Schichtplan Online für Sicherheitsdienstleister

Effiziente Dienstplanung im Objektschutz, Veranstaltungsschutz und Personenschutz

Die Schichtplanung kostet oft Nerven. Denn eine gute Dienstplanung ist oftmals entscheidend, um die beauftragte Dienstleistung im Sicherheitsgewerbe professionell zu erbringen. Vorbei sind mittlerweile die Zeiten, während denen ein ausgedruckter Schichtplan für die Mitarbeiter aufgehängt wurde. Meistens musste diese sich ihre jeweiligen Dienste dann händisch übertragen, um keinen Einsatz zu verpassen und immer rechtzeitig an Ort und Stelle zu sein. Mittlerweile sind die Möglichkeiten, die sich mit einem Schichtplan Online ergeben so offensichtlich, dass kaum ein Unternehmen in der Sicherheitsbranche ohne entsprechende Softwarelösung auskommt.

Warum ist ein digitaler Schichtplan so wichtig?

Mit handschriftlichen Dienstplänen, Excel-Listen oder sonstigen zusammengebastelten Hilfsmitteln lässt sich eine Dienstplanung, die den gestiegenen Anforderungen an die Auftragsdurchführung gerecht wird, nicht mehr bewältigen. Ein Online-Schichtplan, der entsprechend für die Mitarbeiter zu jeden Zeitpunkt einsehbar ist, ist somit unerlässlich. Die Vorteile sind im Konkreten:

• Schichten jederzeit einsehbar: Mitarbeiter können jederzeit den Schichtplan und Ihre entsprechend geplanten Schichten (Tagschicht / Nachtschicht, etc.) einsehen. Dazu benötigen sie lediglich ein entsprechendes Endgerät, mit dem via Browser einfach der Dienstplan eingesehen werden kann. So ist der Mitarbeiter stets im Bilde und weiß ganz genau, wann er oder sie entsprechend vor Ort zu sein hat.
• Schichtplan Online mit Rückmeldungsmöglichkeit: Dienstplanung ist auch deshalb so komplex, weil sie viele Eventualitäten abbilden muss. Ein Mitarbeiter wird spontan krank? Eine Änderung im Auftragsumfang erfordert eine spontane Umdisponierung? Ein digitaler Schichtplan ermöglicht auch stets die Rückmeldung seitens des Mitarbeiters. Ganz grundsätzlich im Hinblick auf die Verfügbarkeit (um dies bereits bei der Planung zu berücksichtigen), aber auch für ad-hoc Meldungen was seinen Status angeht.
• Planungskonformität: Da ein Schichtplan sich auch immer an den rechtlichen Gegebenheiten im jeweiligen Land orientieren muss, sind gewisse „Checks“ der Dienstplanung wichtig. Bei der Planung sind Themen wie Ruhezeiten, gesetzlich verpflichtende Pausen oder allgemein die Handhabung von Mitarbeiterwünschen zu berücksichtigen. Ein Online Schichtplan ermöglicht es, nicht den Überblick zu verlieren und stets „konform“ zu bleiben.

Online Schichtplan: Unterstützung für die Verwaltung im Sicherheitsunternehmen

Über die ganz grundsätzlichen Vorteile eines Online Schichtplans – wie Zeitersparnis, Reduktion von Papier und höhere Effizienz – hinaus, gibt es einige weitere Punkte, die speziell bei Sicherheitsunternehmen für den Einsatz eines digitalen Schichtplans sprechen:

• Rollenspezifische Rechtevergabe / Usermanagement: In einem Online Schichtplan können sowohl dem Einsatzleiter als auch regulären Mitarbeitern unterschiedliche Befugnisse und Rechte zugeteilt werden. So sehen ihre Mitarbeiter im Dienstplan auch nur das, was für sie vorgesehen ist. Gleichzeitig können Sie bestimmten Mitarbeitern (Mitarbeiterkreisen) auch andere bzw. erweiterte Informationen zur Verfügung stellen. Die Devise ist: für jeden, die passende Information, damit die Zusammenarbeit und die Abarbeitung des Auftrags ohne Probleme erfolgen kann.
• DSGVO-konforme Datenspeicherung und Übertragung: ein Online Schichtplan ermöglicht es Ihnen auch, komplett DSGVO-konform zu arbeiten, d.h. die Speicherung und Übertragung einsatzsensibler Daten erfolgt nur so, wie es rechtlich auch zugelassen bzw. mit ihren Auftraggebern abgesprochen ist

Welche Funktionen sollte ein Online Schichtplan bieten?

Im Prinzip sollte ein Online Schichtplan natürlich für Disponenten und für die zu planenden Mitarbeiter einfach zu benutzen sein. Eine hohe Benutzerfreundlichkeit (neudeutsch: Usability) führt auch dazu, dass das Tool eingesetzt wird und sich einer hohen Akzeptanz erfreut. Ein Teil der Benutzerfreundlichkeit ist auch die mobile Verfügbarkeit. Der Dienstplan sollte auch wirklich „online“ verfügbar sein, dass heißt im Idealfall zugänglich via Browser. Denn so hat der Online Schichtplan eine Unabhängigkeit vom Endgerät und funktioniert stets. Wenn auf eine App (für iOS oder Android) gesetzt wird, dann besteht unter Umständen die Möglichkeit, dass bestimmte – beim Mitarbeiter im Einsatz befindliche – Geräte nicht in der Lage sind, die Applikation zu installieren, da zum Beispiel das Betriebssystem nicht aktualisiert wurde, bzw. nicht aktualisiert werden kann.

Sie können einen Online Schichtplan auch als „Insellösung“ betreiben und dies primär nutzen, um Dienste zu planen und Mitarbeiter über die Schichten zu informieren. Zusätzliche Möglichkeiten und Vorteile ergeben sich natürlich dann, wenn das Thema Lohnabrechnung und Zeiterfassung auch noch mitgedacht und integriert wird. Eine nahtlose Übergabe der Daten (wenn unterschiedliche Systeme genutzt werden) ist hierbei der Schlüssel, um über die Funktionen hinweg Verwaltungsaufwand zu minimieren.