Wenn Sie über DISPONIC das Bewacherregister befüllen, ist es erforderlich zunächst in den Systemeinstellungen > Anwendungseinstellungen das Bewacherregister (BWR) zu aktivieren.

scrollen Sie in dem Fenster nach unten bis zum Punkt „Mitarbeiter – Bewacherregister“. Dieses auf „Ja“ setzen. Anschließend aktivieren Sie in dem Detailfenster der Stammdaten Mitarbeiter das Feld „Aktiv für Bewacherregister“ durch Klick auf das dortige Kästchen. (siehe Abb.4) Die Felder sind gemäß Ausfüllanleitung des BWR zu bestücken. Für den Fall, dass Ihre Mitarbeiter bereits beim BWR gemeldet sind, können sie über die Systemeinstellungen  > Anwendungseinstellungen, den Nachtragmodus aktivieren. Hierdurch bleiben die Felder des BWR ausgegraut, jedoch das Feld Personal ID aktiv. Geben Sie die Personal ID, also die Nummer ihres Mitarbeiters, hier ein.

Grundsätzlich legen Sie die Basis der Einstellungen in den „Systemeinstellungen“ – Web-Portal – fest.
Siehe Punkt 2.4.3 in diesem Handbuch.

Die Mitarbeiterspezifischen Einstellungen werden hier bearbeitet.

Wichtigste Voraussetzung ist zunächst, dass in den Kontaktdaten des Mitarbeiters, dessen E-Mail Adresse hinterlegt ist. Um hierüber eine schnelle Übersicht zu erlangen, bietet sich an, in der Mitarbeiter-Übersicht das Feld „E-Mail“ aufzurufen. Hierzu führen Sie den Mauszeiger in den Spaltentitel. Mittels rechtsklick öffnet sich das Auswahlfenster (Abb.1), wählen Sie den Punkt „Spaltenauswahl“ aus. Es öffnet sich, unten rechts im Bild, ein weiteres Fenster. Alle hier aufgeführten Punkte können als Spalte in die Tabelle ausgewählt werden. Entweder durch Doppelklick oder durch ziehen des gewünschten Feldes in die Tabelle. Anschließen können Sie die Spalte an die Stelle platzieren, an der es für Sie am sinnvollsten erscheint.

Der Mitarbeiter, dessen Zeile blau unterlegt ist, ist derjenige, der durch Klick auf „Webeinstellungen“ für das Web eingerichtet werden kann. Wählen Sie zunächst die E-Mail Adresse aus.  Sie können das Feld „Passwort bei Erster Anmeldung ändern“ aktivieren. Der Mitarbeiter wird nach seiner ersten Anmeldung hierzu aufgefordert.

Haben Sie mehrere Mitarbeiter, die den Web-Zugang erhalten sollen, dann müssen Sie den oben beschriebenen Vorgang nicht für jeden einzeln durchführen. Wählen Sie in der Menü-Leiste den Punkt „Serienmail neue Web Mitarbeiter“ aus. In dem nun geöffneten Fenster werden alle Mitarbeiter angezeigt, bei denen eine E-Mail Adresse hinterlegt ist und die noch nicht über einen Web-Zugang verfügen.

Sie können entweder „alle selektieren“, oder sich Einzelne heraussuchen. Ist in der aufgerufenen Mitarbeitergruppe ein Einsatzleiter, der über andere Berechtigungen verfügen soll, muss dieser hier ausgeklammert werden.

Bearbeiten Sie daher solche Sonderfälle bevor Sie die Option Serienmail wählen.

Mit Bestätigung durch Klick auf „OK“ öffnet sich das E-Mail Fenster,
die Empfänger-Zeile ist ausgeblendet, da diese ja bereits feststehen.

Sie haben die Möglichkeit noch eine CC Adresse einzufügen oder den Betreff zu ändern. Ebenso können Sie den vorgegebenen Text individuell anpassen. #

Die Mitarbeiter erhalten dann mit Klick auf den Briefumschlag oben links, eine E-Mail mit ihrem Passwort für den Web-Zugang.

Hierüber können Sie allen Mitarbeitern mit hinterlegter E-Mail Adresse in den Kontaktdaten eine E-Mail senden. Auch hier haben Sie wieder die Möglichkeit alle oder einzelne auszuwählen und eine entsprechende E-Mail zu verfassen.

