Die e-Rechnung wird erwachsen

Die meisten Unternehmen verbinden eine e-Rechnung mit dem Versand der Rechnung als pdf-Anhang an eine E-Mail. Aber das reicht bald nicht mehr aus. Die entsprechenden Gesetze wurden bereits verabschiedet. Ab 2018 werden Behörden Rechnungen nur noch als sogenannte x-Rechnung akzeptieren. Jedes Unternehmen das für öffentliche Auftraggeber tätig ist, muss sich also zeitnah mit diesem Thema beschäftigen.

Seit einigen Jahren hält bereits die Fakturschnittstelle ZUGFERD in vielen ERP-Softwarepaketen Einzug. Hier wird wie bisher eine pdf an eine E-Mail angehängt. In dieser pdf-Rechnung ist aber eine xml-Datei integriert, die die gesamten Daten der Rechnung enthält. Diese Datei kann vom Empfänger extrahiert, importiert und weiterverarbeitet werden. So können elektronisch entstandene Rechnungen beim Kunden auch digital weiterverarbeitet werden. Das spart Zeit und eliminiert die Fehlerquelle Mensch.

Die Europäische Union möchte nun auch eine Vereinheitlichung innerhalb Europas vorantreiben. Das Komitee für Normung CEN veröffentlichte unlängst die Norm EN 16931 „Elektronische Rechnungsstellung“. In Deutschland wird diese Norm in Form der XRechnung umgesetzt. Eine im Rahmen der Norm mögliche Abwandlung. Der Fahrplan sieht wie folgt aus:

• Ab November 2018 nehmen Bundesministerien und Verfassungsorgane die XRechnung an.
• Ab November 2019 stellen Bundesbehörden, Universitäten, Krankenhäuser, die Bundeswehr, Krankenversicherung, die Polizei, Finanzämter und Arbeitsagenturen auf das neue elektronische Format um.
• Ab 27. November 2020 wird die XRechnung zur Pflicht. Rechnungen ab 1.000€ werden von Behörden nur noch als XRechnung akzeptiert.

Vermutlich wird in einer späteren Version der Norm die pdf gänzlich entfallen. Dann wird voraussichtlich nur noch die Schnittstellendatei an den Rechnungsempfänger übertragen. Ein Einfügen und Extrahieren der Datendatei in eine pdf sorgt technisch gesehen nur für Mehraufwand.

Es kann davon ausgegangen werden, dass viele größere Unternehmen Ihre Lieferanten zu dieser Art der Rechnungsstellung drängen. Erst im Juni 2017 hat die Deutsche Bahn alle Bahndienstleister mit Präqualifizierung angeschrieben und mitgeteilt, dass ab sofort nur noch Rechnungen im ZUGFERD-Format akzeptiert werden. Auch wenn das zwischenzeitlich wieder entschärft wurde und die Deutsche Bahn selbst mit der technischen Umsetzung Schwierigkeiten hat, liegt die Vermutung nahe, dass es sich nur um die Spitze des Eisbergs handelt.

Jeder Sicherheitsdienst, jedes Unternehmen sollte sich zeitnah darum kümmern, ob der betreffende Softwarehersteller Lösungen dafür anbietet. Eine evtl. notwendige Softwareumstellung braucht Zeit. Die Softwareprodukte der Bite AG, DISPONIC und Padis, werden die notwendigen Formate unterstützen.