Dienstplan für Sicherheitsunternehmen – was ist zu beachten?

Herausforderungen bei der Dienstplanung steigen für Sicherheitsunternehmen

Jedes Sicherheitsunternehmen kennt die Situation: die Koordination zahlreicher Mitarbeiter macht die Erstellung des Dienstplans zu einem komplexen Unterfangen. Die Berücksichtigung der individuellen Qualifikationen der Mitarbeiter (​Beispielsweise: Fachkraft Schutz und Sicherheit) und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben – unter Umständen auch die Einbindung des Betriebsrats – stellen hohe Anforderungen an die Verwaltungskräfte in Sicherheitsunternehmen. Umso wichtiger werden Softwarelösungen, die bei der Dienstplan-Erstellung unterstützen. Denn viele Unternehmen in der Sicherheitsbranche sind auf Wachstumskurs. Und um mehr Mitarbeiter bei gleichem Personaleinsatz disponieren zu können, bedarf es einer Softwarelösung, die optimal auf die internen Prozesse des Sicherheitsunternehmens zugeschnitten ist.

Herausforderungen bei der Dienstplan-Erstellung für Sicherheitsunternehmen

Sicherheitsunternehmen müssen eine Vielzahl von Faktoren beachten, um ihre Einsatzkräfte flexibel und rechtssicher einzusetzen. Diese sind beispielsweise folgende, können aber je nach Sicherheitsunternehmen und Kunden- / Auftragsstruktur auch variieren:

• Einsatzorte und Schichtzeiten: die Schichtzeiten von Sicherheitsdiensten müssen in der Dienstplanung natürlich berücksichtigt werden. Diese sind entweder vorab festgelegt oder bestimmen sich nach der Natur des Auftrages. Ebenso gilt es die unterschiedlichen Einsatzorte zu berücksichtigen, was selbstverständlich auch eine große Rolle bei die Planung von Mitarbeitern spielt.
• Qualifikationen und Objektkenntnisse: Jeder Mitarbeiter / jede Mitarbeiterin verfügt zudem über gewisse Qualifikationen (und unter Umständen Objektkenntnisse), die sie oder ihn geeigneter oder ungeeigneter für die Durchführung eines bestimmten Auftrags machen. Zudem kann der Qualifikationsgrad auch eine Auswirkung auf die entsprechende Stundensätze bzw. somit auch die Bruttolohnberechnung haben. Um also einen Auftrag entsprechend der Anforderungen des Auftraggebers abzuwickeln und gleichzeitig die Rentabilität des Auftrags aus der Perspektive des Sicherheitsunternehmens im Blick zu behalten, ist die Zuordnung von Qualifikationen und Objektkenntnissen eine wesentliche Grunde.
• Gesetzliche Vorgaben: Arbeitszeitgesetze, Ruhezeiten und Verdienstgrenzen müssen selbstverständlich auch eingehalten werden. Das heißt auch, dass der Dienstplan eines Sicherheitsunternehmen viele Bedingungen erfüllen muss, um entsprechende Rechtskonformität zu besitzen.
• Persönliche Präferenzen der Mitarbeiter einbinden: Die bloße Dienstplanung ist das eine, die Akzeptanz für die Dienstplanung (als entscheidender Faktur für die langfristige Mitarbeiterbindung und den Erfolg als Sicherheitsunternehmen) entscheidend. Die Einbindung persönlicher Präferenzen der Mitarbeiter (beispielsweise via Urlaubsantrag, Freiwunsch oder ähnlichem) ist somit entscheidend für die Güte der Dienstplanung. Wenn diese zu spät eingebunden werden, muss unter Umständen „umgeplant“ werden. Der Horror, wenn dies noch manuell erfolgen muss.

Kann Software die Dienstplanerstellung unterstützen?

Je mehr Mitarbeiter, desto größer die Komplexität. Natürlich kann eine Person unter Umständen viele Themen „im Kopf“ behalten, mit Mitarbeitern Rücksprache halten, das Einhalten gesetzlicher Vorgaben kontrollieren, etc. Aber ist dies wirklich eine Verantwortung, die ausschließlich ein einen Menschen delegiert werden sollte? Denn irgendwann ist eine natürliche Grenze erreicht. Die Vorteile einer Software für die Dienstplanung in Sicherheitsunternehmen sind somit offensichtlich:

• Fehlerminimierung: eine regelbasierte Softwarelösung für Sicherheitsunternehmen unterstützt Sie bei der automatischen Berücksichtigung von Qualifikationen und Verfügbarkeiten und reduziert somit Ihre Planungsfehler, bzw. die Notwendigkeit, existierende Pläne zu revidieren und zu überarbeiten
• Zeitersparnis: Sie können Dienstpläne bei kurzfristigen Änderungen der Mitarbeiterwünsche, eingehenden Krankheitsabwesenheiten oder ähnlichem schnell anpassen. Alle Überprüfungen laufen im Hintergrund weiter.
• Skalierung: Planen Sie mehr Mitarbeiter, ohne einen zusätzlichen Zeitaufwand zu erzeugen. So ist ihr Sicherheitsdienst optimal für das Wachstum vorbereitet.
• Mitarbeiterzufriedenheit: Transparente Planung durch die Berücksichtigung von Mitarbeiterwünschen erhöht die Mitarbeitermotivation

Dienstplan-Erstellung mit Softwarelösung: Sicherheitsunternehmen im Fokus

In jeden Fall lohnt es sich als Sicherheitsunternehmen, sich mit den Vorteiles des Einsatzes einer Softwarelösung für die Dienstplanung zu beschäftigen. Excel-Lösungen sind ab einer gewissen Unternehmensgröße keine guten Begleiter für das Wachstum von Sicherheitsunternehmen.