Kapitel 3: Grundlagen

3 Grundlagen

In den Systemeinstellungen wurde nun die Basis gelegt, in den Grundlagen wird diese Basis für die eigentliche Arbeit mit DISPONIC eingerichtet. Diese Grundlagen werden im weiteren Verlauf immer wieder Verwendung finden, daher ist es ratsam hier so präzise wie möglich vorzugehen. Hier arbeiten wir uns von rechts nach links durch.

3.1 Mitarbeiter

Hier werden Auswahlmöglichkeiten hinterlegt, die bei der Pflege der Mitarbeiterstammdaten vorhanden sein sollen. Diese können Sie bearbeiten, wie Sie es für erforderlich halten. Ist Ihnen das Geschlecht des Mitarbeiters wichtig, eventuell um hiernach zu filtern, wenn Sie für einen Auftrag nur Männer oder nur Frauen einsetzen möchten? Natürlich haben Sie hier auch die Möglichkeit weitere ‚Geschlechter‘ anzulegen. Ebenso legen Sie hier die Auswahlmöglichkeiten der Staatsangehörigkeiten, Familienstandes oder auch die Tätigkeitsbereiche fest.

3.2. Typenschlüssel

Bei den Typenschlüsseln werden Daten festgelegt, die im Nachgang unter Anderem zu Auswertungszwecken dienen können oder auch für Unterscheidungen. (Den Punkt „Vorfall“ sehen Sie, wenn Sie mit unserem Wachbuch arbeiten).

Haben Sie darüber hinaus Mitarbeitergruppen, die lediglich den Mindestlohn erhalten, könnten diese als Hilfstätigkeiten oder Servicetätigkeiten deklariert werden – lediglich als Beispiel. Die genaue Tätigkeitsbeschreibung geht später aus der Dienstplanung hervor.

Auch in Bezug auf die Abwesenheitstypen, da hierüber dann auch die sogenannten Abwesenheitskonten gesteuert werden, bitte lediglich Urlaub, Krank und maximal noch ein „sonstiges“ oder ähnlich anlegen. Die Art der Abwesenheit wird erst später bei den Kalenderdaten eingerichtet und diese den Abwesenheitstypen zugewiesen.

Als Lieferant werden sowohl die klassischen Lieferanten verstanden, von denen Betriebsmittel bezogen werden, ebenso aber auch Subunternehmer. Diese als Typ bitte hier einrichten.

HINWEIS: Legen Sie nicht zu detaillierte Typenschlüssel für Tätigkeiten an! Je nach Lohnstruktur in Ihrem Unternehmen hätte dies enormen Ausmaß für die Anlage der sogenannten Lohngültigkeiten. Strukturieren Sie die Tätigkeitstypen so, wie die Stundensätze sind. Wird ein Doorman gleich wie ein Mitarbeiter im Event-Bereich oder Objektschutz bezahlt, könnten Sie diesen Tätigkeitstypen unter „Security“ einrichten. (Oder ein anderer Begriff, wie Separatwachdienst, Objektschutz o.ä.)

3.3. International

Sind Sie ein international agierendes Unternehmen, oder haben Kontakte über die Bundesrepublik hinaus, die Sie in DISPONIC einpflegen möchten, sollten Sie hier die Länderkürzel, Ländervorwahlen etc. mit einrichten. Ebenso, falls erforderlich, die jeweiligen Währungen.

3.4. Unternehmen

Unternehmensrelevante Parameter im Bereich der Finanzbuchhaltung und auch für die Lohnabwicklung, werden hier angelegt.

3.4.1 Tarifgebiete

Sie sind in mehreren Tarifgebieten im Einsatz? Legen Sie diese hier an! Kunden, Aufträge, Mitarbeiter, Löhne benötigen diese Informationen später.

Kostenstellen, Kostenträger, Erlöskonten und benötigte Mehrwertsteuer-Sätze sind in den übrigen Feldern zu bearbeiten, sofern in Ihrem Unternehmen benötigt.

Die KST und KTR können allerdings auch später direkt am Kunden/Auftrag/Dienst oder auch Mitarbeiter eingerichtet werden, durch Klick auf das Plus am Ende des Dropdown-Menüs

3.5. Abwesenheitskonto

TIPP: Das Abwesenheitskonto bezieht sich unter anderem auf Urlaub oder auch Krankheit. Unter dem Menüpunkt „Zählregeln“ wird festgelegt, wie der Anspruchsverfall (Urlaub) ist, mit wie vielen Tagen ein Monat gezählt wird, ob kaufmännisch gerundet werden soll und ab wann ein voller Urlaubsanspruch besteht. Für Deutschland ist die standardisierte Vorgabe hinterlegt.