Hierüber können Sie allen Mitarbeitern mit hinterlegter E-Mail Adresse in den Kontaktdaten eine E-Mail senden. Auch hier haben Sie wieder die Möglichkeit alle oder einzelne auszuwählen und eine entsprechende E-Mail zu verfassen.

Durch Klick auf den Button „Dienstausweise“ in der Menü-Zeile der Mitarbeiterstammdaten öffnet sich das Dienstausweis-Menü.

Rechts erscheint die Auswahl der Mitarbeiter. Wer blau unterlegt ist, gilt als ausgewählt. Beschriften Sie die Felder im Fenster „Details“ mit den erforderlichen Angaben. Unter Nummer geben Sie die Ausweisnummer ein. Die Kennnummer sollte die Personal- ID aus dem Bewacherregister sein. Sofern Sie Ausweise regelmäßig austauschen, können Sie zudem ein Ablaufdatum einstellen und, wenn die Rückgabe erfolgt für den Tausch oder nach Ende der Beschäftigung, ein entsprechendes Rückgabedatum. Nach belieben haben Sie die Möglichkeit Beschreibungen/Infos einzufügen.

Durch Klick auf „Drucken“ aktivieren Sie, nachdem Sie die Vorlage ausgewählt haben, den Druckvorgang, der in der Druckvorschau nochmals bestätigt werden muss.

Die Ausweisdaten je Mitarbeiter erscheinen als Übersicht in dem Hauptfenster der Dienstausweis-Bearbeitung. Es ist keine Gesamtübersicht!

Welcher Lohn greift (in der Regel) bei dem markierten Mitarbeiter? Durch Klick auf diese Schaltfläche werden Sie zu den sogenannten Lohngültigkeiten verlinkt.

Die dort markierte Zeile beinhaltet die bei dem blau markierten Mitarbeiter greifende Lohngültigkeit, aus der das Abrechnungsmodell hervorgeht.

Nähere Infos hierzu im Kapitel „Lohn“.

Wie bei der Verlinkung zu den Lohngültigkeiten, haben Sie an dieser Stelle die Möglichkeit sich den bei dem jeweiligen Mitarbeiter greifenden Stundensatz aufrufen zu lassen.

Stammblatt wird oftmals für Kunden verwendet, die gern ein Profil des vom Bewachungsunternehmens eingesetzten Mitarbeiter. Der Nachweis fürs Finanzamt ist gern gefragt bei den Mitarbeitern. Um dieses Schreiben ggf. mit ergänzenden Informationen zu bestücken, z.B. Einsatzorte, haben Sie die Möglichkeit dieses (wie alle anderen Dokumente auch) zu exportieren, in dem Fall in Word.

Im Mitarbeiterstamm haben Sie zwei Druckoptionen.

Diese beinhaltet die Vordefinierten Varianten Reisekostennachweis für das Finanzamt und das Stammblatt „Mitarbeiter“.

Mitarbeiter, die in ihrer Planbarkeit beschränkt sind, können über dieses Tool definiert werden. Wählen Sie hierzu im Drop-Down Menü den betreffenden Mitarbeiter aus.

Hiernach können Sie auswählen, ob der Mitarbeiter für einen bestimmten Kunden generell gesperrt werden soll oder für einen Auftrag.

Wählen Sie den Auftrag aus, wird das bis dahin ausgegraute Feld „Dienst“ aktiv. Denn Sie haben die Option den Mitarbeiter für einen Auftrag zu sperren – oder nur für bestimmte Dienste oder auch Tätigkeiten.

Darüber hinaus können Sie den Zeitraum bestimmen, ab wann und bis wann diese Sperre gelten soll. Sofern ein Ende absehbar ist.

Zur Dokumentation besteht die Möglichkeit, eine Begründung hinzuzufügen.

