3 Grundlagen
3 Grundlagen
In den Systemeinstellungen wurde nun die Basis gelegt, in den Grundlagen wird diese Basis für die eigentliche Arbeit mit DISPONIC eingerichtet. Diese Grundlagen werden im weiteren Verlauf immer wieder Verwendung finden, daher ist es ratsam hier so präzise wie möglich vorzugehen. Hier arbeiten wir uns von rechts nach links durch.
3.1 Mitarbeiter
 | Hier werden Auswahlmöglichkeiten hinterlegt die bei der Pflege der Mitarbeiterstammdaten vorhanden sein sollen. Diese können Sie bearbeiten wie Sie es für erforderlich halten. Ist Ihnen das Geschlecht des Mitarbeiters wichtig, eventuell um hiernach zu filtern, wenn Sie für einen Auftrag nur Männer oder nur Frauen einsetzen möchten? Natürlich haben Sie hier auch die Möglichkeit weitere ‚Geschlechter‘ anzulegen. Ebenso legen Sie hier die Auswahlmöglichkeiten der Staatsangehörigkeiten, Familienstandes oder auch die Tätigkeitsbereiche fest. |
3.2 Typenschlüssel
  | Bei den Typenschlüsseln werden Daten festgelegt, die im Nachgang unter Anderem zu Auswertungszwecken oder für Unterscheidungen dienen können. (Den Punkt ‚Vorfall‘ sehen Sie, wenn Sie mit unserem Wachbuch arbeiten). Haben Sie darüber hinaus Mitarbeitergruppen, die lediglich den Mindestlohn erhalten, könnten diese als Hilfstätigkeiten oder Servicetätigkeiten deklariert werden – lediglich als Beispiel. Die genaue Tätigkeitsbeschreibung geht später aus der Dienstplanung hervor. Auch in Bezug auf die Abwesenheitstypen, da hierüber dann auch die sogenannten Abwesenheitskonten gesteuert werden, bitte lediglich Urlaub, Krank und maximal noch ein ‚Sonstiges‘ oder ähnlich anlegen. Die Art der Abwesenheit wird erst später bei den Kalenderdaten eingerichtet und diese den Abwesenheitstypen zugewiesen. Als Lieferant werden sowohl die klassischen Lieferanten verstanden, von denen Betriebsmittel bezogen werden, ebenso aber auch Subunternehmer. Diese als Typ bitte hier einrichten. |
HINWEIS: Legen Sie nicht zu detaillierte Typenschlüssel für Tätigkeiten an! Je nach Lohnstruktur in Ihrem Unternehmen hätte dies enormen Ausmaß für die Anlage der sogenannten Lohngültigkeiten. Strukturieren Sie die Tätigkeitstypen so, wie die Stundensätze sind. Wird ein Doorman gleich wie ein Mitarbeiter im Event-Bereich oder Objektschutz bezahlt, könnten Sie diesen Tätigkeitstypen unter ‚Security‘ einrichten (oder ein anderer Begriff, wie Separatwachdienst, Objektschutz o.ä.).
3.3 International
 | Sind Sie ein international agierendes Unternehmen, oder haben Kontakte über die Bundesrepublik hinaus, die Sie in DISPONIC einpflegen möchten, sollten Sie hier die Länderkürzel, Ländervorwahlen etc. mit einrichten. Ebenso falls erforderlich, die jeweiligen Währungen. |
3.4 Unternehmen
 | Unternehmensrelevante Parameter im Bereich der Finanzbuchhaltung und auch für die Lohnabwicklung werden hier angelegt. |
3.4.1 Tarifgebiete
 | Sie sind in mehreren Tarifgebieten im Einsatz? Legen Sie diese hier an! Kunden, Aufträge, Mitarbeiter, Löhne benötigen diese Informationen später. |
 | Kostenstellen, Kostenträger, Erlöskonten und benötigte Mehrwertsteuer-Sätze sind in den übrigen Feldern zu bearbeiten, sofern in Ihrem Unternehmen benötigt. Die KST und KTR können allerdings auch später direkt am Kunden/Auftrag/Dienst oder auch Mitarbeiter eingerichtet werden, durch Klick auf das Plus am Ende des Dropdown-Menüs |
3.5 Abwesenheitskonto
TIPP: Das Abwesenheitskonto bezieht sich unter anderem auf Urlaub oder auch Krankheit. Unter dem Menüpunkt ‚Zählregeln‘ wird festgelegt, wie der Anspruchsverfall (Urlaub) geregelt ist, mit wie vielen Tagen ein Monat gezählt wird, ob kaufmännisch gerundet werden soll und ab wann ein voller Urlaubsanspruch besteht. Für Deutschland ist die standardisierte Vorgabe hinterlegt.