Als Anspruchswachstumsregeln werden Steigerungen des Urlaubsanspruches je nach Dauer der Betriebszugehörigkeit verstanden.
Hier sind je Tarifgebiet unterschiedliche Regeln möglich. Wenn Ihr Unternehmen mit diesem wachsenden Urlaubsanspruch arbeitet, werden wir seitens dem DISPONIC Support entsprechend Ihrem Tarifgebiet geltende Zählregeln per Script einfügen und aktivieren.

3.6. Modelle

In den Modellen legen wir fest, wie eine Arbeitswoche definiert wird, ebenfalls die Arbeitszeiten, Ruhezeiten, Pausenzeiten und die maximale Arbeitsstundenzahl

Beschreibung: Notiz wofür das Pausenmodell ist, nur in dieser Ansicht sichtbar

Position in Schicht: Wann die Pause beginnt, am Anfang, Mitte oder Ende der Schicht

Rechnung/Lohn: Ob die Pause in Lohn/Faktur abgezogen werden soll

Anschließend kann das Pausenzeitmodell einem Auftrag zugewiesen werden

Für die Schichtdefinitionen des Dienstes werden nun automatisch die definierten Pausen berechnet

Für die Schichtdefinitionen des Dienstes werden nun automatisch die definierten Pausen berechnet:

 

Schicht > 9 Stunden => 45 Minuten Pause

Schicht > 6 Stunden => 30 Minuten Pause

Schicht <= 6 Stunden => Keine Pause

 

In der Dienstplanung wird angezeigt, wenn für eine Schicht die Pausenzeiten aus dem Pausenzeitmodell berechnet wurden, ohne Berechtigung können diese nicht mehr angepasst werden

Weichen die Pausenzeiten vom Pausenzeitmodell ab (z.B. wenn eine Schicht geplant wurde, bevor das Pausenzeitmodell definiert wurde), kann das Pausenzeitmodell auch ohne Berechtigung angewendet werden.

Soll es trotz Pausenzeitmodell möglich sein, die automatischen Pausenzeiten aus dem Pausenzeitmodell zu überschreiben, muss die Berechtigung „Autom. Pausenzeiten editieren“ auf Vollzugriff gestellt werden.

3.6.1. Arbeitstag (-modell)

Das Anlegen eines Arbeitstagmodells ist aus verschiedenen Gründen wichtig. Zum einen für die Arbeit an sich und zum anderen werden hierüber Urlaub und Krank (mit) gesteuert.
So können Sie in vorliegendem Beispiel eine Abwesenheit (egal ob Urlaub oder Krank) nur an den aktiven Tagen planen. Ein Urlaub oder Krank am Sonntag wäre nicht möglich.

3.6.2. Arbeitszeit

TIPP: Legen sie an dieser Stelle an, welche Stunden für welchen Mitarbeitertyp gelten sollen. Unterteilt auf fixe stunden, Monatsstunden, Dynamisch auf Basis der Arbeitstagmodell oder jährliche Stunden. Geben Sie die jährlichen Mindeststunden vor, berechnet DISPONIC automatisch den monatlichen Wert. Das befüllen dieses Bereiches ist kein Muss!

Haben sie die Jahreswerte angelegt müssen Sie diese speichern und im unteren Feld auf „neu“ klicken, dann die Meldung ob die Monatswerte berechnet werden sollen, bejahen. So werden die Zeilen automatisch befüllt.

3.6.3. Stundenlimits

Als Stundenlimits werden die maximalen Arbeitszeiten eingestellt. Am Beispiel unten für einen Mitarbeiter auf Minijob-Basis. Bei Aktivierung der Überbuchungssperre kann nicht darüber hinaus geplant werden! – es wird eine entsprechende Meldung erscheinen. (siehe Bild unten rechts)

3.6.4. Ruhezeiten

Zur Sicherstellung der gesetzlichen Ruhezeiten zwischen zwei Diensten können Sie hier die Vorgaben eingeben. So z.B. die Mindestruhezeit von 11 Stunden. Zudem können Sie den Betrachtungszeitraum einrichten und die Anzahl der Stunden, ab wann eine solche Prüfung überhaupt stattfinden soll. Dies bietet sich insbesondere dann an, wenn Sie viele Kurzdienste nacheinander planen möchten.

3.7. Planung

Neben den sonstigen Basisdaten, die bislang eingegeben wurden, können an dieser Stelle noch konkretere Daten eingepflegt werden, wie Qualifikationen, Tätigkeiten und für Nutzer unseres DISPONIC Wachbuches.

3.7.1. Qualifikationen

Alle für Ihre Auftragsdurchführung erforderlichen Qualifikationen können hier eingepflegt werden. Bei gestuften Qualifikationen, beispielsweise der Sachkundeprüfung gem. §34 a GewO kann diese unter dem Reiter „Abhängigkeiten“ so angelegt werden, dass die Unterrichtung gem. §34 a GewO untergeordnet wird. So auch Fachkraft mit allen darunter und somit implementierten Qualifikationen. Kann etwas ablaufen, wie der Brandschutz- oder Ersthelfer, ist das Kästchen „kann ablaufen“ anzuhaken. Somit ist bei der Qualifikationsvergabe beim Mitarbeiter ein Datum einzurichten, an welchem die Qualifikation ihre Gültigkeit verliert.