Die Mitarbeiterzuordnung dient, neben der Benutzergruppierung in den Systemeinstellungen (2.2.3.), der Vereinfachung im Bereich der Planung. Klicken Sie auf diese Schaltfläche öffnet sich ein Fenster „Auftragszuordnung für Mitarbeiter: XY“ (der der blau unterlegt ist in der Liste).
In diesem Fenster haben Sie seitlich einen Reiter hinter dem sich verfügbare Aufträge befinden. Wählen Sie die Aufträge aus, bei denen der Mitarbeiter grundsätzlich eingesetzt wird. Hat er einen Stamm-Auftrag, dann können Sie sich auf diesen in der Zuordnung beschränken. Durch Aktivierung des Kästchens in der Spalte mit dem Stern können Sie den Mitarbeiter als Objektverantwortlichen auswählen. In der Planung erzielen Sie mit der Zuordnung den Effekt, dass Sie bei Auswahl eines Auftrages alle zugehörigen Mitarbeiter ebenfalls automatisch für die Planung aufrufen. Diese müssen Sie dann nicht mehr gesondert und einzeln dem Auftrag in der Planung zufügen.

Die Zuordnung funktioniert auch umgekehrt! So ist in den Stammdaten „Auftrag“ die Möglichkeit vorhanden, die Mitarbeiter dem Auftrag zuzuordnen. Anstelle der Auftragsliste wie hier, erscheint somit die Liste der möglichen Mitarbeiter.

Diese Schaltfläche verlinkt den markierten Mitarbeiter mit dem Personalkalender. Der Personalkalender ist in zwei Bereiche unterteilt.

Der Erste Bereich ist die Kalender Ansicht. Angezeigt wird der Kalender des Mitarbeiters, der zuvor in den Mitarbeiterstammdaten markiert war (Abb.2). Sie haben auf der rechten Seite jedoch die Möglichkeit jeden anderen Mitarbeiterkalender anzeigen zu lassen. (Abb.3)

Unter der Mitarbeiterauswahl befindet sich eine Liste mit den verfügbaren/eingerichteten Abwesenheiten.

Der Personalkalender wurde um neue Spalten erweitert, die die Abwesenheiten summieren

Links-Klick auf die betreffende Abwesenheit und darauffolgendem Klick auf den gewünschten Kalendertag geplant werden. Die Planung erfolgt hier im Mitarbeiterkalender und schlägt sich in die Einsatzplanung durch. Löschen können Sie Ihre Eingaben durch Betätigen des Papierkorb-Symbols in der Menüleiste.

Für die Richtige Urlaubstag-Berechnung ist jedoch zunächst erforderlich, ein Abwesenheitskonto für den Mitarbeiter anzulegen. Hierzu rufen Sie den Reiter „Abwesenheitskonto“, rechts vom Titelreiter „Personalkalender“ auf.

Der ursprünglich markierte Mitarbeiter ist weiterhin der, der hier bearbeitet werden kann. Geben Sie den Zeitraum ein. Der Mitarbeiter ist bereits vorgegeben. Danach wählen Sie die Art des Abwesenheitskontos aus. Dies kann Urlaub oder Krank sein. Bei Urlaub wählen Sie noch die betreffende Zählregel aus. (Unterschiede in den Tarifgebieten, ggf. muss via Script ein für Sie passendes in DISPONIC eingefügt werden. Unser Support ist Ihnen gerne behilflich!)

Darüber hinaus müssen Sie einmalig den Jahresanspruch Urlaub manuell eintragen. Sind Korrekturen erforderlich, dann in der Zeile „Korrektur“ auf die rechts befindlichen drei Punkte klicken und die Änderung bzw. Korrektur eingeben. (Abb. 4 und 5) Abzüge können Sie durch ein „-“ einfügen. Nach Abspeichern der Eingaben wird die Korrektur in der Linken Seite angezeigt. (Abb. 6) In der Übersicht des Abwesenheitskontos wird die Korrektur dann angezeigt, wie in Abbildung 7 zu sehen ist.

Sofern Sie in den Details auf „neu“ klicken, wird für das Folgejahr das Abwesenheitskonto „Urlaub“ erstellt. Soll nun ein weiteres Abwesenheitskonto erstellt werden, das „Krank“ erfassen soll, ist in der Menüzeile des Fensters Abwesenheitskonto auf „Neues Abwesenheitskonto“ zu klicken. Zählregel ist ebenfalls auszuwählen, was in diesem Fall aber keine weiteren Auswirkungen hat. Den Anspruch müssen Sie in diesem Fall auf Null setzen. Buchen Sie nun Urlaub oder Krank, wird das sowohl in der Kalenderansicht als auch in der Abwesenheitskonto-Ansicht angezeigt.

