Wie ist Ihr Unternehmen aufgestellt? Haben Sie verschiedene Abteilungen, Niederlassungen, Tochterunternehmen? Hier können Sie ganze Firmengruppen in DISPONIC abbilden, die Sie auch hierarchisch ordnen können. Hierzu legen Sie hier die Varianten fest, die es geben soll. Haupt-Niederlassung, Firma, Niederlassung, Abteilung… Die Bezeichnungen sind Ihnen überlassen.

Die Hierarchie legen Sie nun in den Organisationseinheiten fest. Eine Organisationseinheit, die einer anderen unter/- übergeordnet werden soll, muss mit der Maus an die gewünschte Position gezogen werden. Dies ist nur ein Mal möglich. Sollten Sie sich verklickt haben, kann unser Support Ihnen behilflich sein. Sofern Sie für jede Organisationseinheit einen eigenständigen Rechnungsreport haben, ist dieser unter dem Reiter ‚Belege‘ der Organisationseinheit zuzuordnen, vorausgesetzt Sie verwenden unser Faktur-Modul.

Beispiel zur Veranschaulichung:

Die Firmengruppe Mustermann, mit Hauptsitz in Köln, ist DISPONIC Kunde und tätig in den Geschäftsbereichen Sicherheit und Reinigung. Sie besitzt demnach über zwei Firmenzweige. Die Abteilung Sicherheit ist ebenfalls in Köln ansässig, und verfügt zusätzlich noch Niederlassungen in München und Stuttgart. Die Reinigungsabteilung ist in Hamburg registriert und kann Außenstellen in Berlin und Mannheim vorweisen. Dank DISPONIC können Sie Ihre eigene Firmenstruktur nach Ihrem Wunsch darstellen.

Je Organisationseinheit haben Sie die Möglichkeit ein Logo zu hinterlegen. Dieses würde als Hintergrund der Arbeitsoberfläche in DISPONIC dargestellt werden. Organisationseinheiten die Sie nicht mehr verwenden, aufgrund einer Auflösung oder aus anderen Gründen, müssen Sie auf inaktiv setzen. Löschen ist zwar möglich, allerdings nur oberflächlich. Wir raten hiervon dringend aufgrund ggf. verknüpfter Datensätze ab.

Hinterlegen Sie die E-Mail-Adresse, die Ihrer Organisationseinheit zugewiesen werden soll.

Unter dem Reiter ‚Belege‘ richten Sie Grundsätzliches für die Faktur der jeweiligen Organisationseinheit ein. So hinterlegen Sie an dieser Stelle einen (bereits eingerichteten) Rechnungsreport. Dies erspart Ihnen im Rahmen der Faktur-Bearbeitung die immer wiederkehrende Auswahl des richtigen Rechnungsreports.

Ebenso in den weiteren darunter befindlichen Feldern. Alles was hier eingepflegt wird erspart an anderer Stelle mehrfaches Arbeiten – im Rahmen der jeweiligen Organisationseinheit.

Unter dem Reiter ‚Kontaktdaten‘ werden die grundsätzlichen Daten der Organisationseinheit eingepflegt. Eine zentrale Rufnummer, Mail-Adresse, Website , falls genutzt auch den Skype Account.

Mittels der Login-Sperre haben Sie die Möglichkeit einzelne Gruppen für eine definierte Zeit von DISPONIC ‚auszusperren‘.

Nachdem die Benutzergruppen angelegt wurden, können Sie unter dem Punkt ‚Benutzer‘ die mit DISPONIC arbeitenden Anwender anlegen.
Hierzu einfach rechts im Detailfenster die Felder entsprechend ausfüllen.

Das Auswahlfeld ‚Login-Sperre‘ erfüllt den Zweck einen bestimmten Benutzer für eine vordefinierte Zeit (15 Minuten bis 4 Stunden) vom Login in DISPONIC auszuschließen bzw. die Sperre wieder aufzuheben.

Darüber hinaus können Sie dem jeweiligen Benutzer auch ein Foto hinzufügen. Klicken Sie hierfür doppelt in das Feld ‚Bild‘.