3.7.2. Tätigkeiten

In den Grundlagen wurden bereits die Typenschlüssel für Tätigkeiten angelegt. Hier können diese etwas differenzierter bezeichnet werden. Dennoch empfehlen wir auch hier nicht zu viel anzulegen. Es wird sich bis zum Thema Lohn durchschlagen und kann zu Schwierigkeiten kommen, wenn man die Löhne an die Tätigkeiten verknüpft.
Die tatsächliche Tätigkeit, die zu verrichten ist, geht in der Regel aus der Bezeichnung des Dienstes hervor. Doorman, Pforte Tor 1 oder ähnliches. Grundüberlegung daher, sofern Sie auch mit dem Modul „Lohn“ in DISPONIC arbeiten: wie sind die Stundenlöhne aufgeteilt. Im Thema Lohn (Stundensätze und Lohngültigkeiten) wird dies entsprechend erläutert.

Den Tätigkeiten können hier Farben zugewiesen werden.

3.7.3. Vorfall (Für Nutzer mit Modul „Wachbuch“)

Nutzer des Wachbuches, ein separates Modul von DISPONIC, haben an dieser Stelle die Einrichtungsmöglichkeit von Melde-Gründen. Unser Beispiel führt „Allgemein“, „Schwerwiegend“ und „Störung“ an. Je nach Einsatzart, könnte auch Unfall, Alarm, Meldung oder ähnliches stehen. Das ist Ihnen und Ihren individuellen Bedürfnissen freigestellt.

Zur Erstellung neuer Vorfall-Typen, einfach auf die Schaltfläche „Neu“ klicken und die unteren Felder befüllen.

3.8. Kalenderdaten

Bei den Kalenderdaten bringen Sie DISPONIC bei, welche Tage für Sie als Feiertage gelten (Bundeslandübergreifend), wie die Darstellung (farblich) von Wochentagen sein soll, mit welchen Tagtypen Sie arbeiten wollen, welche Abwesenheiten (detailliert) verplant werden können sollen und welche Kalender (je Bundesland) in Ihrem Unternehmen gelten sollen.

3.8.1. Feiertage

Unter dem Menüpunkt Feiertage haben Sie die Möglichkeit, eventuell fehlende, weil neue, Feiertage anzulegen. Diese können Sie zudem zeitlich einschränken. Am Beispiel Silvester kann das gut dargestellt werden. Mancherorts gilt dieser Tag ab 12 Uhr als Feiertag, andernorts ab 14 Uhr – oder überhaupt nicht. Dann kann das hierüber gesteuert werden.

Berlin hat ab 2020 einen neuen Feiertag – den 08. März. Dieser Tag ist in den Feiertagsvorgaben nicht vorhanden.

3.8.2. Wochentage

DISPONIC erfindet das Rad nicht neu, so auch nicht die Wochentage.
Sie können daher an dieser Stelle nur die Farbgebung der einzelnen Wochentage definieren.

3.8.3. Tagtypen

Zur Unterscheidung von Tagen, auch hinsichtlich des Lohnes, sollte zumindest der Tagtyp Feiertag angelegt werden. Den Tagtyp „halber Feiertag“ muss für Silvester und Heiligabend nicht gesondert angelegt werden. In dem Bereich „Feiertage“ hatten Sie zuvor bereits definiert innerhalb welcher Uhrzeit der Feiertag gelten soll. Das wird im Rahmen der Tagtypen dann in Verbindung mit dem zu Grunde liegenden Kalender erkannt.

Zur Erstellung neuer Vorfall-Typen, einfach auf die Schaltfläche „Neu“ klicken und die unteren Felder befüllen.

3.8.4. Kalender

Standardmäßig ist der Kalender „Deutschland“ angelegt.
Aufgrund der unterschiedlichen Feiertage ist es jedoch empfehlenswert je Bundesland, in dem Sie tätig sind, einen weiteren Kalender anzulegen.

Für Bayern sind beispielsweise zwei erforderlich, da Augsburg einen gesonderten Feiertag hat. Agieren Sie also in Bayern, Rheinland-Pfalz und Baden-Württemberg, ist es notwendig, vier Kalender anzulegen.

Über den Reiter „Details“ benennen Sie den Kalender, anhand des Reiters „Feiertage“ aktivieren bzw. deaktivieren Sie diejenigen Feiertage, die in dem Kalender vorhanden sein sollen – oder nicht.

Zur Erstellung neuer Vorfall-Typen, einfach auf die Schaltfläche „Neu“ klicken und die unteren Felder befüllen.

Bite AG , Filderstadt, Deutschland