 | Als Anspruchswachstumsregeln werden Steigerungen des Urlaubsanspruches je nach Dauer der Betriebszugehörigkeit verstanden. |
3.6 Modelle
 | In den Modellen legen wir fest wie eine Arbeitswoche definiert wird, ebenfalls die Arbeitszeiten, Ruhezeiten, Pausenzeiten und die maximale Arbeitsstundenzahl. |
  | Beispiel: Pausenzeitmodelle ‚Beschreibung‘: Notiz wofür das Pausenmodell ist, nur in dieser Ansicht sichtbar ‚Position in Schicht‘: Wann die Pause beginnt; am Anfang, Mitte oder Ende der Schicht ‚Rechnung/Lohn‘: Ob die Pause in Lohn/Faktur abgezogen werden soll Anschließend kann das Pausenzeitmodell einem Auftrag (Dienst) zugewiesen werden. Für die Schichtdefinitionen des Dienstes werden nun automatisch die definierten Pausen berechnet. |
 | Für die Schichtdefinitionen des Dienstes werden nun automatisch die definierten Pausen berechnet:
Schicht > 9 Stunden => 45 Minuten Pause Schicht > 6 Stunden => 30 Minuten Pause Schicht <= 6 Stunden => Keine Pause
In der Dienstplanung wird angezeigt wenn für eine Schicht die Pausenzeiten aus dem Pausenzeitmodell berechnet wurden. Ohne Berechtigung können diese nicht mehr angepasst werden. |
 | Weichen die Pausenzeiten vom Pausenzeitmodell ab (z.B. wenn eine Schicht vor der Definierung des Pauszeitmodells geplant wurde), kann das Pausenzeitmodell auch ohne Berechtigung angewendet werden. |
 | Soll es trotz Pausenzeitmodell möglich sein die automatischen Pausenzeiten aus dem Pausenzeitmodell zu überschreiben, muss die Berechtigung ‚Autom. Pausenzeiten editieren‘ auf Vollzugriff gestellt werden. |
3.6.1 Arbeitstag (-modell)
 | Das Anlegen eines Arbeitstagmodells ist aus verschiedenen Gründen wichtig. Zum einen für die Arbeit an sich und zum anderen werden hierüber Urlaub und Krank mitgesteuert. |
3.6.2 Arbeitszeit
TIPP: Legen sie an dieser Stelle an, welche Stunden für welchen Mitarbeitertyp gelten sollen. Unterteilt auf fixe Stunden, Monatsstunden, dynamisch auf Basis der Arbeitstagmodell, oder jährliche Stunden. Geben Sie die jährlichen Mindeststunden vor, berechnet DISPONIC automatisch den monatlichen Wert. Das Befüllen dieses Bereiches ist keine Pflicht!
  | Haben sie die Jahreswerte angelegt, müssen Sie diese speichern und im unteren Feld auf ‚neu‘ klicken. Bejahen Sie die Meldung zur Berechnung der Monatswerte. So werden die Zeilen automatisch befüllt. |
3.6.3 Stundenlimits
  | Als Stundenlimits werden die maximalen Arbeitszeiten eingestellt, am Beispiel unten für einen Mitarbeiter auf Minijob-Basis. Bei Aktivierung der Überbuchungssperre kann nicht darüber hinaus geplant werden! Es wird eine entsprechende Meldung erscheinen (siehe Bild unten rechts). |
3.6.4 Ruhezeiten
 | Zur Sicherstellung der gesetzlichen Ruhezeiten zwischen zwei Diensten können Sie hier die Vorgaben eingeben, so z.B. die Mindestruhezeit von 11 Stunden. Zudem können Sie den Betrachtungszeitraum und die Anzahl der Stunden ab der eine Prüfung stattfinden soll einrichten. Dies bietet sich insbesondere dann an, wenn Sie viele Kurzdienste nacheinander planen möchten. |
3.6.5 Zeitbonusmodelle
 | Hier können Sie Zeitbonusmodelle anlegen und diese dann genauer definieren. |
 | In den Detailsfenster können Sie Ihre gewünschten Kriterien für Ihr Zeitbonusmodell definieren. Somit können Sie sowohl die Zuschläge, als auch die Gültigkeiten festlegen. |
3.6.6 Antrittskontrollmodelle
 | Hier können Sie die Kriterien für Ihre Antrittskontrollmodelle definieren. (Mehr hierzu unter 5.18) |
3.7 Planung
 | Neben den sonstigen Basisdaten die bislang eingegeben wurden, können an dieser Stelle noch konkretere Daten eingepflegt werden. Beispielsweise kann man hier Informationen wie Qualifikationen, Tätigkeiten und Nutzer unseres DISPONIC Wachbuches anlegen. |