Diese Ansicht lässt sich drucken, hierzu das Druckersymbol rechts anklicken. Die Druckvorschau wird aufgerufen. Sollten die Spalten nicht mit der vollen Beschriftung angezeigt werden, bitte in der vorherigen Ansicht auf eine Spaltenüberschrift mit der Maus fahren, rechtsklick, ein Menüfenster öffnet sich. Hier wählen Sie den Punkt „Optimale Breite (alle Spalten)“ aus. Anschließend nochmals das Druckersymbol anklicken.

Auch der Personalkalender lässt sich drucken, inklusive einer Übersicht der Abwesenheitskonten. Hierzu in der Kalenderansicht das Druckersymbol anklicken. Im Gegensatz zum Abwesenheitskonto ist es nun erforderlich, den Mitarbeiter auszuwählen.

Ähnlich wie bei der Einrichtung des Web für Mitarbeiter ist das Vorgehen im Bereich der Kunden.

Die Einstellung bezieht sich immer auf den in der Kundenliste blau unterlegten Datensatz. Sofern eine E-Mail Adresse vorhanden, ist diese in den Kundenstammdaten anzulegen, um – analog zu Mitarbeiter-Web – das Passwort automatisch versenden zu können.

Sie können steuern, ob Ihr Kunde die Namen Ihrer Mitarbeiter sehen darf und ob er die Freigabe für das Wachbuch (Lizenz) hat.

Sie haben außerdem die Wahl, ein Passwort vorzugeben oder eines automatisch generieren zu lassen.

Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit Klick auf „OK“.

Diese Schaltflächen verlinken Sie auf die Lohn- bzw. Fakturgültigkeit. Sie sehen also anhand eines „klicks“ welches Abrechnungsmodell für diesen Kunden greift. Führen Sie mehrere Aufträge für diesen Kunden aus, ist es allerdings empfehlenswert, sich diese Gültigkeiten in der Auftragsebene aufzurufen. Auch in den Stammdaten „Auftrag“ finden Sie diese Schaltflächen.

– Siehe 4.1.8. Stammdaten „Mitarbeiter“, Mitarbeitersperre.

Hierüber gelangen Sie zu allen, dem Kunden zugewiesenen Aufträge in der momentanen Organisationseinheit plus derer, die Hierarchisch darunter angegliedert sind. Die Berechtigung des Nutzers muss dafür selbstverständlich ausreichen.

Hierüber gelangen Sie zu allen, dem Kunden zugewiesenen Aufträge in der momentanen Organisationseinheit plus derer, die Hierarchisch darunter angegliedert sind. Die Berechtigung des Nutzers muss dafür selbstverständlich ausreichen.

Das Anlegen eines Arbeitstagmodells ist aus verschiedenen Gründen wichtig. Zum einen für die Arbeit an sich und zum anderen werden hierüber Urlaub und Krank (mit) gesteuert.
So können Sie in vorliegendem Beispiel eine Abwesenheit (egal ob Urlaub oder Krank) nur an den aktiven Tagen planen. Ein Urlaub oder Krank am Sonntag wäre nicht möglich.

Haben sie die Jahreswerte angelegt müssen Sie diese speichern und im unteren Feld auf „neu“ klicken, dann die Meldung ob die Monatswerte berechnet werden sollen, bejahen. So werden die Zeilen automatisch befüllt.

Als Stundenlimits werden die maximalen Arbeitszeiten eingestellt. Am Beispiel unten für einen Mitarbeiter auf Minijob-Basis. Bei Aktivierung der Überbuchungssperre kann nicht darüber hinaus geplant werden! – es wird eine entsprechende Meldung erscheinen. (siehe Bild unten rechts)

Zur Sicherstellung der gesetzlichen Ruhezeiten zwischen zwei Diensten können Sie hier die Vorgaben eingeben. So z.B. die Mindestruhezeit von 11 Stunden. Zudem können Sie den Betrachtungszeitraum einrichten und die Anzahl der Stunden, ab wann eine solche Prüfung überhaupt stattfinden soll. Dies bietet sich insbesondere dann an, wenn Sie viele Kurzdienste nacheinander planen möchten.

