch müssen Sie in diesem Fall auf ‚Null‘ setzen. Buchen Sie nun Urlaub oder Krank, wird das sowohl in der Kalenderansicht als auch in der Abwesenheitskontoansicht angezeigt.

Diese Ansicht lässt sich drucken, hierzu das Druckersymbol rechts anklicken. Die Druckvorschau wird aufgerufen. Sollten die Spalten nicht mit der vollen Beschriftung angezeigt werden, bitte in der vorherigen Ansicht auf eine Spaltenüberschrift mit der Maus fahren und mit rechtsklick öffnet sich dann ein Menüfenster. Hier wählen Sie den Punkt ‚Optimale Breite (alle Spalten)‘ aus. Anschließend nochmals das Druckersymbol anklicken.

Auch der Personalkalender inklusive einer Übersicht der Abwesenheitskonten lässt sich drucken. Hierzu in der Kalenderansicht das Druckersymbol anklicken. Im Gegensatz zum Abwesenheitskonto ist es nun erforderlich den Mitarbeiter auszuwählen.

Das Vorgehen im Bereich der Kunden ist ähnlich wie bei der Einrichtung des Web für Mitarbeiter.

Die Einstellung bezieht sich immer auf den in der Kundenliste blau hinterlegten Datensatz. Sofern eine E-Mail Adresse vorhanden ist, sollte diese in den Kundenstammdaten angelegt werden, um analog zu ‚Mitarbeiter-Web‘ das Passwort automatisch versenden zu können.

Sie können steuern, ob Ihr Kunde die Namen Ihrer Mitarbeiter sehen darf und ob er die Freigabe für das Wachbuch hat.

Sie haben außerdem die Wahl, ein Passwort vorzugeben oder eines automatisch generieren zu lassen.

Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit Klick auf ‚OK‘.

Diese Schaltflächen verlinken Sie auf die Lohn- bzw. Fakturgültigkeit. Sie sehen somit welches Abrechnungsmodell für diesen Kunden greift. Führen Sie mehrere Aufträge für diesen Kunden aus, ist es empfehlenswert sich diese Gültigkeiten in der Auftragsebene aufzurufen. Auch in den Stammdaten ‚Auftrag‘ finden Sie diese Schaltflächen.

– Siehe 4.1.8 Stammdaten ‚Mitarbeiter‘, ‚Mitarbeitersperre‘.

Hierüber gelangen Sie zu allen Aufträgen die dem Kunden von der aktuellen Organisationseinheit + untergegliederte Organisationseinheiten zugewiesen sind. Die Berechtigung des Nutzers muss dafür selbstverständlich gegeben sein.

Mit der Ansichtsauswahl können Sie entscheiden, wie die Kundendaten dargestellt werden sollen. Die meisten nutzen die Listenansicht.

Mit Klick auf das Drucker-Symbol wird die Druckvorschau aufgerufen, die standardmäßig im Hochformat generiert wird.

In der Druckauswahl haben Sie die Möglichkeit die Seite einzurichten, die Ränder zu verschieben oder die Papierausrichtung in Querformat zu ändern.

Mit der Maus in eine Spaltenüberschrift bewegen und mit der rechten Maustaste klicken.
Auswahl treffen bei ‚Spaltenauswahl‘ .
Gewünschte Datenspalte aus der Auswahlliste per Doppelklick oder ziehen in das Tabellenfeld einfügen.
Anordnung der Spalte ggf. ändern. Ziehen Sie hierzu die Spaltenüberschrift mit gedrückt gehaltener linken Maustaste an die gewünschte Stelle.

Zum Entfernen einer Spalte, diese einfach durch Ziehen der Spaltenüberschrift mittels gedrückt gehaltener linken Maustaste aus der Tabelle herausziehen.
Sobald ein großes X erscheint, können Sie die Spaltenüberschrift loslassen. Sie ist nun wieder zurück in der Spaltenauswahl.

Klicken Sie zunächst auf ‚Einstellungen für Webaufträge‘. Das Fenster ‚Webfreigabe des Auftrags‘ öffnet sich. Diese ist etwas weitläufiger, als bei den Webeinstellungen für Kunden. Sie haben in diesem Fenster diverse Felder, die je nach Lizenz zu bearbeiten sind.

Auftragsfreigabe: geben Sie hier an, bis zu welchem Tag Ihre Mitarbeiter den Auftrag einsehen können.

Bei Zeiterfassung per NFC: Erfolgt in Ihrem Unternehmen die Zeiterfassung per NFC-Chip, können Sie hier einrichten in welchem Zeitrahmen sich die Mitarbeiter zum Dienst ein- oder ausstempeln können. Dies gilt sowohl für Dienstbeginn, als auch Dienstende (kommen/gehen).

Zeiterfassung durch externes System via Schnittstelle: in diesem Fall müssen die Felder im Bereich ‚Import‘ gepflegt werden.
Soll ein globales Auftragslogin greifen, den Sie bereits unter den Systemeinstellungen definiert haben, aktivieren Sie bitte hierfür unten rechts das Kontrollkästchen.

Wunschplanung bis…: Sollen Ihre Mitarbeiter die Möglichkeit haben sich zu einem Dienst zu melden, so ist dies in DISPONIC die Wunschplanung. Geben Sie an dieser Stelle den Zeitraum frei (sehr praktisch bei Veranstaltungen, beispielsweise für Aushilfen).

Das globale Auftragslogin soll nicht gelten? Dann nutzen Sie hier die Einrichtungsmöglichkeiten für Anmeldename und Passwort.

Dieser Punkt wurde bereits unter 4.1.9. ‚Stammdaten‘ – ‚Mitarbeiter‘- ‚Zuordnung‘ behandelt. Die Funktion ist identisch, nur dass man nicht einem Mitarbeiter die Aufträge zuweist, sondern den Aufträgen die Mitarbeiter. Daher wird an dieser Stelle von weiterer Ausführung abgesehen.

Siehe 4.1.8. ‚Stammdaten‘ – ‚Mitarbeiter‘ – ‚Mitarbeitersperre‘.

Siehe 4.2.2. ‚Stammdaten‘ – ‚Kunde‘ – ‚Gültigkeit Lohn/ Gültigkeit Faktur‘

Anders als bei der Verlinkung zur Lohn- oder Fakturgültigkeit, gelangen Sie über die ‚Schnellerfassung Faktur‘ direkt in den Fakturbereich, zur Vorbereitung der Rechnungsstellung. So werden die Auszuwählenden Punkte ‚Schnellerfassung Preise‘ und ‚Erfassung Menge‘ zur Auswahl dargestellt.

In diesem Bereich ist es Ihnen möglich (vorhandene) Abrechnungsmodelle einem Auftrag zuzufügen. Wählen Sie hierzu den erforderlichen Reiter aus: ‚Stunden‘, ‚Pauschalen‘ oder ‚Mengen‘. In der Abrechnungsmodellauswahl unten sind wir im Reiter ‚Stunden‘ verblieben, durch Klick auf ‚Auswahl‘ wird das gewünschte Abrechnungsmodell eingefügt.