3.7.1 Qualifikationen
  | Alle für Ihre Auftragsdurchführung erforderlichen Qualifikationen können hier eingepflegt werden. Bei gestuften Qualifikationen, beispielsweise der Sachkundeprüfung gem. §34 a GewO, kann diese unter dem Reiter ‚Abhängigkeiten‘ so angelegt werden, dass die Unterrichtung gem. §34 a GewO untergeordnet wird. So auch die Fachkraft mit allen darunter und somit implementierten Qualifikationen. Kann eine Qualifikation ablaufen, wie der Brandschutz- oder Ersthelfer, ist das Kästchen ‚kann ablaufen‘ anzuhaken. Somit ist bei der Qualifikationsvergabe beim Mitarbeiter ein Datum einzurichten, an welchem die Qualifikation ihre Gültigkeit verliert. |
3.7.2 Tätigkeiten
 | In den Grundlagen wurden bereits die Typenschlüssel für Tätigkeiten angelegt. Hier können diese etwas differenzierter bezeichnet werden. Dennoch empfehlen wir auch hier nicht zu viel anzulegen. Es wird sich bis zum Thema Lohn durchschlagen und kann zu Schwierigkeiten kommen, wenn man die Löhne an die Tätigkeiten verknüpft. Den Tätigkeiten können hier Farben zugewiesen werden. |
3.7.3 Vorfall (Für Nutzer mit Modul „Wachbuch“)
 | Nutzer des Wachbuches, ein separates Modul von DISPONIC, haben an dieser Stelle die Einrichtungsmöglichkeit von Melde-Gründen. Unser Beispiel führt ‚Allgemein‘, ‚Schwerwiegend‘ und ‚Störung‘ an. Je nach Einsatzart könnte auch Unfall, Alarm, Meldung oder Ähnliches stehen. Das ist Ihnen und Ihren individuellen Bedürfnissen freigestellt. |
 | Zur Erstellung neuer Vorfall-Typen, einfach auf die Schaltfläche ‚Neu‘ klicken und die unteren Felder befüllen. |
3.8 Kalenderdaten
 | Bei den Kalenderdaten bringen Sie DISPONIC bei, welche Tage für Sie als Feiertage gelten (Bundeslandübergreifend), wie die Darstellung (farblich) von Wochentagen sein soll, mit welchen Tagtypen Sie arbeiten wollen, welche Abwesenheiten (detailliert) verplant werden können sollen und welche Kalender (je Bundesland) in Ihrem Unternehmen gelten sollen. |
3.8.1 Feiertage
 | Unter dem Menüpunkt ‚Feiertage‘ haben Sie die Möglichkeit Feiertage anzulegen. Diese können Sie zudem zeitlich einschränken. Am Beispiel Silvester kann das gut dargestellt werden. Mancherorts gilt dieser Tag ab 12 Uhr als Feiertag, andernorts ab 14 Uhr oder überhaupt nicht. Dann kann das hierüber gesteuert werden. Berlin hat seit 2020 einen neuen Feiertag, den 08. März. Dieser Tag ist in den Feiertagsvorgaben nicht vorhanden. |
3.8.2 Wochentage
 | An dieser Stelle können Sie die Farbgebung der einzelnen Wochentage definieren. |
3.8.3 Tagtypen
 | Zur Unterscheidung von Tagen, auch hinsichtlich des Lohnes, sollte zumindest der Tagtyp ‚Feiertag‘ angelegt werden. Der Tagtyp ‚halber Feiertag‘ muss für Silvester und Heiligabend nicht gesondert angelegt werden. In dem Bereich ‚Feiertage‘ hatten Sie zuvor bereits definiert, innerhalb welcher Uhrzeit der Feiertag gelten soll. Das wird im Rahmen der Tagtypen dann in Verbindung mit dem zu Grunde liegenden Kalender erkannt. |
3.8.4 Abwesenheit
 | Die Abwesenheitstypen wurden bereits bei den Typenschlüssel hinterlegt. Nun werden die Abwesenheiten den Abwesenheitstypen zugewiesen. Zum Beispiel kann man dem Typ ‚Urlaub‘ Erholungsurlaub und Sonderurlaub zuordnen. |
3.8.5 Kalender
  | Standardmäßig ist der Kalender ‚Deutschland‘ angelegt. Für Bayern sind beispielsweise zwei erforderlich, da Augsburg einen gesonderten Feiertag hat. Agieren Sie also in Bayern, Rheinland-Pfalz und Baden-Württemberg, ist es notwendig vier Kalender anzulegen. Über den Reiter ‚Details‘ benennen Sie den Kalender und anhand des Reiters ‚Feiertage‘ aktivieren bzw. deaktivieren Sie die Feiertage, welche in dem Kalender vorhanden sein sollen oder nicht. |
Bite AG , Filderstadt, Deutschland