Alle für Ihre Auftragsdurchführung erforderlichen Qualifikationen können hier eingepflegt werden. Bei gestuften Qualifikationen, beispielsweise der Sachkundeprüfung gem. §34 a GewO kann diese unter dem Reiter „Abhängigkeiten“ so angelegt werden, dass die Unterrichtung gem. §34 a GewO untergeordnet wird. So auch Fachkraft mit allen darunter und somit implementierten Qualifikationen. Kann etwas ablaufen, wie der Brandschutz- oder Ersthelfer, ist das Kästchen „kann ablaufen“ anzuhaken. Somit ist bei der Qualifikationsvergabe beim Mitarbeiter ein Datum einzurichten, an welchem die Qualifikation ihre Gültigkeit verliert.

In den Grundlagen wurden bereits die Typenschlüssel für Tätigkeiten angelegt. Hier können diese etwas differenzierter bezeichnet werden. Dennoch empfehlen wir auch hier nicht zu viel anzulegen. Es wird sich bis zum Thema Lohn durchschlagen und kann zu Schwierigkeiten kommen, wenn man die Löhne an die Tätigkeiten verknüpft.
Die tatsächliche Tätigkeit, die zu verrichten ist, geht in der Regel aus der Bezeichnung des Dienstes hervor. Doorman, Pforte Tor 1 oder ähnliches. Grundüberlegung daher, sofern Sie auch mit dem Modul „Lohn“ in DISPONIC arbeiten: wie sind die Stundenlöhne aufgeteilt. Im Thema Lohn (Stundensätze und Lohngültigkeiten) wird dies entsprechend erläutert.

Den Tätigkeiten können hier Farben zugewiesen werden.

Nutzer des Wachbuches, ein separates Modul von DISPONIC, haben an dieser Stelle die Einrichtungsmöglichkeit von Melde-Gründen. Unser Beispiel führt „Allgemein“, „Schwerwiegend“ und „Störung“ an. Je nach Einsatzart, könnte auch Unfall, Alarm, Meldung oder ähnliches stehen. Das ist Ihnen und Ihren individuellen Bedürfnissen freigestellt.

Zur Erstellung neuer Vorfall-Typen, einfach auf die Schaltfläche „Neu“ klicken und die unteren Felder befüllen.

Unter dem Menüpunkt Feiertage haben Sie die Möglichkeit, eventuell fehlende, weil neue, Feiertage anzulegen. Diese können Sie zudem zeitlich einschränken. Am Beispiel Silvester kann das gut dargestellt werden. Mancherorts gilt dieser Tag ab 12 Uhr als Feiertag, andernorts ab 14 Uhr – oder überhaupt nicht. Dann kann das hierüber gesteuert werden.

Berlin hat ab 2020 einen neuen Feiertag – den 08. März. Dieser Tag ist in den Feiertagsvorgaben nicht vorhanden.

DISPONIC erfindet das Rad nicht neu, so auch nicht die Wochentage.
Sie können daher an dieser Stelle nur die Farbgebung der einzelnen Wochentage definieren.

Zur Unterscheidung von Tagen, auch hinsichtlich des Lohnes, sollte zumindest der Tagtyp Feiertag angelegt werden. Den Tagtyp „halber Feiertag“ muss für Silvester und Heiligabend nicht gesondert angelegt werden. In dem Bereich „Feiertage“ hatten Sie zuvor bereits definiert innerhalb welcher Uhrzeit der Feiertag gelten soll. Das wird im Rahmen der Tagtypen dann in Verbindung mit dem zu Grunde liegenden Kalender erkannt.

Zur Erstellung neuer Vorfall-Typen, einfach auf die Schaltfläche „Neu“ klicken und die unteren Felder befüllen.

Standardmäßig ist der Kalender „Deutschland“ angelegt.
Aufgrund der unterschiedlichen Feiertage ist es jedoch empfehlenswert je Bundesland, in dem Sie tätig sind, einen weiteren Kalender anzulegen.

Für Bayern sind beispielsweise zwei erforderlich, da Augsburg einen gesonderten Feiertag hat. Agieren Sie also in Bayern, Rheinland-Pfalz und Baden-Württemberg, ist es notwendig, vier Kalender anzulegen.

Über den Reiter „Details“ benennen Sie den Kalender, anhand des Reiters „Feiertage“ aktivieren bzw. deaktivieren Sie diejenigen Feiertage, die in dem Kalender vorhanden sein sollen – oder nicht.

Zur Erstellung neuer Vorfall-Typen, einfach auf die Schaltfläche „Neu“ klicken und die unteren Felder befüllen.