Ebenso können Sie in diesem Fenster entscheiden, ob Sie beim Start von DISPONIC das Dashboard angezeigt haben wollen oder nicht. Dies können Sie durch setzen/ entfernen des Hakens bei ‚Dashboard‘ unter ‚Startoptionen‘ steuern.

Der Benutzer ‚disponic‘ wird von uns in der ersten Grundlagenschulung auf inaktiv gesetzt, andernfalls wäre es für jedermann ohne Passwort möglich auf das Programm zuzugreifen.

Unter dem Menüpunkt ‚Organisationszugriff ‘  werden den Benutzern die Zugriffsrechte auf einzelne Organisationseinheiten zugewiesen oder entzogen.

Programmberechtigungen werden wie oben schon beschrieben für die Benutzergruppen angelegt. Sollen einzelne Benutzer dennoch weniger Berechtigungen erhalten, muss dies individuell angepasst werden.

Die Berechtigungen können sehr weit heruntergebrochen werden. Demnach können innerhalb einer Benutzergruppe weitere Berechtigungen eingeschränkt werden, vergleichbar mit einer Generalhauptschlüsselanlage.

Die Kontoeinstellungen dienen dazu, dem markierten Benutzer ein neues Passwort zuzuweisen. Darüber hinaus kann an dieser Stelle die Unterschrift des Benutzers eingepflegt werden.

Diese können Sie über Klick auf den Pfeil rechts aufrufen. Es wird ein Editierfenster geöffnet. Darüber können Sie auf Ihren Dateibrowser zugreifen, und die Datei in der die Unterschrift hinterlegt wurde aufrufen.

Als Beispiel für eine Gruppe nehmen wir ‚Testgruppe‘

‚Disponic Demo User‘ wird der ‚Testgruppe‘ zugewiesen.

Dieser soll den Auftrag ‚Testauftrag‘ betreuen – Organisationseinheit übergreifend.

Zu diesem Auftrag sollen die Mitarbeiter ‚Mustermann, Max‘ und ‚Test, 123‘ zugewiesen werden.

Hier können Sie sehen, wann welcher Client-Nutzer in DISPONIC angemeldet ist/war. Außerdem können Sie das Datum und die Uhrzeit der Abmeldung einsehen. Die DISPONIC Version mit der die Anmeldung vorgenommen wurde befindet sich ebenfalls in der Tabelle.

DISPONIC ist ein lizenzbasiertes Programm. Die Anzahl der Nutzer in Ihrer Firma ist unbeschränkt. Jedoch können zeitgleich nur so viele in einem Modul arbeiten, wie Lizenzen freigeschaltet wurden. Haben Sie also drei Planungslizenzen, können drei Nutzer zeitgleich in der Planung arbeiten.
Ein Modul wird dann verwendet, wenn der jeweilige Menüreiter ‚Planung‘/ ‚Lohn‘ etc. aufgerufen wurde.
Wenn beispielsweise ein Nutzer gerade Mittagpause macht und sich nicht abgemeldet bzw. das Modul verlassen hat, können Sie den Nutzer abmelden. Damit wird dann diese eine Lizenz wieder für andere Benutzer freigegeben.

Anmeldename:

Legen Sie hier fest, wie sich ein User (Kunde/ Mitarbeiter) in Ihrem Web Portal anmelden soll.

Wählen Sie die gewünschte Methode aus, indem Sie mit der Maus das Kontrollkästchen aktivieren. Bestätigen Sie die Änderung durch Speichern.

Passwort:

Hier legen Sie die Einstellungen bzgl. des Passwortes fest, welches die Nutzer sich einrichten können. Empfehlenswert ist eine Kombination aus Ziffern, Zeichen und Buchstaben.

Als Mindestlänge sollten vier Zeichen angegeben werden. Sie haben zudem die Möglichkeit die Dauer der Gültigkeit des ersten aber auch der folgenden Passwörter einzustellen.

Auftragszeiten:

Links die Felder ‚kommen‘ und ‚gehen‘ beziehen sich auf die disponicgeigene Zeiterfassung mittels NFC-Chip.

Sie können festlegen in welchen Zeitfenstern sich die Mitarbeiter zum Dienst ein- oder ausstempeln können.

Erscheint jemand zum Dienstantritt, etwa eine Stunde zu früh, können Sie dies hier als ‚Sehr früh‘ definieren.

