Zunächst legen Sie im ,Organisationstyp‘ die gewünschten Optionen an (zum Beispiel: Firma, Niederlassung, Abteilung usw.). Diese Anlage ist für die Zuordnung des Typs in den Organisationseinheiten wichtig.

Im Detailfenster auf der rechten Seite können Sie die gewünschten Daten eingeben. Die Felder Bezeichnung und Kurzform dienen der Identifizierung der Organisationseinheit. Den Typen weisen Sie zu, um die angelegte Organisationseinheit zu kategorisieren und hierarchisch anzuordnen. Das Feld Kalender ist ebenso wichtig zuzuweisen, insbesondere dann, wenn Sie Standorte in verschiedenen Bundesländern haben. Der Kalender kann sich von Organisationseinheit zu Organisationseinheit aufgrund ggfs. unterschiedlicher Bundesländer und damit unterschiedlicher Feiertage unterscheiden. Weiterhin haben Sie die Möglichkeit, für jede Organisationseinheit ein Logo zu hinterlegen. Es erscheint dann als Arbeitshintergrund in DISPONIC. Hinterlegen Sie hier auch Ihre E-Mail-Adresse, die der Organisationseinheit zugewiesen werden soll.

Unter dem Reiter ‚Belege‘ richten Sie die grundsätzlichen Daten für die Faktur der jeweiligen Organisationseinheit ein.

Hier können Sie den (bereits eingerichteten) Rechnungsreport speichern, damit Sie bei der Rechnungsbearbeitung nicht immer wieder den richtigen Rechnungsreport auswählen müssen.

Das gleiche gilt für den Rest der Felder. Alles, was hier eingegeben wird, erspart Ihnen viel Arbeit an anderen Stellen – immer innerhalb der jeweiligen Organisationseinheit.

Unter dem Reiter ‚Kontaktdaten‘ werden die grundsätzlichen Daten der Organisationseinheit eingepflegt. Eine zentrale Rufnummer, E-Mail-Adresse, Website , falls genutzt auch den Skype Account.

Beispiel zur Veranschaulichung:

Die Firmengruppe Mustermann, mit Hauptsitz in Köln, ist DISPONIC Kunde und tätig in den Geschäftsbereichen Sicherheit und Reinigung. Sie besitzt demnach über zwei Firmenzweige. Die Abteilung Sicherheit ist ebenfalls in Köln ansässig, und verfügt zusätzlich noch Niederlassungen in München und Stuttgart. Die Reinigungsabteilung ist in Hamburg registriert und kann Außenstellen in Berlin und Mannheim vorweisen. Dank DISPONIC können Sie Ihre eigene Firmenstruktur nach Ihrem Wunsch darstellen.

Nachdem Sie die ,Benutzergruppen‘ erstellt haben, können Sie im Bereich ‚Benutzer‘ alle mit DISPONIC arbeitenden Benutzer anlegen.

Hierzu müssen die Felder auf der rechten Seite im Detailfenster entsprechend ausgefüllt werden und für den Benutzer kann eine entsprechende Benutzergruppe hinterlegen werden.

Das Auswahlfeld ‚Login-Sperre‘ erfüllt den Zweck, einen bestimmten Benutzer für eine vordefinierte Zeit (15 Minuten bis 4 Stunden) vom Login in DISPONIC auszuschließen bzw. die Sperre wieder aufzuheben.

Über die Schaltfläche ‚mehrfacher Login‘ können Sie festlegen, ob sich ein Benutzer mehr als einmal im DISPONIC anmelden darf. Beachten Sie, dass der Benutzer mit unnötigen Anmeldungen auf weitere Lizenzen zugreifen kann.

Darüber hinaus kann auch das Bild des Benutzers hinzufügen. Klicken Sie hierfür doppelt in das Feld ‚Bild‘.

Ebenfalls können Sie entscheiden, ob der Benutzer beim Start von DISPONIC das Dashboard angezeigt haben soll oder nicht. Sie können dies steuern, indem Sie in den Grundeinstellungen ‚Dashboard‘ an- oder abwählen.

Hier können Sie das Updateverhalten für jeden Benutzer einstellen.

Nach dem Speichern des erstellten Benutzers werden Sie automatisch zu den Kontoeinstellungen weitergeleitet, um ein Passwort für den angegebenen Benutzer festzulegen. Selbstverständlich können Sie auch jederzeit den Button Kontoeinstellung öffnen und bei Bedarf das Passwort ändern. Ebenfalls können Sie eine Signatur des Benutzers eingeben. Sie können darauf zugreifen, indem Sie auf den Pfeil rechts klicken. Es öffnet sich ein Bearbeitungsfenster.

Im Menüpunkt ‚Organisationszugriff‘  können Sie dem Benutzer nun die Zugriffsrechte für einzelne Organisationseinheiten festlegen oder entziehen.

Sie haben dem Benutzer bei der Anlage bereits seine ,Benutzergruppe‘ hinterlegt. Über die Programmberechtigungen können Sie die Berechtigungen des Benutzer jedoch noch weiter individuell anpassen.

Berechtigungen können weiträumig verteilt werden. Ebenso können Sie andere Zugriffsrechte für eine Benutzergruppe einschränken.

Geben Sie Ihrer ,Benutzergruppe‘ zunächst einen Namen.

Ordnen Sie dann den ,Benutzer‘ der Benutzergruppe zu.

Im nächsten Schritt müssen Sie dann festlegen, welcher Auftrag verwaltet werden soll.

Im letzten Schritt müssen Sie dann die Mitarbeiter zuordnen, welche zu diesem Auftrag gehören.