Ebenso beim ‚Gehen‘. Sie definieren anhand der Zeitfenster was ermöglicht werden soll.

Legen Sie einen einheitlichen Anmeldenamen, sowie zugehörige Passwörter fest.

Bei Aktivierung des Feldes ‚Nur bestimmte Aufträge berücksichtigen‘, müssen Sie die Aufträge, deren Zeiterfassung hierüber abgewickelt werden soll, in den Stammdaten freigeben. -> ‚Aufträge‘ > ‚Einstellungen für Web Aufträge‘.

Die Mitarbeiter können sich zum Dienst anmelden.

Der Bereich ‚Import‘ betrifft einen externen Zeitimport, der nicht über DISPONIC stattfindet. Für Fragen, ob ggf . Ihr vorhandenes System kompatibel ist, wenden Sie sich bitte an unsere Hotline. Die Zeiten können gerundet werden, oder exakt übernommen werden. Die weiteren Parameter hierzu legen Sie ebenfalls fest.

Für Sie als Anwender ist der Punkt ‚Anwendungseinstellungen‘ wichtig.

An dieser Stelle wird das Bewacherregister aktiviert, es können Farben und Zeiträume für Ablaufwarnungen definiert werden.

So können Sie Karteneinstellungen, Länge und Gültigkeitsdauer von Passwörtern, Qualifikations- und Austrittswarnungen bestimmen. Darüber hinaus können sie definieren, ob an einem Objekt mehrfach zeitgleich geplant werden darf oder auch wie groß der Zeitraum sein soll, den verbundene Dienste darstellen sollen.

Es empfiehlt sich hier zu überlegen, was sinnvoll für Ihre Arbeit ist. Die Einstellungen kann der Administrator ändern; Sie gelten Global.

Sofern Sie einen Com-Server/ DISPONIC-Web nutzen, sind hier die letzten Synchronisationszeiten ersichtlich.

In den Wartungsfunktionen können Sie

• Layouts zurücksetzen,
• Daten aktualisieren (wie bei einem Update)
• die Bildergrößen anpassen
• Abwesenheitskonten von ein- bis drei Jahre initialisieren
• Darüber hinaus kann auch ein sogenannter Benchmark-Test durchgeführt werden

Dieser ist dann sinnvoll, wenn Sie das Gefühl haben Ihr System läuft langsam.

Wie schon der Beschreibung zu entnehmen: für den Support 😊 Wir werden uns hieraus gegebenenfalls Informationen ziehen.

Im Detailfenster erfolgt die Eingabe der Feldbezeichnung.

Sie können aus verschiedenen Bereichen der Stammdaten oder auch aus dem Thema ‚Benutzer‘ wählen.

Wählen Sie nun im nächsten Schritt aus, wie das Feld gestaltet sein soll. Text, Zahl, Datum…?
Wie soll der Anzeigename lauten?
Legen Sie eine Reihenfolge fest, für den Fall dass Sie mehrere Felder für einen Bereich anlegen.

Handelt es sich hier um ein Pflichtfeld?
Dann können Sie den Haken hierzu setzen.

Beliebige Anzahl an Feldern:

Es können beliebig viele benutzerdefinierte Felder für jeden Bereich erstellt werden. Statt einem bestimmten Feld wird nur noch der Feldtyp angegeben.

Besonderheit:

Es können Felder für Schichten angelegt werden.
Diese können in der Zeiterfassung Verwendung finden und beim Editieren einer Schicht in der Dienstplanung stehen diese dann zur Verfügung.

Über das Feld ‚Reihenfolge‘ kann die Reihenfolge der Felder festgelegt werden. Ein niedrigerer Wert bedeutet, dass das Feld weiter oben angezeigt wird.

Zusätzlich gibt es jetzt einen Feldnamen. Dieser dient zur technischen Identifizierung des Feldes beispielsweise für Schnittstellen und wird dem Benutzer nicht angezeigt. Ist dies nicht relevant, kann ein beliebiger Name vergeben werden. Er muss lediglich für den gewählten Bereich eindeutig sein.

Der Anzeigename ist der Name der dem Benutzer im entsprechenden Bereich für das Feld angezeigt wird.