Hier können Sie sehen, wann welcher Benutzer in DISPONIC angemeldet ist/war. Sie können ebenfalls das Datum und die Uhrzeit sehen, zu wann die An- und Abmeldung stattgefunden hat. Die DISPONIC Version mit der die Anmeldung vorgenommen wurde befindet sich ebenfalls in der Tabelle.

DISPONIC ist ein lizenzbasiertes Programm. Die Anzahl der Nutzer in Ihrer Firma ist unbeschränkt. Jedoch können zeitgleich nur so viele in einem Modul arbeiten, wie Lizenzen freigeschaltet wurden. Haben Sie also drei Planungslizenzen, können drei Nutzer zeitgleich in der Planung arbeiten. Ein Modul wird dann verwendet, wenn der jeweilige Menüreiter ‚Planung‘/ ‚Lohn‘ etc. aufgerufen wurde. Wenn beispielsweise ein Nutzer gerade Mittagpause macht und sich nicht abgemeldet bzw. das Modul verlassen hat, können Sie den Nutzer über den Button ‚Benutzer abmelden‘ abmelden. Damit wird dann diese eine Lizenz wieder für andere Benutzer freigegeben.

Im Reiter ,Anmeldename‘ legen Sie fest, wie sich der Benutzer (Kunde / Mitarbeiter) in Ihrem Webportal anmelden soll. Wählen Sie die gewünschte Methode aus, indem Sie das Kontrollkästchen mit der Maus markieren. Bestätigen Sie die Änderung durch Speichern.

Hier könne Sie die Passworteinstellungen festlegen, die Benutzer selbst festlegen können. Es wird empfohlen, eine Kombination aus Zahlen, Zeichen und Buchstaben zu verwenden. Die Mindestlänge muss vier Zeichen betragen. Sie haben auch die Möglichkeit, ein Ablaufdatum für das erste Passwort und alle weiteren Passwörter festzulegen.

Die Felder ‚Kommen‘ und ‚Gehen‘ auf der linken Seite beziehen sich auf die DISPONIC-eigene Zeiterfassung mittels NFC-Chip. Sie können die Zeiträume festlegen, in denen sich die Mitarbeiter zum Dienst ein- oder ausstempeln können. Wenn jemand seinen Dienst eine Stunde früher antritt, können Sie dies hier als ‚Sehr früh‘ einstellen. Das Gleiche gilt für ‚Gehen‘. Anhand des Zeitfensters legen Sie fest, was möglich sein soll.

Richten Sie einheitliche Anmeldenamen und zugehörige Passwörter ein.

Bei Aktivierung des Feldes ‚Nur bestimmte Aufträge berücksichtigen‘, müssen Sie die Aufträge, deren Zeiterfassung hierüber abgewickelt werden soll, in den ,Stammdaten‘ freigeben (> ‚Aufträge‘ > ‚Einstellungen für Web Aufträge‘). Die Mitarbeiter können sich zum Dienst anmelden.

Der Bereich ‚Import‘ betrifft einen externen Zeitimport, der nicht über DISPONIC stattfindet. Für Fragen, ob ggfs. Ihr vorhandenes System kompatibel ist, wenden Sie sich bitte an unsere Hotline. Die Zeiten können gerundet werden, oder exakt übernommen werden. Die weiteren Parameter hierzu legen Sie ebenfalls fest.

Im Menüpunkt ‚Anwendungseinstellungen‘ können Sie globale Einstellungen in DISPONIC konfigurieren, auf die bestenfalls nur der Administrator zugreifen kann.

Neben der Einstellung der Farbe für Warnungen, könne Sie hier auch die Zeiträume für Ablaufwarnungen definieren. Ebenso können Sie zum Beispiel Karteneinstellungen, Länge und Gültigkeitsdauer von Passwörtern, Qualifikations- und Austrittswarnungen bestimmen. Darüber hinaus können sie definieren, ob an einem Objekt mehrfach zeitgleich geplant werden darf oder auch wie groß der Zeitraum sein soll, den verbundene Dienste darstellen sollen. An dieser Stelle können Sie auch das Bewacherregister aktivieren.

In den Wartungsfunktionen können Sie unter anderem:

• die benutzerdefinierten Layouts zurücksetzen,
• Daten aktualisieren (wie bei einem Update)
• die Bildergrößen anpassen (auch im Wachbuch)
• Abwesenheitskonten von ein- bis drei Jahre initialisieren

Darüber hinaus können Sie hier auch einen sogenannten Benchmark-Test durchführen. Dieser ist dann sinnvoll, wenn Sie das Gefühl haben, dass Ihr System läuft langsam.

Für die Bereiche Mitarbeiter, Kunde, Lieferant, Auftrag, Benutzer und Schicht können Sie beliebig viele zusätzliche Felder anlegen, individuell eingestellt und in der gewünschten Reihenfolge angeordnet. Der Feldname dient dabei lediglich der technischen Identifizierung und wird nicht weiter angezeigt. Die Benutzer sehen das Feld unter dem Anzeigename.

Für die optimale Anpassung an die jeweiligen Bedürfnisse stehen Ihnen sechs Arten von Feldern zur Verfügung:

• „Wahr/Falsch“ für die einfache Auswahl mittels Checkbox
• „Datum“ für die Auswahl im Format DD.TT.YYY
• „Dezimalzahl“ für die Auswahl als Zahl mit Kommastelle
• „Ganzzahl“ für die Auswahl als Zahl ohne Kommastelle
• „Text Mehrzeilig“ für die Auswahl als Textblock
• „Text“ für die Auswahl als einzeiliger Text

Sind für den jeweiligen Bereich Zusatzfelder definiert, erscheinen diese unter dem Reiter ,Zusatz‘ und können dort befüllt werden. Diese Felder können auch als Spalte über die Spaltenauswahl in die Listenansicht gezogen werden.